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일간 보고의 목적은? 일간 보고서를 유효하게 활용하는 방법

 

작성일 : 2021.06.16

하루의 업무 정리를 하며 작성하는 일간 보고서는 많은 비즈니스맨들에게 그다지 하고 싶지 않은 일일 수 있습니다. 실제로 매일 활동 기록을 정성스럽게 작성하는 사람은 많지 않을지도 모릅니다.

그러나, 일간 보고서는 많은 정보를 담고 있습니다. 이 글에서는 일간 보고의 필요성, 작성 방법과 각종 툴을 사용하여 업무의 질을 높일 수 있는 방식에 대해 소개하겠습니다. 

왜 일간 보고서가 필요할까

하루가 끝나고 피곤한 상태에서 작성하는 일간 보고서에 대해 좋은 인상을 갖고 있는 사람은 적을 것입니다. 때문에 「체제를 정돈하고 일단 작성한다」라는 경우도 다수 있습니다. 그러나, 일간 보고서의 목적은 단지 쓰는 것이 아닌 다양한 형식으로 활용하는 것입니다. 우선 일간 보고서의 역할과 그 목적에 대해 확인해봅시다. 

진행 상황을 파악하고 미션 달성으로 이어가기 위해

일간 보고서는 그 날의 행동을 정리하는 중요한 수단입니다. 그렇기 때문에 업무의 진행 상황을 냉정하게 파악할 수 있는 좋은 기회입니다. 만약 트러블이 있었거나 문제점에 부딪혔다 하더라도 일간 보고서를 작성함으로써 발생한 일을 냉정하게 볼 수 있다면 해결책의 힌트를 얻을 수 있습니다.

이는 일간 보고서를 쓰는 본인뿐만 아니라 확인하는 상사도 마찬가지입니다. 일간 보고서를 통해 업무 진행 상황을 파악하고 문제점에 부딪힌 직원에게 적절한 타이밍에 어드바이스를 줄 수 있어 목적 달성으로 이끌 수 있을 것입니다. 

정보를 공유하고 효과적으로 활용하기 위해

일간 보고서는 직원의 행동 기록이지만, 이를 멤버간에 공유할 경우 매우 큰 성과를 얻을 수 있습니다.

예를 들어, 영업 사원의 일간 보고서는 그 다수가 고객과의 커뮤니케이션의 기록입니다. 그렇기 때문에 고객의 니즈나 현재 시점에서 갖고 있는 문제, 장래 적인 문제 등을 일간 보고서로부터 확인할 수 있습니다. 또한, 멤버가 무언가 노하우를 얻었을 때 그것도 일간 보고서에 작성하여 공유함으로써 팀 전체의 퍼포먼스를 끌어올릴 수 있습니다.

일간 보고서의 축적된 정보를 공유함으로써 보다 큰 성과로 이어갈 수 있는 것입니다. 

업무를 되짚어 보고 자기 성장으로 이어가기 위해

자신의 성장은 눈앞의 일을 해치우는 일상에서 좀처럼 느끼지 못할 수 있습니다. 그러나 반년 전, 1년 전의 일간 보고서를 다시 읽어 보면 그때의 자신이 무엇을 고민하고 어떤 식으로 업무를 했는지 알 수 있습니다. 동시에, 지금까지 자신이 어느 정도 성장했는지도 명확해져 앞으로 어디를 목표로 하면 좋을지 목표 지점도 보이게 될 것입니다.

장기 관점에서 일간 보고서는 자기 자신을 돌아보는 성장 과정을 확인할 수 있어 큰 도움이 될 수 있습니다.

일간 보고서의 서식은 어떻게 하면 좋을까

쓰는 것뿐만 아니라 활용하는 것을 목적으로 한다면, 일간 보고서는 활용하기 쉬운 서식과 형식으로 작성해야 합니다. 구체적인 기재 항목은 부서에 따라 다르겠지만, 일반적으로 일간 보고서에서 필요한 대표적인 요소를 소개하겠습니다.

5W1H를 의식하기

「5W1H」는 언제, 어디서, 누가, 무엇을, 왜, 어떻게를 나타내며 신문 기사 등을 작성 할 때 필요한 요소입니다. 일간 보고서는 최소한 이러한 요소를 포함해야 하며 상황에 따라 「얼마나, 얼마」와 같은 요소도 필요할 수 있습니다.

이러한 5W1H 혹은 5W3H를 바탕으로 수치로 표현되는 요소를 기재하면 일간 보고서의 정확성과 객관성이 증가하고 정보 공유와 과거와의 비교가 쉬워집니다. 

이는 일간 보고서를 활용하기 위해서는 매우 중요한 포인트이기 때문에 유념해야 합니다.  

과제나 문제는 그 해결책도 같이 작성해두기

일상 업무에서 부딪힌 과제, 보이기 시작한 문제, 해결책 등을 모두 일간 보고서에 기록해 두십시오. 더 나아가 문제의 발성에서 해결까지의 프로세스를 기록해두면 가장 좋습니다. 

하나의 업무를 오래 지속하다 보면 비슷한 상황에 직면하는 일이 많습니다. 또한, 비슷한 일에 연계된 팀 멤버도 당신과 동일한 문제로 고민하고 있을지도 모릅니다. 그럴 때, 과거의 당신이 작성한 일간 보고서의 과제 해결법이 큰 도움이 될 것입니다.

일간 보고서를 정보 재산이라 여기고 넓게 공유하고 활용함으로써 이러한 효과를 얻을 수 있습니다. 

고객으로부터 얻은 정보는 심플하거나 구체적으로 작성하기

일간 보고서에 무엇을 기재했는지는 어느 정도 가이드 라인을 작성해 두는 것이 좋습니다. 예를 들어, 영업 부서라면, 일시・고객명・ 활동 내용, 제안인지 계약 준비인지 등 구별하여 수주 예상, 경쟁사 유무, 다음 어프로치 방법과 같은 내용 등이 기재되면 좋을 것입니다.

그러한 정보를 구체적으로 기재해두면 객관성이 증가하고 정보로 공유하여 활용하기 쉽습니다. 

일간 보고서를 일기 같이 작성하게 되면 주관성이 강해져 중요한 정보가 빠질 수 있고 객관성도 잃기 쉽습니다. 어느 정도의 포맷을 정해두고 그것 이외의 항목은 문장 정보로 남겨두면 일간 보고서를 효율적으로 작성하여 활용할 수 있습니다.

일간 보고서는 툴의 선택이 중요

매일 작성하는 일간 보고서를 어떤 매체에서 기록하고 축적해야 할까요? 이는 기업마다 다릅니다. 「일간 보고서 용지에 적어 파일로 만들기」와 같은 기업이 있는가 하면 「그룹웨어나 CRM, SFA 등으로 관리」를 이용하고 있는 기업도 있습니다. 메일로 보고하거나 Excel에 정보를 축적하는 스타일을 고수하는 곳도 있습니다.

어떤 툴을 사용하느냐에 따라 일간 보고서의 보유 정보가 활용될 수 있는 가능성이 달라지기 때문에 이는 중요한 선택이라 할 수 있습니다.

메일을 통한 일간 보고서는 활용하기 어렵다

그날의 행동을 정리해 일간 보고서로 상사에게 메일을 보내는 방법을 채용하고 있는 기업은 아직 많습니다. 메일이라면 익숙하고 메시지 부분에 그 날 하루의 행동 내용을 적어 송신 버튼을 누르면 끝이기 때문에 사원에게 있어 부담이 적을지도 모릅니다.

그러나, 메일을 받은 매니저 입장에서 보면 부하한테 온 일간 보고서 메일이 다른 메일들 속에 가려질 가능성도 높아집니다. 더욱이, 메일의 문장에서 데이터를 추출하는 것이 어렵고 집계나 분석에 시간이 오래 걸리게 됩니다. 

「정보를 활용하기」가 일간 보고서의 목적인 이상 정보로서 2차 활용하기 어려운 메일을 통한 일간 보고서는 그다지 도움이 되지 않다고 할 수 있습니다. 

Excel은 기능에 한계가 있다

본래 수식과 계산에 사용되는 Excel이지만, 현실에서는 텍스트 작성과 레이아웃 기능으로 사용되는 경우도 종종 있습니다. 이것은 Excel이 「대다수의 컴퓨터에 탑재되어 있다」라는 것과 「대부분의 비즈니스맨들이 기초적인 사용 방법을 알고 있다」라는 2가지 이유가 있습니다. 그 때문에, 누구나 사용할 수 있는 Excel을 일간 보고서 툴로 사용하고 있는 기업들이 있습니다.

그러나, Excel은 어디까지나 표 계산 소프트웨어입니다. 복잡한 매크로나 함수를 사용한다면 본래의 매출 예측 등을 하는 것은 가능하지만, 시간에 따라 과거의 이력을 확인하는 기능은 없습니다. 기록을 남겨두는 것까지는 가능하지만 이를 활용하는 단계에서는 의미가 없습니다. 

IT 툴은 분석도 쉽다

일간 보고서를 효과적으로 활용하려면, SFA나 CRM 등의 IT 툴을 사용하는 것이 최선의 선택입니다. 이러한 툴은 기록한 정보가 실시간으로 갱신되고 공유되어 다양하게 추출되어 집계하고 분석할 수 있습니다. 많은 클라우드 서비스로 제공하고 있기 때문에 외근 중에도 최신 정보에 접근하여 정보를 확인할 수 있습니다. 일간 보고서를 정보로 공유하여 활용하기 위해서는 최적의 툴입니다.

무엇보다도 기록한 정보가 멤버 간에 공유되어 다양한 형식으로 2차 이용됩니다. 현장의 팀 멤버는 물론, 매니저와 경영진에 있어서도 정보를 최대한 활용할 수 있어 최상의 선택입니다. 

일간 보고서를 대하는 방식에 따라 작업 생산성이 높아진다

일간 보고서에 축적된 정보는 아무것도 하지 않으면 그대로 묻히게 됩니다. 그러나, 적극적으로 공유하고 활용하면, 그것은 큰 가치가 됩니다. 일간 보고서를 쓰는 것은 그다지 즐거운 작업이 아닐지도 모릅니다. 그러나, 툴을 선택하고 활용법을 파악하여 실제로 운영한다면 그것은 큰 자산이나 마찬가지입니다. 이를 매니저부터 현장 멤버까지 모두가 인식하면 업무의 생산성은 한층 더 높아질 것입니다.

정보와 스피드가 비즈니스의 성패를 가르는 현대에서 일간 보고서 하나에도 신경 쓰고 유효하게 활용하는 것은 중요합니다. 

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