予実管理とは？目的からエクセル・ツールを活用した管理方法まで解説
2023.2.21
予実管理とは、企業の「予算」と「実績」を管理することで、「予算実績管理」とも呼ばれます。予実管理の意味・目的から、エクセル・スプレッドシートやツールを活用した予実管理の方法まで、分かりやすく解説します。
予実管理とは？
予実管理とは、企業活動における「予定」と「実際」を管理することです。ビジネスシーンでは、「予算」と「実績」と言い換えられることもあります。
予実管理のおもな内容は、計画した予定や予算と、発生した実績にズレがないかを確認し、ズレがあればその原因を解明することです。短期的な販売計画や、中長期的な経営計画など、さまざまなスパンで用いられます。
「予算」とは？
予実管理の「予算」とは、あらかじめ決められた売上目標を指します。一般的に用いられる、「あらかじめ見積もり、準備する資金」とは意味が異なるので注意しましょう。
予算は予実管理の実現性を左右する重要な項目です。予算の立て方が適切でないと、予実管理そのものの効果が薄くなってしまう恐れもあります。
予実管理の目的と重要性
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予実管理の進め方
予実管理の実務には、基本となる進め方があります。予実管理の精度を高めるためには、基本の手順に沿って進めていくことが大切です。しっかり進め方を覚えておきましょう。
1）目標を設定する
企業全体の事業目標に従って、部署ごとに、期間内で達成すべき目標値を設定します。一般的には、直近の営業利益を基に設定しますが、時期によって利益の差が大きい場合は、過去同時期の実績をベースにします。また、借入金や営業外収支の赤字などがある場合は、全社的な見地から調整を加えましょう。
2）情報を基に予算を設定する
人件費や設備費、減価償却費などにいくら必要か、広告宣伝にどれくらい使えるかなど、根拠となる数字を集めて予算を算出します。部署ごとに予算の設定が終わったら、全社の予算としてとりまとめ、事業目標との整合性や実現可能性などを確認します。
3）決算と比較する
一定期間ごとに決算し、実績と予算とを比較します。ここで当初の予算とズレがあれば、補正する必要があります。予実管理における決算のスパンは、月ごとが理想的です。こまめに進捗を確認することで、管理精度が高まり、ズレが生じても早期に対処できます。
4）分析と改善を行う
予実の結果が出たら、良し悪しに関係なく分析を行い、以降の改善に活かしましょう。予実管理は目標設定だけでなく、企業活動のデータ収集にも役立ちます。実績が生じた背景を分析・理解することで、良い結果であればノウハウに、悪い結果であればリスク管理として活用が可能です。
なお、予実管理は短いスパンで分析することもあり、OODA（ウーダ）という短期間で課題解決するビジネスメソッドが活用しやすいです。こちらの記事で解説しているため、一読してみてください。
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予実管理の方法
予実管理を実務で行う方法には、おもに以下の2種類があります。
- エクセル・スプレッドシートで予実管理表を作成する
SFAなどのツールを利用する
どちらも違う特徴があり、また、企業の状況によって導入のしやすさや効率性などが異なります。それぞれの特徴を把握して、自社にとってどちらが適しているか判断してから導入を決めましょう。
1）Excel（エクセル）・スプレッドシートで予実管理表を作成
エクセル・スプレッドシートは、ほとんどの企業で経理業務や営業管理などですでに利用されているため、始めやすい方法です。
予実管理を実行するにあたり、最低限必要な項目は以下の3つです。
- 予算
- 実績
- 達成率
エクセル・スプレッドシートにおける管理は、設定項目も少なく、誰でも始めやすいところが最大のメリットです。しかし、詳細な分析やほかのシステムとデータや分析結果を共有しにくいデメリットもあります。予実管理の数値を経営に活用したいのであれば、ツールの利用も検討しましょう。
2）SFAなどのツールを利用する
SFAとは（Sales Force Automation／営業支援システム）の略で、このツールを活用すると、スピーディかつ高精度な予実管理が可能です。
SFAツールは、おもに営業メンバーの行動管理、商談の進捗管理などに用いられるほか、営業データの蓄積や分析も可能です。データは一元管理し社内で共有が可能。つねに最新のデータにアクセスできます。また、具体的な営業活動データと合わせて管理でき、実績の内訳を把握しやすいメリットもあります。
世界No.1のSFAツールであるSales Cloudを始め、多くのSFAツールには実際に使用できるデモ版が用意されています。まずは一度触れてみて、導入を検討してみてはいかがでしょうか。
2分でわかる！
営業活動をどこからでも可能にする世界No.1のSFAツール Sales Cloud とは？
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予実管理のポイントは？
最後に、予実管理の成果をより確実にするために押さえておきたいポイントを3つ紹介します。いずれも難しいことはなく、意識すればすぐに取り組めることばかりです。ぜひ3つとも覚えて実践しましょう。
1）“新鮮な数字”を使う
予実管理には、つねに“新鮮な数字”、つまり直近のデータを使用することが大切です。予実の決算をする日にデータがそろうように、スムーズに取りまとめられる管理体制を作っておきましょう。
実績の取りまとめに時間がかかってしまうと、そのあいだに予実の差が大きくなったり、対策を打つタイミングを逃したりする危険もあるため、必要なタイミングでSFAツールのレポートやダッシュボードを活用して取りまとめるのがよいでしょう。
2）適切な予算を設定する
予算の適切な設定は、予実管理の効果を上げるうえで重要です。予算設定が低すぎるとただの通過点にしかならず、逆に高すぎると絵に描いた餅となり、どちらも意味を成しません。企業の成長率や努力目標などを踏まえ、実現可能な範囲で最適な値を設定しましょう。
3）細部の数値にこだわりすぎない
予実管理の精度は大切ですが、あまりに細かすぎると分析作業が煩雑になり、効率が悪くなります。また、細かな数値ばかり追求していると、全体の傾向を見落としてしまう恐れもあります。重要なのは、あくまで「必要な数値を管理すること」です。優先度の高い数値をピックアップすると同時に、数値の動きへ対処するルールも決めておくとよいでしょう。
徹底した分析と対策が予実管理を活かす
予実管理は、継続的な数値管理を通じて企業課題を明確にし、ひいては経営判断を下すためにも役立つ、企業活動に不可欠なものです。
エクセル・スプレッドシートで始められるほどシンプルなものですが、SFAツールを活用すればさらに詳細な分析が可能となり、企業の基礎を支える心強い存在となるでしょう。
いきなり精度の高い管理は難しいかもしれませんが、継続することで徐々に向上するはずです。企業の将来のため、まずは簡単でもよいので実践してみましょう。
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