確実な経営判断の基礎を支える予実管理の重要性

投稿日:2020.4.1
予実管理は、企業を安定的に存続させる上で、とても大きな役割を果たします。なぜなら、その結果を分析することで、改善すべきポイントや対策が見えてくるからです。 ここでは、企業の経営判断を左右する予実管理の手順やそのポイントについて解説します。

予実管理の基礎知識

最初に予実管理とは何か、なぜ予実管理が必要なのかをご説明します。基礎知識を知った上で、予実管理のポイントや注意点を知っておけば、より有効な管理ができるはずです。

予実管理とは?

予実管理の「予実」とは、「予定」と「実際」のことです。ビジネス上では「予算」と「実績」に言い換えてもいいでしょう。さまざまな企業活動が当初の予定どおりに行われ、予算どおりの実績を上げられているか管理することを指します。
予実管理は、「今期の販売計画」のように短期間で管理する場合や「経営5か年計画」など、中長期にわたって管理する場合もあります。
いずれにしても当初の予定どおりに実績が推移しているかどうかをチェックし、分析を経て改善を加え、想定した以上の結果が出るように導いていく。この一連の活動が予実管理です。

予実管理が必要である理由

企業が存続し続け、サービスの質を高め、新たな商材を開発し、それを世間に広めて社会に貢献するためには、一連の企業活動を支える十分な費用が必要です。それを明確な数値で表したものが予算です。
予算の未達が慢性化すると、企業の資金繰りは悪化し、企業活動の幅は狭まり、存続の危機が訪れます。そうならないためには、常に予算と実績を比較し、異変があればその要因を突き止め、早期に改善しなくてはなりません。
予実管理というと地味な作業に思えるかもしれませんが、それは企業の存続を左右する重要なものなのです。

予実管理の進め方

予実管理の実務には、基本となる流れがあります。この手順に沿って、途中のプロセスを飛ばすことなく進めていくことが肝要です。

目標を設定する

企業全体の事業目標に従って、部署ごとに、期間内で達成すべき目標値を設定します。一般的には、直近の営業利益を基に設定していくといいでしょう。年間を通じて利益の差が大きい場合には、過去同時期の実績をベースにすることです。
企業によっては、借入金があったり営業外収支が赤字になっていたりと、さまざまな事情がありますから、経営者は各部署の目標値を見て、全社的な見地から調整を加えていくことが必要です。

情報を基に予算を設定する

人件費や設備費、減価償却費などにいくら必要か、広告宣伝にどれくらい使えるかなどの情報を集め、それを踏まえて予算を設定します。
予算も部門ごとに設定した後に、全社予算としてまとめ、事業目標に沿っているか、無理がないかを確認します。

決算と比較する

一定期間ごとに決算し、実績と予算とを比較します。当初の予定からずれがあるようなら、そのずれを補正していかなければなりません。
予実管理上の決算は、月ごとに行うのが理想でしょう。管理の精度が高まりますし、予実の差が出ている場合には、その差が小さいうちに対処することができるからです。

分析と改善を行う

実績が良くても悪くても「なぜそうなったのか」を分析し、改善することは不可欠です。これこそ、予実管理の核ともいえる部分。実績が悪い場合はもちろん、良い場合でも「何が良かったのか」を分析することで、その領域をもっと伸ばすべきかどうかという判断にもつながり、利益の拡大を図ることができます。
また、「ほぼ予算どおり」であっても、内実を分析しておきましょう。数字の上では予想どおりだったけれども、実際には売れると踏んだ商品があまり売れず、思わぬ商品が伸びて実績数値を達成したという場合もあります。
こうした分析を踏まえ、どのように対処するかを検討し、改善を加えていくことで、企業が継続して成長することができるのです。

予実管理のポイントは?

予実管理の成果をより確実にするためには、押さえておくべきポイントがいくつかあります。 ポイントを外してしまうと、せっかくの管理が役に立たなくなることもありますから、くれぐれもご注意ください。

“新鮮な数字”を使う

ビジネスの現場は、日々刻々と動いています。その中で、確実な予実管理をするためには、常に“新鮮な数字”、つまり直近のデータを使用することです。
部署の規模が大きいと、それだけデータのとりまとめにも時間がかかりますが、数日、数週とタイムラグが大きくなると、予実の差も大きくなってしまいます。対策を打とうとしたころには、すでに時機を逸してしまったということもあるでしょう。
リアルタイムで数値を集計・分析できれば理想的です。現状でそれが無理なら、集計から分析までのタイムラグを、できるだけ小さくできる方法をとってください。

適切な予算を設定する

低すぎる予算は容易に達成できてしまいます。これでは、成長スピードが遅い上に、企業が抱える問題点を可視化することができません。反対に、現実離れした高い予算ではあきらめが先に立ち、毎月のように予算未達で終わってしまいます。
どれくらいの数値がいいのかは、会社によって異なりますが、感覚的に「少しがんばれば達成できるかも」というレベル。たとえば「前年同期の120%」などと設定して、決算ごとに微調整していくといいでしょう。

細部の数値にこだわりすぎない

予実管理を精密に行おうとして、あまりに細かい予算設定をしてしまうと、分析作業が煩雑になり、効率が悪くなります。また、細部の数値を気にしすぎると、全体を見落とすことにもなりかねません。
予算全体の構成要素には、それぞれに優先順位があるはずです。あらかじめ優先度の高い数値をいくつかピックアップしておき、「予実の差がどれくらいになったら対処する」といったルールを決めておくといいでしょう。

分析と原因究明を徹底し、速やかに対策を施す

前述でもふれたように、実績の分析は予実管理の重要なプロセスです。予測より良くても悪くても、あるいは予測どおりであっても、その内容を分析し、明らかにしておくべきです。予測とは違った場合にはその原因究明を必ず行い、対策を用意しましょう。
実績が予測よりも悪かったからといって、「来期はもっとがんばろう」と考えるだけでは、同じことの繰り返しです。悪かったならば、その内容をさらに分析することです。新規顧客が少ないのか、顧客の離脱が多いのか。新規顧客が少ないなら、そもそものリード獲得が不十分なのか、商談中の離脱が多いのか…。
徹底的に分析し、速やかに対策を立て、現場に反映しましょう。そこまで行ってこそ、予実管理が活きてくるのです。

適したツールを活用する

プロの職人が自分の道具を慎重に選ぶように、ビジネスツールも業務に合った最適のものを選ぶべきです。そうでないと業務そのものが不正確になりますし、作業効率も落ちてしまいます。
小規模な企業であれば、Excelでもいいでしょう。Excelは誰でも使えますし、スプレッドシートとしての機能も十分です。しかし、Excelでは商品の追加や単価の変更などのメンテナンスに手間がかかります。何より、さまざまな切り口でデータを抽出し、分析するということが得意ではありません。

それを考えると、各種SFAツールを活用するのが良策です。データ入力さえ怠らなければ、リアルタイムで数値を反映・共有でき、複雑な条件で抽出して分析することができます。また、初期設定をしっかり行っておけば、ほとんどメンテナンスの必要はありませんし、項目の追加も簡単にできます。
こうしたツールを使うことで、スピーディかつ高精度な予実管理が可能になります。

徹底した分析と対策が予実管理を活かす

予実管理は、企業課題を浮かび上がらせ、経営判断を下すためになくてはならないものです。いわば、ビジネスの海を航海するための羅針盤ともなります。
個々の結果に対して一喜一憂するのではなく、徹底した分析を行いましょう。そして、有効な対策を打ち、安定した経営に活かしてください。
 

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