タスク管理とは？おすすめのツールや上手くなるコツ、メリットを解説
タスク管理とは、自分やチームの作業や進捗状況を管理すること
タスク管理とは、業務上、自分がやらねばならない作業や、その進捗状況を把握し管理することです。自分自身のタスクの管理だけでなく、マネージャーが部下やチームメンバーの作業を管理することや、複数人の共同作業であるプロジェクトの進行管理も、タスク管理のひとつといえます。
どのような業務でも、完了期限や求められるクオリティがあります。それらの条件を満たせなければ周囲に迷惑をかけますし、顧客からの信用を失うことにもなります。そんな事態を防ぐためにも、適切な方法でタスク管理を行うことが重要です。
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タスク管理を行う4つのメリット
自分自身あるいはチームが処理するべき作業を整理するタスク管理は、多くのメリットを生み出してくれます。ここでは、おもなメリットを挙げてみましょう。
＜タスク管理を行うメリット＞
- 作業の優先順位が明確になる
- 業務の効率化が図れる
- プロジェクトの業務内容を把握できる
- やるべき作業を可視化できる
作業の優先順位が明確になる
業務の効率化が図れる
プロジェクトの業務内容を把握できる
やるべき作業を可視化できる
タスク管理を始める前に行うべき3つのこと
どんな仕事であっても、日々の業務を回していく上で、処理しなくてはならない多くの作業が発生します。しかし、それらのタスクには、さまざまな種類があります。チームで足並みをそろえて進めなくてはならないものであったり、自分一人で処理すべきものであったり。さらには、メールの送信や会議室の手配など、タスクとはいえないような小さな作業もあります。
タスク管理を始める前に、まずはこれら多種多様なタスクを分類し、細分化することが第一となります。ここからは、タスクの分類・細分化の方法を解説します。
＜タスク管理を始める前に行うこと＞
- タスクを種類ごとに分類する
- タスクを優先度と重要度で分類する
- 1つのタスクを細分化しておく
タスクを種類ごとに分類する
タスクの分類方法はいくつかありますが、「チームタスク」「個人タスク」「ToDo」の3種類に分類するのが一般的です。それぞれについて、詳しく解説していきましょう。
- チームタスク
チームタスクは、社内プロジェクトのように、複数人がまとまって1つの作業を動かしていく、チームプレーの中で果たすべきタスクです。チームの中の誰か一人でも、自分に課されたタスクをクリアできずにいると、全体の業務がそれだけ遅れることになってしまいますから、スケジュールどおりにクリアすることが最も優先されるタスクです。
- 個人タスク
個人タスクは、個人として達成したいプロジェクトを実現するためのタスクです。書籍を書く、新たなスキルを身につけるなど、仕事とは離れた領域にある場合もあります。 チームタスクとは異なり、スケジュール上の縛りはきつくありませんが、それだけについ後回しにしてしまいやすいタスクです。
- ToDo
ToDoは、プロジェクトとして扱うほどのものではない小さなタスクです。デスクの整理をする、部屋を片づけるなどの作業がこれにあたります。
タスクを優先度と重要度で分類する
タスクに優先順位をつけていく分類方法もあります。 数多くのタスクを抱え込んでしまうと、どれをどの順序でこなしていけばいいのか混乱してしまいます。そんなとき、この方法でタスクを分類しておくと、「今すぐ手掛けるべきタスク」が一目瞭然になります。
＜重要度と緊急度による分類の仕方＞
- 重要度と緊急度を軸にしたマトリクスを作る
- 4つのスペースそれぞれに、タスクを入れ込む
この分類方法では、今あるタスクが「緊急かつ重要」「緊急ではあるが、重要ではない」「重要ではあるが、緊急ではない」「重要でも緊急でもない」の4つに分類されます。こうして、緊急度の高いタスクから処理していきます。
1つのタスクを細分化しておく
多くのタスクは、その作業内容をいくつかのプロセスに細分化することができます。たとえば、「競合他社の状況を資料にまとめる」というタスクであれば、「競合他社をピックアップする」「それぞれの状況を調査する」「資料としてまとめる」という、3つのプロセスに分けることができます。タスクの内容によっては、もっと細分化することもできるでしょう。
1つのタスクを複数の作業ブロックに分割するこのやり方は、「重要ではあるが緊急ではない」タスクを処理するときに有効です。緊急性が低いタスクは、つい後回しにされがちですが、作業を細分化して、隙間時間に入れ込むことによって放置されることを防ぎ、タスクを少しずつ進めていくことが可能になります。
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タスク管理に使える4つのツール
タスクを内容によって分類したら、次は「どのように管理するか」です。これにはアナログとデジタル、両方のやり方がありますが、それぞれに特徴やメリットがあります。
管理すべきタスクの性質や作業の流れなどによって、最も管理しやすい方法を選ぶようにしましょう。
＜タスク管理に使えるツール＞
- 付箋
- カレンダー
- Excel
- SFA
付箋
PCのモニターの周囲にびっしりと付箋が貼りついているという光景は、まだまだ多くのオフィスで見られます。実にアナログな方法ですが、個人的なタスクを管理するには、これで十分という人も多いでしょう。
また、チーム作業の場合にも、個々の作業内容を記した付箋をホワイトボードに貼り、作業の進捗に合わせて「ToDo」「Doing」「Done」とステータスを移動していくというやり方も広く用いられています。
カレンダー
Excel
工事工程表のように、複数のスタッフがいつからいつまで、どのような作業を行うかを表したものがガントチャートです。縦軸に作業担当者、横軸に作業期間が入り、プロジェクト全体の進行の中で「いつ誰が、どんな作業をどれほどの期間をかけて行うのか」が視覚的にわかるため、どこで作業が滞っているかもすぐにわかります。
ただし、Excelでガントチャートを作成した場合、進捗の遅延や前倒しがあった場合に、チャートの修正に手間がかかるという難点があります。
SFA
タスク管理のありがちな4つの失敗例
せっかく「タスク管理をしよう！」と意気込んで始めてみても、実際にやってみると思うようにいかないことはよくあるものです。失敗から多くを学ぶことはできますが、失敗せずに済めば、それに越したことはありません。
最後に、タスク管理におけるありがちな失敗例と、その対策についてまとめました。
＜タスク管理のありがちな失敗例＞
- 入力が更新されない
- 実際の進捗が予定どおりにいかない
- 設定したタスクがなかなか片づかない
- 急なタスクが割り込んできた
入力が更新されない
SFAのToDo機能など、せっかく優れたツールが用意されているのに、それをチェックしない、あるいは必要事項を入力しないというのは、管理以前の問題です。場合によっては、「タスクの存在を忘れてしまう」ということも起こります。
まずは紙に手書きでもいいので、自分の手でタスクをテキスト化する習慣をつけましょう。
実際の進捗が予定どおりにいかない
設定したタスクがなかなか片づかない
緊急度の低いタスクは、得てして進まない状況に陥りがちです。これは、緊急度の低さゆえに、明確な期限を切っていないからではないでしょうか。
「手の空いたときにやっておけばいい」というタスクは、意外と多くあるものです。しかし、これらのタスクにも期限を設けておかないと、ダラダラと先延ばしになったあげく、手つかずのまま放置されることになります。
こうしたタスクは細分化して、「いつまでに、ここまでは進めておく」と決めておくのも大切でしょう。
急なタスクが割り込んできた
急なタスクが発生することは、まさに日常的に起こっているはずです。そんなときにどう対応するかは人それぞれ。また、手掛けているタスク・割り込んできたタスクの内容によっても違うでしょう。しかし、あらかじめルールを設定しておけば、いざそのときになって迷わずに済みます。
たとえば、「10分以内で終わるタスクが割り込んできたら、その場で対処する」などと決めておけば、効率良くタスクを処理していくことができます。
自分なりの方法で確実なタスク管理を
タスクの数と量が増えてくると、時間の配分が難しくなりますし、取りこぼしの危険性も高まります。個人的なタスクならまだしも、チーム内でのタスクの取りこぼしは、全体の進捗にブレーキをかけることになってしまいます。
そうしたことにならないよう、自分に合ったツールと方法で、適切なタスク管理を行ってください。
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