AI議事録自動作成ツールとは？機能や導入のメリット、選び方を解説

会議や打ち合わせ、商談などの記録をとる方法として、AI議事録自動作成ツールを検討している方もいるのではないでしょうか。

AI議事録自動作成ツールを利用することで、議事録作成の手間が省けたり、内容を全体に共有したりしやすくなります。

本記事では、AI議事録自動作成ツールの主な機能や導入するメリット・デメリット、選び方を解説します。効果的な活用方法も紹介しているので、ぜひ参考にしてみてください。

AI議事録自動作成ツールとは

AI議事録自動作成ツールとは、AIによって会議や打ち合わせなどの音声を認識し、自動で議事録を生成できるツールです。

手動での議事録作成は、記録を担当するスタッフによって内容に差が出たり、聞き逃しが発生したりしていました。担当者は議事録作成に工数をとられ、会議の内容に集中できないケースもあります。

AI議事録自動作成ツールを導入することで、聞き逃しを防ぎ、議事録作成の質を向上させることができます。AIによって議事録作成が効率的かつ正確にできるようになるのが大きなメリットです。

AI議事録自動作成ツールの主な機能

AI議事録自動作成ツールは、議事録を自動で作成する以外にも、さまざまな機能が搭載されています。議事録に関する機能はもちろん、会議をスムーズにする機能が豊富です。

AI議事録自動作成ツールには、主に以下のような機能があります。

上記のように議事録から要点を切り出したり、自動で文字起こししたりするなど、会議の効率化に役立つ機能が豊富です。

議事録からのタスク抽出や、スムーズな会議運営のためのアジェンダ作成もでき、幅広いシーンで活用できるでしょう。

紹介した機能はあくまで一例であるため、必要な機能をリストアップしたうえで、自社にあったツールを選ぶことが大切です。

AI議事録自動作成ツールを導入する3つのメリット

AI議事録自動作成ツールを導入することによって、以下のようなメリットが期待できます。

• 議事録作成の工数を削減できる
• 会議や打ち合わせなどの内容をスムーズに共有できる
• 海外企業や外国籍スタッフとの会議を円滑に進められる

議事録自動作成ツールの導入は、議事録の品質を向上させたり、従業員の業務効率を改善したりすることにも役立つため、議事録作成に課題を感じている場合はぜひ導入を検討してみてください。

議事録作成の工数を削減できる

AI議事録自動作成ツールの導入によって、議事録作成にかかっていた工数を大幅に削減できます。

議事録は一般的に会議の時間内で作成する場合と、会議後に録音した音声から文字起こしして作成する場合の2つの方法があります。

会議の時間内に作成する場合は、一度聞き逃してしまうと再度聞き返す時間が発生することがあるでしょう。

録音した音声から文字起こしして作成するのが一般的ですが、何度も聞き直してテキストを作成する作業には工数がかかります。

AI議事録自動作成ツールを利用すれば、AIが自動生成してくれるため、作成されたデータの確認や修正のみで対応が可能です。

議事録の作成担当者が会議中に作成する負担も減り、会議に集中できるようになるのもメリットです。

会議や打ち合わせなどの内容をスムーズに共有できる

AI議事録自動作成ツールには関係者に共有する機能も搭載されており、会議や打ち合わせが終わった後、すぐに情報を周知できるのがメリットです。

スムーズな情報共有によって、タスクや今後の方針を即座に理解できるため、会議後の意思決定やアクションに取りかかるスピードが高まります。

また、作成した議事録はツール内に格納されます。会議を欠席した人もツールで過去の議事録をすぐに確認できるようになるので、次の会議に周りと足並みを揃えて参加できるようになるでしょう。

海外企業や外国籍スタッフとの会議を円滑に進められる

リアルタイムの翻訳機能が搭載されているAI議事録自動作成ツールを導入した場合には、多言語での会議を進めやすくなります。

海外企業や外国籍スタッフとやり取りする際に、通訳を用意する必要がなくなり、円滑にコミュニケーションをとれる点や通訳のコストが削減できる点がメリットです。

海外企業と取引する機会が多かったり、さまざまな国籍のスタッフが働いていたりする場合は、コミュニケーションツールとしてもAI議事録自動作成ツールが役立ちます。

AI議事録自動作成ツールの3つのデメリット

AI議事録自動作成ツールを活用するうえで、以下のデメリットには注意が必要です。

• ツールや環境によって記録の精度にバラつきが生じる
• AIが作成したテキストの確認・修正が必要になる
• 導入費用やランニングコストがかかる

現在のテクノロジーでは、100%ツールに任せきりの運用は難しいため、運用体制を整えてから導入しましょう。

ツールや使用場所によって記録の精度にバラつきが生じる

自社に適したツールを選ばないと音声をうまく認識できず、議事録の修正に時間がかかってしまう可能性があります。

たとえば、特定の業界・業種でしか使われない専門用語や言い回しに対応できない場合があります。正しく音声を認識できるツールを選ぶには、辞書登録機能によって固有名詞や専門用語に対応できるかを確認して導入することが大切です。

ほかにも、グラウンディングをすることで精度向上が期待できます。グラウンディングとはAIが実際の世界と関連付けて理解することを指します。たとえば「スイカ」という言葉に対しスイカの味や色、食べた時の出来事などを関連付けるようなことです。

グラウンディングをすることで、より人間の言葉を深く理解できるようになり、議事録の精度が高まるでしょう。

また、使用場所によっても記録の精度にバラつきが生じます。雑音が多い場所だとツールが音声をうまく聞き取れず、文字起こしされたテキストに誤りがあるケースも少なくありません。

ツールの精度を高めるには、使用できる場所を事前に確認し、音声を認識しやすい環境を整えるようにしましょう。

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AIが作成したテキストの確認・修正が必要になる

AI議事録自動作成ツールは議事録を自動で作成できるものの、現状完璧なデータを作成するのは難しいため、人による確認や修正が必要です。

文字起こしした文章に誤りがあったり、必要な情報が要約で省かれていたりした場合に、担当者がチェックや修正をする工数がかかります。

ただし、議事録の大枠は自動で作成できるため、手作業よりも大幅に工数の削減ができます。任せきりの運用は難しいことを理解したうえで、最大限に活用しましょう。

導入費用やランニングコストがかかる

有料ツールを利用する場合、導入にかかる初期費用や月額費用といったランニングコストが発生します。特定の機能をオプションにしているツールなら、追加費用が生じる点に注意が必要です。

ツールによっては、無料トライアルや体験版を提供しています。無料で使用感を確認し、費用に見あった活用ができるかを見極めましょう。

なお、無料のAI議事録自動作成ツールもありますが、使用できる機能に制限があるため、ビジネスにおいては有料ツールを使用するのがおすすめです。

AI議事録自動作成ツールを選ぶ6つのポイント

AI議事録自動作成ツールはさまざまな種類があるため、どのツールを選ぶかで導入効果が変わります。

AI議事録自動作成ツール選びで失敗しないためには、以下のポイントに注目しましょう。

• 利用シーンにあった音声認識の精度を備えているか
• 機能が充実しているか
• Web会議ツールと連携できるか
• 多言語の翻訳が可能か
• 料金が予算にあっているか
• セキュリティ対策が整備されているか

上記のポイントを押さえて、自社にあったツールを選んでみてください。

利用シーンにあった音声認識の精度を備えているか

AI議事録自動作成ツールで正確な議事録を作成するために、音声認識の精度を確認しましょう。精度がただ高いだけではなく、利用シーンにあった性能を備えているかが重要です。

会議室で使用する場合と顧客との商談で使用する場合では、場所の広さや同時に聞こえる音などの条件が異なります。頻度の高い利用シーンにあった精度をもちあわせていれば、求めていた精度の議事録を作成できるでしょう。

精度を判断する基準として、導入事例を確認するのがおすすめです。たとえば、公的な会議でも採用されているツールなら、大人数が参加する場所での使用でも安心です。

機能が充実しているか

AI議事録自動作成ツールを効果的に活用するためには、さまざまな機能が備わっていることが重要です。

たとえば、以下のような機能があると、ツール活用の幅が広がります。

• 作成した議事録を編集・加工できる機能
• 議事録の形式を統一できるテンプレート機能
• 議事録からタスクを抽出する機能

ただし、多機能であるほどよいわけではありません。不必要な機能が多いと、使い勝手が悪くなる場合やムダにコストが高くなる場合があるため、最低限自社で必要な機能が搭載されたツールを選びましょう。

Web会議ツールと連携できるか

オンラインで会議や打ち合わせなどをするシーンが多いなら、使用しているWeb会議ツールと連携できるAI議事録自動作成ツールがおすすめです。

ZoomやGoogle MeetなどWeb会議ツールと連携できれば、会議や打ち合わせなどの環境を変えることなく、AI議事録自動作成ツールを導入できます。

導入済みのWeb会議ツール連携に対応していないと、新しくWeb会議ツールを導入する必要があり、顧客にもWeb会議ツールの変更を依頼しなければいけません。その点、既に導入済みのWeb会議ツールと連携できるAI議事録自動作成ツールなら顧客に負担をかける心配がなくなります。

多言語の翻訳が可能か

海外の取引先や外国籍のスタッフとコミュニケーションをとる機会が多い場合は、多言語の翻訳に対応しているかを確認しましょう。

会議や打ち合わせなど直接やり取りするなら、リアルタイムで翻訳できるツールが便利です。テキストでの連携がメインであれば、議事録を指定の言語で作成できるかも確認しましょう。

注意点としてツールによって、翻訳の精度やスピードが異なります。無料体験やトライアルで性能を確認し、不便のない翻訳機能つきAI議事録自動作成ツールを選びましょう。

料金が予算にあっているか

AI議事録自動作成ツールを利用するためには費用がかかるため、予算にあったツールを導入しましょう。

料金が安ければよいとは限らないため、自社の課題解決に対してどのくらいのコストをかけられるかを明確にし、必要な機能を備えているツールを選ぶことが大切です。

導入するAI議事録自動作成ツールの候補を絞り込めたら、初期費用やランニングコストを合計したトータル料金で比較し、もっとも高い費用対効果を期待できるツールを導入しましょう。

セキュリティ対策が整備されているか

AI議事録自動作成ツールで作成した議事録には、社内の機密情報や取引先の情報などが含まれるため、セキュリティ対策を徹底したツールを選ぶことが大切です。

閲覧や編集の権限を設定できる機能があるか、暗号化通信技術が備えられているかなどを事前に調査し、安心して使えることを確認しましょう。

また、第三者機関からセキュリティ対策がされているツールもおすすめです。セキュリティ対策が一定水準を満たしている証拠である「ISO27001認証」や「プライバシーマーク」などの有無を商談時や製品のホームページを通して確認してみましょう。

AI議事録自動作成ツールを効果的に活用する3つのコツ

AI議事録自動作成ツールを効果的に活用するためには、以下3つのコツを実践してみましょう。

• クリアな音声がとれる環境を整える
• 辞書機能や学習機能で精度を高める
• 人の手による編集や修正をあらかじめ想定する

使用環境を整えたり、編集の工数を確保したりすることで、AI議事録自動作成ツールの導入効果を高めましょう。

クリアな音声がとれる環境を整える

AI議事録自動作成ツールが鮮明な音声を認識できるように、使用する環境を整えましょう。雑音が多い場所では正しく音声を認識できないおそれがあるため、なるべく静かな環境で会議や打ち合わせを行う必要があります。

また、音声を確実に認識できるように、マイクを導入するのも方法のひとつです。空間の広さにあわせてマイクスピーカーを設置し、音量や質を担保できるようにしましょう。

辞書機能や学習機能で精度を高める

AI議事録自動作成ツールがすべての音声をはじめから認識できるわけではなく、辞書機能や学習機能で対応範囲を広げていく必要があります。

商品・サービスの名前や業界特有の専門用語などは認識できない場合があるため、辞書機能でこまめに登録し、AIの引き出しを増やすのが運用のコツです。機械学習機能を使用すれば、認識精度が高まります。

また、議事録での会話をAIが理解するには、グラウンディングでの精度向上も欠かせません。グラウンディングで精度を向上させることで、抽象的な言葉も具体的なものに関連付けて理解でき、会議での会話の内容を適切に把握して議事録を作成してくれるでしょう。

議事録を作成した後のチェックや定期メンテナンスなどの機会に精度を確認し、優秀なAI議事録自動作成ツールになるよう調整しましょう。

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人の手による編集や修正をあらかじめ想定する

AI議事録自動作成ツールを過信すると、誤った記載や翻訳に気づかない場合があるため、人による確認や修正を想定しておきましょう。

議事録作成の担当者を決めておき、会議や打ち合わせ後のデータチェックや修正の工数を確保しておけば、スムーズに運用できるようになります。

また、導入前に削減したい工数を明確にし、その目標値を達成できるかどうかでAI議事録自動作成ツールを選ぶことをおすすめします。

AI議事録自動作成ツールなら「Sales Cloud」のEinstein会話インサイト機能！

Salesforceが提供するCRM「Sales Cloud」には、AIによって議事録を作成できる「Einstein会話インサイト」機能が搭載されています。

オンライン会議の文字起こしをもとに、重要なポイントに絞って要約してくれるため、会議が終わったら即座にお客様や関係者と共有できることが特徴です。

会話内容から担当者にフォローアップ業務を割り当てたり、未処理のフォローアップを担当者にリマインドしたりする機能も備わっています。

「Einstein会話インサイト」については、以下の記事で機能を詳しく解説しているので、ぜひあわせてチェックしてみてください。

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「Service Cloud」なら顧客との会話の要約も可能！

Salesforceでは、議事録作成以外でも会話の要約機能が搭載された製品を提供しています。なかでもカスタマーサポート向けのプラットフォーム「Service Cloud」は、顧客との会話を要約できる機能があります。

オペレーターと顧客の会話をAIが要約しているのが特徴です。要約できることで、オペレーターがお問い合わせ対応後に記録する作業を、大幅に減らせます。実際に富士通株式会社で活用したところ、対応後の作業時間が86%削減されました。

Service Cloudにはほかにも、顧客がチャットで問い合わせした際に、おすすめの回答を生成AIが提案してくれる機能もあります。

「Service Cloud」は製品デモ動画を見れたり、無料トライアルで体験できたりしますので、お気軽にご利用ください。

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AI議事録自動作成ツールで会議や打ち合わせなどの内容を効率的に記録しよう

AI議事録自動作成ツールを導入すると、議事録を自動で作成できるようになり、業務効率を大幅に改善できます。ツールから関係者へ会議内容を共有したり、リアルタイムで会話を翻訳したりでき、幅広いシーンで活躍する便利なツールです。

AI議事録自動作成ツールを選ぶ際は、音声認識の精度や機能、セキュリティなどを確認する必要があります。自社の課題にあったAI議事録自動作成ツールを導入し、議事録を効果的に活用できる体制を整えましょう。