BIツールを活用して、データドリブン経営を実践しよう

投稿日:2020.4.3
企業には活動を通じて、実に多くの情報が集まってきます。こうしたデータを、企画や意思決定に反映していくことをデータドリブンといいます。この手法を成功に導くためには、BIツールを使って、社内のあちこちに眠るデータを可視化し、管理、分析することが第一歩です。
ここでは、BIツールのおもな機能と、導入の際の注意点をご紹介します。小さなデータでも無駄にせず、有効に活用していきましょう。

BIツールとは?

BIツールのBIとは「ビジネス・インテリジェンス(Business Intelligence)」の略称です。企業内のさまざまな部署がそれぞれに蓄積している情報を集め、分析・加工し、経営上の意思決定に役立てようという概念を指します。
コンピューターが進化し、インターネットの普及とともに、さまざまなITツールが生み出されるようになりました。膨大な情報を収集・蓄積・分析することが容易になってくると、データにもとづいた判断を経営やマーケティングに活かす、データドリブンという手法の重要性が知られるようになります。
そのデータドリブンを実践する上で欠かせないのが、BIツールです。

複数のツールを連携させて情報を活用する

企業では部門ごとに、SFA、CRMといったさまざまなツールを使って必要な情報を管理しています。これらのツールの中には互いに連携し、情報を共有しているケースもありますが、多くは独立した情報として管理されています。
BIツールは、各ツールと連携することで情報を吸い上げて蓄積し、集計・分析した上でさまざまな形で可視化します。つまり、社内のあらゆる情報から必要な情報を抜き出し、意思決定に役立つ形にして表示できるのです。そのため、経営者からマネージャー、現場の従業員まで、データサイエンティストのような専門家に頼ることなく、データによる意思決定ができるようになります。

BIツールのおもな機能

BIツールは、データによる意思決定を容易にするための、多くの機能を備えています。そのいくつかをご紹介します。

  • レポート
    BIツールは、入力された情報をリアルタイムで更新しますから、常に最新のデータをレポートします。KPIなどの重要な数値をダッシュボードにまとめておけば、現在の企業活動の状況を視覚的に把握することができます。
  • オンライン分析処理
    「OLAP」と呼ばれる機能により、オンライン分析処理が可能となります。BIツール内のデータベースに蓄積された情報を多次元的に扱って、詳細に分析する機能です。
  • データマイニング
    データマイニングとは、統計的に処理をすることで、データ間の未知の関連性や傾向を探ろうとする手法です。クロス分析、回帰分析、相関分析などの複雑な分析が可能です。

BIツールを使うメリット

社内のデータを集積し、分析するBIツールを活用することで、下記のような幅広いメリットが生まれます。
しかし、肝心なのは、これらのメリットをどのように業務に活かしていくのかを明確にしておくこと。その意識があって、初めてBIツールを存分に活用することができるでしょう。

素早いデータ処理が可能

データの分析処理についていえば、BIツールが行う分析処理の多くは、Excelのような表計算ソフトでも実行可能です。しかし、複雑な分析を行うためには、関数を使いこなしたシートを作らなければなりません。また、データ量が大きくなると、Excelでは処理に時間がかかってしまいます。 データドリブン経営を実践するのであれば、それなりの情報量が必要ですし、そのすべてをExcelで処理するのは現実的ではありません。圧倒的な処理速度を持つBIツールだからこそできることです。

幅広いデータソースに対応している

各部門で使われるさまざまなツールと連携するため、BIツールは幅広いデータソースに対応できるよう設計されています。社内で管理されているExcelのシートのほか、SFA・CRMに蓄積されたデータ、さらには社外から収集したデータソースやSNSなどを通じて得られた情報など、幅広いデータを統合し活用することができます。

リアルタイムで最新のデータを共有可能

SFAやCRMなどのツールと同じく、BIツールでは取得した情報をリアルタイムで反映し共有できます。ブラウザ上で動作するツールであればモバイルでも表示でき、外出先からスマートフォンで最新データを確認することができます。

専門家でなくても、データ分析ができる

専門知識を備えたデータサイエンティストやデータアナリストによるデータの分析は大いに役立ちます。その重要性は、BIツールが登場した現在でも変わりません。
しかし、すべてにおいてスピード感を増している昨今のビジネスシーンでは、素早い意思決定が求められます。そのためには、正確な情報を的確に分析し、可視化してくれるBIツールが大きな力となるのです。

豊富な拡張機能を持っている

BIツールの中には、ユーザーのニーズに合わせた拡張機能が用意されているものもあります。たとえばSalesforceでは、AIを使ったデータの分析と未来予測を、拡張機能として用意しています。
データの抽出・集計・分析まではデジタルツールの得意分野ですが、今後の予測や行動については、人が判断しなくてはなりません。そこをサポートしてくれるこの機能は、心強い味方といえるのではないでしょうか。

BIツールを使用する際の注意点

多くのメリットを持つBIツールですが、導入にあたっては注意すべきポイントもあります。 導入を検討する際は、これらの項目について、よく検討しておきましょう。

本当に必要かどうかを考える

BIツールが注目されている背景には、まず個人の嗜好と行動の多様化、それによる市場ニーズの多様化があります。こうした市場動向に応えていくには、もはや過去の成功体験や個人の勘は役に立ちません。大量のデータを分析処理し、経営の意思決定スピードを早くする必要があります。そのために、大量のデータを扱えるBIツールが注目されているというわけです。

反対に、「そこまでの分析は必要ない」「Excelで十分」ということであれば、BIツールは不要ということになります。「うちもBIツールを入れたほうがいいのでは?」と、BIツールの導入を考えている経営者は多いと思われます。しかし、果たしてそれが経営上の最適解なのか、業務上必要不可欠なものなのかは、十分に検討するべきでしょう。

自社に合った製品を選ぶ

これはSFAやCRMなど、他のITツールにも共通していえることですが、自社に合った製品を選ぶというのは、とても大切なことです。
現在登場しているBIツールの基本機能はほぼ共通ですが、製品によってはそれぞれに強みがあります。レポート機能が強く、ダッシュボードが見やすい。よりきめ細かい分析ができる。データマイニングに強みを持つ。あるいは、すべてにおいて十分以上の実力を持つ製品などさまざまです。 金融、製造業、流通など、特定の業種に合わせた製品もありますから、こうした製品を選ぶのもいいでしょう。
さらに、自社の既存のIT環境と問題なく連携できるかどうかは重要なポイントですから、導入前に必ず確認しておきましょう。うっかりすると、「導入したけれども使えない」ということにもなりかねません。

使いやすさやカスタマイズ性も重要

BIツールは毎日使うものなので、操作性や使い勝手の良さは必須項目といえます。デモ版の試用などで確認しておきましょう。 また、自社に合わせたカスタマイズや、将来的な機能拡張が可能かどうかもチェックしておきたいポイントです。これは、ベンダーの担当者に「将来的にこんな形にしたい」と相談すれば、適切な回答が得られるでしょう。

クラウドサービスとして提供されるデジタルツールは、常に顧客の声を反映し、ブラッシュアップが続けられています。しかし、できることとできないことはありますし、自社のニーズに合っているかどうか、使ってみなければわからない部分もあります。 ある程度のシェアを持つ製品ならば、ネット上の口コミも参考になります。できるだけ情報を集めておき、判断材料としてください。

マーケティングデータに特化するならMIツール

大量のデータを収集、可視化するという点から、マーケティングでもBIツールを活用しようとする企業も多くあります。ただ、マーケティングに関するデータの可視化なら、MIツール(マーケティングインテリジェンスツール)を使う方がより効率的です。
BIツールが主に「社内のデータを収集し、可視化する」のに対して、MIツールは「社外のデータを収集、可視化する」のが得意です。近年増え続けるマーケティング・ソリューションの膨大なデータを扱うのにはMIツールが向いています。

BIツールでスピーディーな経営判断を実現

社内のあちこちで管理されている情報をさらに活かすには、BIツールは有用です。しかし、導入することが目的になってしまっては本末転倒です。重要なのは、BIツールで分析した結果を経営判断に活かすことです。
自社に合ったツールを選び、データを有効活用して、スピーディーなデータドリブン経営を実現してください。
 

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