Excel(エクセル)を脱却すると、日報は売上につながる情報源になる

投稿日:2020.4.3
毎日の活動を記録する日報。Excel(エクセル)で管理している企業はまだまだ多いと思われます。導入のハードルが低いというメリットがある一方、潜むデメリットもあります。SFAやCRMで管理すれば、日報に埋もれた情報を活用し、売上の増大に結びつけることも可能になります。 ここでは、Excelによる日報のメリットとデメリットのほか、Excelに代わる日報作成に役立つツールをご紹介します。

Excelを使った日報のメリット

セールスの日々の活動を記録する日報。さすがに紙媒体で管理しているという企業は少数派かと思われますが、Excelでフォーマットを作り、日ごとに管理しているという企業は多いのではないでしょうか。
このExcelによる日報は、必ずしも悪いものとはいえません。使いやすさという点では、いくつものメリットがあります。

誰でも使えるハードルの低さが魅力

Excelは、洗練された高機能なスプレッドシートです。その一方で、扱いやすさ、使いやすさも持ち合わせています。関数やマクロを駆使して複雑な計算書を作ることは、誰にでもできることではありませんが、フォーマットにテキストや数値を入れ込み、保存するだけならば、PCの初心者でもできる作業です。
専用のアプリを使うとなると新たに使い方を覚えなくてはなりませんし、新人への教育も必要になります。そうした手間や時間が最小限で済む手軽さは、Excelによる日報の魅力といえます。

導入コストがかからない

ExcelはほとんどのPCにインストールされていますから、新たにツールを購入するコストがかかりません。
企業の規模にもよりますが、日報を作成する従業員の人数分だけ新たにソフトを導入するのは、企業にとって負担になります。しかし、すでに各自のPCにインストール済みのExcelを使えば、追加コストは不要です。
導入コストがかからないというのは、Excelによる日報が持つ最大のメリットといえるでしょう。

テンプレートが豊富

Wordとともに、Excelにはテンプレートが豊富にそろっています。ネットで検索すれば、企業や個人が作成した無料の日報用のテンプレートが数多くアップされています。これらをダウンロードしてそのまま利用してもいいですし、必要なら少し修正を加えて使ってもいいでしょう。
フォーマットを一から書き起こすのは手間がかかりますが、こうしたテンプレートを利用すれば、手間もコストもかけず、すぐに導入することができます。これも、Excelによる日報のメリットです。

Excelによる日報のデメリットとは?

メリットがある反面、Excelによる日報にはデメリットもあります。そして、このデメリットこそが、日報を単なる報告書にしてしまい、そこに眠る売上増大のチャンスを見逃す要因にもなっているのです。

データの二次利用がしにくい

Excelは、数値計算のためのソフトですから、テキストの扱いは得意ではありません。また、さまざまな条件でデータを抽出するには、複雑なマクロを組む必要がありますし、時系列でデータを扱うのも苦手です。こうした性質のため、蓄積されたデータを二次利用しにくいという面があります。 日報には、担当者がその日どこへ行って何をしたかが記録されています。「◯◯社を訪問、アップセルの提案」「△△社から依頼された見積もりを提出」。こうした日々の出来事を顧客ごとに抽出し、時系列で並べて分析してみるとどうでしょうか。

アップセルの提案や、見積もりの提出などの行動に関して、その何日後にどんなフォローを行ったかというところまで見渡すことができれば、「そのフォローは適切だったかどうか」の検証ができます。スケジューラーと連携できれば「見積もりを出したら、◯日後にフォローの電話を入れるようアラートを出す」というしくみも作れるでしょう。 このようなデータの二次利用がしにくい点は、Excelによる日報の大きな弱点です。

記載情報の追加・変更がしにくい

日報に記載する情報は、多いほどいいはずですが、あまりに多くなりすぎると入力作業がたいへんになります。ですから、記載情報は絞り込む必要がありますが、使っているうちに「やはりこの情報も入れておきたい」ということはよくあることです。
そんな場合、一度出来上がったフォーマットに新たな項目を追加すると、その前後の整合性が取れなくなります。空欄を数値やテキストで埋めていくだけのシンプルなスタイルならまだしも、関数やマクロを使っている場合、正しい結果が表示されなかったり、エラーが出たりということもあります。また、追加・修正のために手間も時間もかかりますから、効率的とはいえません。

日報は売上を高める手段になる!

ここまでご紹介してきたように、Excelによる日報には良い点も悪い点もあります。しかし、大事なのは、日報をコストや機能の面だけでとらえるのではなく「何のために日報が必要なのか」を理解することです。そうすれば、日報は単なる行動報告書という枠を大きく超え、売上増大につながる情報源に変貌するのです。

行動管理だけではない日報の価値

おそらく多くの企業では、日報のおもな役割は上司への行動報告でしょう。上司は部下の行動を把握しておかなければなりませんから、この役割は不可欠です。しかし、日報を単なる行動報告ツールとしてとらえてしまうと、それ以上の価値を生み出すことができません。
日報には、多くの情報が詰まっています。そこには顧客の情報があり、同時に部下の情報も詰まっています。これらの情報を管理し、有効活用できれば、部下のマネジメントに役立てることができ、顧客の現状を知ることもできるはずです。

日報はマネジメントの基礎ツール

部下と業務をマネジメントすべき立場にある上司は、業務上、さまざまな情報が必要になります。自分の部下がスムーズに活動できているか、解決できない課題に困っていないか。こうした個人的な問題は、表面的なコミュニケーションではなかなか見えてきません。日報は部下の業務内容をトレースすることで、不足しがちな情報を補う意味合いがあります。そして、必要であれば、部下に対して適切な指示やアドバイスをし、問題解決を助けることもできます。
また、商談の進捗状況についても、日報で知ることができます。それによって、期ごとの売上予測を正しく把握することが可能になります。
このように、日報を別の視点からとらえてみれば、マネジメントの基礎ツールとして活用することもできるのです。

日報で顧客の現況を知る

営業の行動履歴は、そのまま顧客情報でもあります。いつ、どのような問い合わせがあったのか。それに対してどのような回答を返したのか。顧客と営業担当者とのコミュニケーションの記録を時系列で管理すれば、どのタイミングでどのようなやりとりがあったか一目瞭然ですし、その時々の顧客の状況を、ある程度推測することもできます。

ただし、こうした作業を行うためには、まず日報を顧客ごとに時系列で整理する必要があります。顧客とのあいだで交わしたメールの履歴や見積書なども参照しなくてはなりませんから、現況を知るまでにかなりの手間がかかります。
これは、Excelによる日報のデメリットというよりも、機能的な限界です。ですから、日報をより積極的に活用したいのであればExcelから脱却し、SFAやCRMといった適切なツールへの移行が必要なのです。

SFAで日報が変わる!

SFAとは「セールスフォースオートメーション」の略です。日本語で「営業支援システム」と呼ばれるように、営業業務に関わるあらゆるデータを管理し、活用できるツールです。
似たようなツールとしてCRMがありますが、こちらは顧客との良好な関係を構築・維持するためのツールです。本来の目的はSFAとは異なりますが、機能の上では重複しているところが多く、混用されていることも多いようです。
さて、このSFAにも日報作成機能も備わっているのですが、この機能を使うと日報を情報源として活用し、売上増大に結びつけることが可能になります。

あらゆる情報を抽出・分析できる

SFAはExcelと異なり、蓄積された情報をさまざまな切り口で抽出・分析することができます。ある顧客についてこれまでのコミュニケーションを時系列で並べることも、商談の進捗状況やこれまでの履歴を一覧することもできます。提出した見積書やメールについても、SFA上から呼び出せばすぐに確認することができます。
一連のプロセスの中にもしも問題があれば、上司はそれを指摘しつつ、メンバーにアドバイスすることができますし、ケアやフォローに回ることもできます。SFA上の情報を分析することで、現状を正確に把握し、より良い「次の一手」を打つことができるのです。

リアルタイムで入力・共有できる

SFAに入力した情報は、リアルタイムで反映され、参加者全員で共有されます。メンバーにとっては「自分の行動も実績も、すべてオープンにされてしまう」わけで、そこに抵抗を感じる人もいるでしょう。しかし、こうしたリアルタイムの共有は、チームに大きな恩恵を与えます。

まず、入力した情報がすぐに反映されますから、メンバーも上司も、常に最新の情報を得ることができます。また、情報が共有されていれば、細かな数値報告が不要です。担当者の不在時にトラブルが起こったとしても、ほかのメンバーが最新情報を基に迅速な対応をとることができます。
Excelによる日報では、こうはいきません。チームとしての機動力・スピードを高めることができるのは、リアルタイム共有という機能があればこそです。

現場・管理・経営のすべての場面で有用

SFAを使った日報は、メンバーと上司の双方にとって有益です。たとえば、顧客情報やスケジュール、ToDoリスト、顧客とのメールのやりとりなどをすべてSFAで管理してしまえば、メンバーはわざわざそれを日報に書き直す必要がなくなります。
また、上司はSFA上に蓄積された多くの情報のうち、その日のメンバーの業務内容や商談の進捗状況など、日報に必要な情報を抽出して確認すればそれで済みます。そして、「この案件についてもっと詳しく知りたい」と思ったら、絞り込みをかければ欲しい情報がすぐに手に入ります。その情報を基に営業プランを立てれば、それまで取りこぼしていた売上もすくい取ることができるでしょう。

各案件の確度や提示金額なども、最新の数値をリアルタイムで知ることができますから、日報のページを行き来することなく、正確な売上見込みを立てることができます。それは、経営側にとっても、とても有用です。
このように、SFAを利用することで、日報はその価値を高め、現場・管理・経営のすべての場面で、その情報を活かすことができるのです。

情報を活用して売上の増大につなげよう

日報を書く意味がわからない――こんな思いを抱いた人はかなり多いことでしょう。そう感じてしまうこと自体、日報が有効活用されていない証拠かもしれません。
しかし、日報は単なる報告書ではなく、貴重な情報源です。それを日々の業務に活かすには、SFAといったツールがとても有用です。
そこに気づいたならExcelによる日報を脱却し、埋もれた情報を積極的に活用してみてはいかがでしょうか。
 

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