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23,000명의 세일즈포스 직원이 '미팅 없는 일주일'을 시도해 보았습니다. 그 결과 무슨일이 일어났을까요?

우리는 매우 흥미로운 실험을 시작했습니다. 모든 미팅을 취소하였습니다. 그 결과, 비즈니스에 대한 어떤 교훈을 얻었을까요?

직장 생활이 회의로 인해 소모되는 것 같다면 그건 단지 상상만이 아닐 것입니다. 재택근무 시대의 회의는 시간은 짧지만 더 많고 더 많은 사람들이 참석합니다. 이제 사전에 확고하게 자리 잡은 줌 피로는 두뇌, 기분, 생산성에 영향을 미치는 정당한 병 입니다. 이에 대한 대응으로 많은 조직에서 휴식의 한 형태로 회사 전체에서 회의가 없는 날(일반적으로 금요일)을 지정했습니다. 세일즈포스는 한 단계 더 나아져서 '회의가 없는 주' 라는 실험을 했습니다.

2021년 말에 몇 주 동안 조직의 많은 부분이 1주일 동안 총 23,000명의 직원을 회의 없이 진행하려고 했습니다. 고위 경영진부터 개인 기여자에 이르기까지 모든 사람은 더 나은 작업 방법을 찾고 업무 시간을 보다 효율적으로 관리하기 위해 모든 회의(중요한 비즈니스 문제, 교육 및 고객 회의 제외)를 취소하도록 권장했습니다.

수백만 명의 사람들이 원격으로 일하고 있기 때문에 이러한 종류의 그로스 해킹은 많은 기업의 최우선 과제입니다. Harvard Business Review 의 최근 기사에서는 일하는 방식을 바꿔야 한다고 언급했습니다. "'오후 5시에 로그아웃하는 것과 같은' 의미 있는 반창고 솔루션은 지식 근로자의 자율성과 통제력을 강탈하는 유해한 규범이 그대로 유지된다면 거의 달성되지 않습니다."

회의가 없는 한 주가 천국처럼 들린다면 계속 읽어보세요. 아마도 당신은 우리가 배운 것에 놀랄 수 있습니다. 

미팅을 없애기 위한 준비

회의가 많은 문화에서는 수천 명의 사람들에게 회의 없이 가도록 요청하기 전에 세부적인 계획을 세우고 문제가 될 수 있는 일에 대비할 수 있는 충분한 시간을 주는 것이 중요합니다. 세일즈포스는 목표와 기대치가 포함된 준비 가이드를 배포했습니다. 그 팁에는 브레인스토밍 회의를 Jamboard 또는 Miro와 같은 디지털 채널로 옮기는 것, 정기 스탠드업 회의를 Slack 또는 Quip 업데이트로 옮기는 것, 긴 시간 동안 헤드다운 작업에 집중하기 위한 작업이 포함됩니다.  

연이은 회의에서 대부분의 시간을 보내는 Peter Gaylord 연구 및 콘텐츠 부사장은 "미팅 없이 작업하는 것이 매우 어려웠습니다. “나는 그 개념에 흥미를 느꼈지만 조금 회의적이었습니다. 그래도 우리가 운영하는 방식의 경계를 테스트할 수 있어서 기뻤습니다.” 

이 실험의 또 다른 중요한 요소는 다음과 같은 질문을 다루는 자주 묻는 질문(FAQ) 문서를 회람하는 것이었습니다. 무엇이 중요한 회의로 간주됩니까? 고립감을 느끼지 않으려면 어떻게 해야 합니까? 프로젝트를 계속 진행하려면 어떻게 해야 합니까? 어떻게 우선순위를 정합니까? 

이러한 질문에 대한 대부분의 대답은 협업 디지털 도구에 의존하는 것이었습니다. 예를 들어 팀과 인사하고, 재생 목록을 공유하고, 스탠드업 회의를 업데이트를 위한 통합 워크플로로 대체했습니다.

미팅이 없는 일주일

처음 며칠은 일부 사람들, 특히 워크로드의 우선 순위를 지정하고 팀원을 업데이트하기 위해 일일 스탠드업 회의를 하는 사람들에게 다소 불편했습니다. 

프로젝트 관리의 선임 전문가인 Erika Symczak은 "매일매일의 업데이트는 우리 팀에게 매우 중요하며 모든 사람의 즉각적인 업데이트가 없는 날에는 상황을 진행하기가 어려웠습니다."라고 말했습니다. 

그녀의 팀은 정기 회의 대신 마감일을 정했습니다. 모든 사람들은 오전 8시까지 Slack을 통해 팀을 업데이트했으며 오전 10시까지 피드백이 필요했지만 단점이 있었습니다. 

그녀는 “2시간은 긴 시간이다"라며 "업데이트와 피드백을 15분 안에 다룰 수 있었을 텐데, 그래서 비효율을 느꼈다"고 고백하였습니다.

이것은 내부 조사에서 강화되었으며, 서면 의사 소통의 증가가 주요한 마찰 지점임을 보여주었습니다. 미팅이 없는 기간동안 디지털기기에 의존하는 것의 또 다른 단점은 컨텍스트와 뉘앙스가 부족하고 디지털 업데이트 및 메시지 스트림의 증가를 따라잡기가 어렵다는 것입니다. 

명확성이 더 필요했을 때 일부 팀 은 채널 또는 다이렉트 메시지 내에서 누군가와 연결하기 위한 오디오 도구인 Slack 허들 을 사용했습니다. +톡은 빠른 통화에서 무언가를 통해 말하는 것이 입력하는 것보다 빠를 때 유용합니다. 

Slack 클립을 사용하면 오디오 및 비디오 클립을 녹음하여 동료와 업데이트 및 짧은 정보를 공유할 수 있습니다. Clippers는 녹화 중에 화면을 공유할 수 있으며 모든 클립은 자동으로 전사됩니다. 여러 팀은 최근 현장 회의에 앞서 클립을 사용하여 최우선 순위를 공유했습니다. 

가장 좋은 부분이라면? 클립의 길이는 최대 3분입니다. 

새로운 협업 도구가 노 미팅 데이를 더 쉽게 만든다 하더라도 뿌리깊은 작업 습관을 바꾸려면 시간, 노력, 더 과감한 실험이 필요할 것입니다.”

여러 팀이 공유 문서를 사용하여 일주일 내내 업데이트를 제공했습니다. 요점: 많은 사람들이 앞으로 예정된 회의보다 먼저 이러한 업데이트를 제공하여 시간을 절약하고 관리자가 업데이트를 더 일찍 소화하고 응답을 준비할 수 있는 기회를 제공해야 한다는 것을 깨달았습니다. 

Gaylord는 “정말로 60분 회의가 필요한지 여부를 생각해보게 되었다는 것이 가장 큰 이점"이라고 말합니다. 

또 다른 큰 이점은 웰빙과 근무 시간에 대한 통제력 강화입니다. 직원들은 다른 회의를 준비하는 데 어려움을 겪지 않고 점심을 먹거나, 강아지를 산책시키거나, 오랫동안 미뤄두었던 자기계발 시간을 갖거나, 깊이 생각할 시간을 갖는 것 등을 높이 평가했습니다. 

이러한 상황에서 직원들은 도구를 사용하여 알림 및 경고를 일시 중지 했습니다. 동시에 팀은 자신의 상태를 설정하고 해당 동료의 상태에 따라 동료에게 메시지를 예약하는 방법을 배웠습니다. 

Symszak은 "이를 통해 커뮤니케이션에 대해 더 의도적으로 접근할 수 있었다"라고 말했습니다. "급한 일이 있으면 처음 몇 마디로 그렇게 말하고 생각을 하나의 메시지 대 여러 메시지로 통합했습니다."

오늘날의 협업 도구 는 복잡함을 줄이고 협업과 생산성을 높이며 사용자가 작업 방식을 훨씬 더 많이 제어할 수 있도록 설계되었습니다. 디지털 도구는 정기 회의를 대체할 수 없고 대체해서는 안 되지만, 우리의 실험은 사람들로 하여금 자신의 흐름을 재고하고 처음부터 회의 일정을 잡는 것에 대해 다시 생각하게 했습니다. 

'미팅 없는 기간' 동안 우리가 얻은 것

회의, 특히 가상 회의에 대해 불평하는 만큼 많은 사람들이 상호 작용을 놓쳤습니다. 실제로 연결 끊김, 커뮤니케이션 부족이 주요 문제점으로 지적되었습니다. 특히 하루 종일 발생하는 사회적 접점. 이것은 혼자 사는 원격 근무자나 여러 기능을 함께 일하는 사람들에게 특히 심각했습니다.  

고객 마케팅 이사인 LeeAnn Edmonston은 “제가 운영하는 프로젝트는 혼자 하는 것이 아니었지만, 주중에는 나 혼자만의 화이트보드 작업을 하고 있었다”고 말했습니다. 

무엇보다 지속적인 변화는 이루기 어렵다는 것을 배웠습니다. 새로운 협업 도구 가 미팅없는 작업을 더 쉽게 만든다  하더라도 뿌리깊은 작업 습관을 바꾸려면 시간, 노력, 더 과감한 실험이 필요할 것입니다.

단점에도 불구하고 설문에 응한 직원의 대다수(81%)는 최소한 분기별로 더 많은 '미팅 없는 주'를 원한다고 말했습니다. 한 조직, 기술, 마케팅 및 제품(TMP)은 올해 여러 계획을 계획할 가능성이 높습니다.  

참가한 23,000명의 직원 중 일부의 주요 긍정적인 시사점: 

  • 93%는 스트레스 감소(70%) 및 생산성 향상(72%)을 포함하여 적어도 하나의 긍정적인 영향을 끼쳤다고 보고했습니다.
  • 61%는 같은 시간 동안 일했고 20%는 더 적게 일했다고 답했습니다.
  • 52%는 작업 속도가 더 지속 가능하고 관리 가능하다고 말했습니다.
  • 사람들은 그것을 진지하게 받아들였습니다. 회의에 10시간 이하를 보낸 사람들의 비율은 일반적인 주에 37%에서 91%로 증가했습니다. 회의에서 20시간 이상을 보내는 사람들은 21%에서 1%로 떨어졌습니다.
  • 46%는 비동기식으로 더 잘 작동하는 방법을 배웠다고 말했습니다.

확언은 제쳐두고, 여기에 이 ​​규모의 변화가 어렵다는 확실한 신호가 있습니다. 18%만이 회의가 없는 주간이 회의에 대한 행동을 바꿀 것이라는 데 강력히 동의한 반면, 8명 중 1명만이 회의를 영구적으로 취소하거나 참석을 중단할 수 있다고 밝혔습니다. . 

그렇다고 해서 조직이 새롭고 대담하며 더 나은 작업 방식을 찾기 위한 실험을 중단할 것이라는 의미는 아닙니다. 
Gaylord는 "이를 시도하려면 집행부 기능이 필요하다"고 말했습니다. “분명히 장점이 있었지만 더 잘하려면 계속 노력이 필요합니다. 스스로를 노력하고 더 나아지는 점은 분명 가치 있는 일”이라고 말했습니다.

 

 
 

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