사내 커뮤니케이션 수단과 활성화 방법

 

작성일 : 2021.03.17

사내 커뮤니케이션의 개선과 향상은 기업에 많은 이익을 가져옵니다. 직원 간 원활하고 활발한 교류를 통해 얻을 수 있는 메리트는 다양하며 업무의 효율을 높여 고객 만족도는 물론 기업의 브랜드 가치 상승으로도 이어집니다. 그렇다면 사내 커뮤니케이션을 위해 무엇을 하면 좋을지 구체적인 예를 들어가며 설명하겠습니다.

사내 커뮤니케이션 향상의 목적은?

사내 커뮤니케이션의 향상은 많은 기업에서 중요한 과제입니다. 그러나, 단순히 상호 교류를 강화하기 전 그 목적을 명확히 하는 것이 중요합니다.

사내 커뮤니케이션이 원활하게 되면 현장은 물론 사내 전체, 나아가 회사 외부까지 좋은 영향을 끼칠 수 있습니다. 

그러나, 사내 커뮤니케이션 향상에서 가장 중요한 목적은 직원 전원이 동일한 목적과 이념을 공유하고 같은 방향으로 발전시키는 것입니다. 

「1초라도 빨리 달린다.」라는 목적이 있는 레이싱카와 같이 직원 전체가 동일한 목적을 공유하게 되면 조직에 일체감이 생깁니다. 그 결과, 모든 업무가 목적 달성을 위한 수단으로 이루어집니다.

「수직・수평・전체」 3가지 관점에서 생각하기

사내 커뮤니케이션은 「수직・수평・전체」 3가지 패턴으로 볼 수 있습니다. 사내 커뮤니케이션을 향상하기 위해서는 3가지 시점에서 각각 생각해보는 것이 중요합니다. 

수직적 커뮤니케이션

수직적 커뮤니케이션은 경영진과 현장 직원, 부서 내의 상사와 부하 등 상하 커뮤니케이션을 일컫습니다. 수직적 커뮤니케이션이 활발해지면 관리자부터 현장까지 기업 이념이 공유되어 조직으로서 일체감이 높아집니다. 또한, 현장에서 중대한 문제가 발생하는 경우에도 그 정보가 신속하게 경영진에 전달되어 회사로서 어떻게 대응할지 신속하게 판단을 내릴 수 있습니다.

수평적 커뮤니케이션

수평적 커뮤니케이션은 부서 내의 동료 간, 또는 부서별 커뮤니케이션을 일컫습니다. 입사 동기간의 커뮤니케이션은 발생하는 문제점에 대해 서로 돕고 해결할 수 있어 개인의 성장을 촉진할 수 있습니다. 또한, 각 부서 간 협동이 원활하게 이루어져 업무를 체계적으로 할 수 있습니다. 

전체적인 커뮤니케이션

수직적, 수평적 커뮤니케이션이 활성화되면 기업의 가치가 공유되어 한 조직으로서 잠재력을 끌어낼 수 있게 됩니다. 

모델링 된 사내 커뮤니케이션의 중요성

매사추세츠 공과 대학의 다니엘 김 교수는 「조직의 성공 순환」이란 모델을 지지합니다. 김 교수는 「관계・사고・행동・결과」이 4가지 요소를 향상시켜 「좋은 사이클」을 만들어 내는 것이 조직을 성공으로 이끈다고 설명합니다.

그러나, 이 4가지 요소 중 「관계」는 단독으로 완성할 수 없습니다. 즉, 이 단계에서는 상대와의 관계성을 향상하는 것이 중요하며, 이는 충분한 커뮤니케이션으로 이루어질 수 있습니다. 

이처럼, 사내 커뮤니케이션의 중요성・필요성은 이론상으로도 명확합니다.

사내 커뮤니케이션에서 얻을 수 있는 메리트

사내 커뮤니케이션이 활성화되면 구체적으로 어떤 메리트가 발생할까요?

여기서는 내부 메리트와 외부 메리트 2가지로 나눌 수 있습니다. 각각 예를 들어 보겠습니다.

사 내적인 메리트

내부에서 발생하는 메리트는 일상 업무에서 발생합니다. 업무 전달이 체계적이며, 진행 속도가 향상되고 의사소통이 개선되는 등 직원이 실감할 수 있는 부분입니다.

  • 생산성의 향상

커뮤니케이션이 활발해지면 각각의 작업 분담이 이루어져 업무가 원활하게 돌아가게 됩니다. 또한, 타 부서와의 연계가 필요한 프로젝트에서도 적절한 정보 공유와 확인이 이루어져 조직의 생산성 향상에 도움이 됩니다.

  • 직원 만족도 향상

수직적, 수평적 커뮤니케이션이 잘 되는 조직은 심리적으로 안정적이며 꾸준히 업무에 집중할 수 있습니다. 이러한 환경은 직원의 만족감을 끌어냅니다. 특히 관리자와 소통이 원활하면 본인의 업무에 책임감이 높아져 동기부여가 향상됩니다.

  • 정착률 향상

직원의 정착률 향상은 인사과의 중요 과제입니다. 퇴사 이유로 가장 많이 언급되는 것이 「사내 인간관계에서의 고민 및 불만」 입니다. 그러나 평소에 충분한 커뮤니케이션이 이루어진다면 그들의 문제점을  빨리 파악해 도움을 줄 수 있습니다. 이는 결과적으로 직원의 정착률을 향상시키는 효과를 기대할 수 있습니다.

사내 커뮤니케이션을 강화하는 방법은?

많은 메리트를 가진 사내 커뮤니케이션의 향상, 그렇다면 실제로 어떤 방법을 취하면 좋을까요? 기업의 조직 구성 및 사원의 연령층, 성격 등에 따라 하기와 같은 다양한 선택지가 있습니다.

사보

최근에는 웹 사보를 작성・발행할 수 있는 클라우드 서비스도 등장하고 있습니다. 문장과 이미지를 동시에 처리할 수 있기 때문에 창의적인 콘텐츠를 만들 수 있습니다. 이렇게 특별한 사보를 만든다면 이를 바탕으로 직원 간의 대화나 교류를 자연스럽게 이끌어갈 수 있습니다.

레크리에이션

많은 기업이 운동이나 게임 대회, 회사 여행 등 사내 레크리에이션 통해 직원과 교류를 향상하려고 합니다. 이러한 이벤트를 통해 사내 커뮤니케이션이 활성화되고, 젊은 인재 육성의 매개체로 활용할 수 있습니다. 사내 동아리를 통해 직원 개인의 개성과 특성을 발휘하여 커뮤니케이션을 향상하려는 기업도 많습니다.

미팅

여기서 말하는 미팅은 회의 혹은 면담과 같은 딱딱한 것이 아니라 편하게 이야기할 수 있는 미팅을 말합니다. 자유롭게 의견 교환하여 서로 진솔한 대화가 가능합니다. 다만 이러한 미팅을 의미 있게 하기 위해서는 참가자 상호 간에 단단한 신뢰 관계가 형성되어야 합니다. 그렇지 않으면, 단순한 이야기만으로 끝나버릴 가능성도 있습니다.

각종 툴로 교류를 촉진하기

특별한 이벤트를 없이 커뮤니케이션 툴을 활용해 기업 내부 교류를 촉진하는 것도 좋은 방법입니다. 

예를 들어, Salesforce가 제공하는 커뮤니케이션 툴 「Chatter (채터)」는 내부적으로 채팅, 토론 및 설문 조사가 가능하며 동영상과 파일도 자유롭게 공유할 수 있습니다. 여러 토픽에 관련된 최신 콘텐츠를 자동으로 표시하는 등 사내 커뮤니케이션을 가속하는 많은 기능을 탑재하고 있습니다.

이러한 툴을 활용하면 사내 교류를 촉진할 수 있습니다.

커뮤니케이션이 생각처럼 잘 안 될 때

마지막으로 사내 커뮤니케이션을 활발하게 이루어지지 않을 때 도움이 될 방법에 대해 소개해드리겠습니다.

리더가 적극적으로 관여하기

사내 커뮤니케이션이 활성화되지 않는 원인 중 하나는 「무슨 도움이 되는지 모르겠다」라는 분위기가 있습니다. 이를 불식시키 위해서는 경영진의 톱과 각 부서의 리더 등 결의권을 가진 멤버가 적극적으로 관여하는 것이 효과적입니다. 커뮤니케이션의 활성화에 어떤 메리트가 있고 이로 인해 조직이 얼마나 변할 수 있을지를 반복하여 설명하는 것이 중요합니다. 업무 해결이 용이해지고 일상 업무가 효율화되어 직원 개인이 얻을 수 있는 이익을 제시하는 것에도 효과적으로 작용할 것입니다.

무리 없는 활동을 지속하기

커뮤니케이션을 활성화를 사람의 몸에 비유를 하자면 「체질 개선」과 같은 것입니다. 만병통치약 같은 즉각적인 효과가 나타나는 방법은 없습니다. 그러므로 자사의 규모와 상황을 파악한 후 무리 없이 활동을 지속하는 것이 중요합니다. 빠른 결과를 내려 조급해하면 역효과가 나타날 수 있습니다. 필요에 따라 여러 방법을 하나씩 도입하며 지속하는 것이 중요합니다. 

커뮤니케이션이 기업을 성장시키는 근원이 된다

진의와 배경에 초점을 맞춘다면 시장에 혁신을 가져올 수 있는 콘텐츠로 발전할 수 있습니다. 

이를 실현 가능하게 하는 것도 직원 간의 깊은 상호 교류입니다. 즉, 커뮤니케이션의 활성화는 업무를 원활하게 하는 것뿐만 아니라 기업을 성장시킬 수 있는 바탕입니다. 

 

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