PDCA 사이클을 원활히 돌리는 포인트는?

 

작성일 : 2021.04.20


PDCA 사이클이 제대로 돌아가야 업무가 기업이 성장할 수 있습니다. 그러나, PDCA를 실행하는 데 있어서 몇 가지 주의해야 할 사항이 있습니다. 이 글에서는 PDCA의 기본 개념과 함께 주의할 점에 대해 소개합니다.

PDCA란?

PDCA는 1990년대 말부터 도입된 태스크 관리 방법으로 업무 효율성을 높이는 데 사용됩니다. 현재에도 기업의 성과를 높이는 방법으로 비즈니스상에서 자주 거론되고 있습니다.

PDCA의 각 4글자는 업무상의 4가지 프로세스를 의미하며 P를 시작으로 단계별로 진행되어 A를 통해 다시 P로 돌아옵니다. 즉, PDCA란 나선형 계단을 오르는 것처럼 4가지 업무 프로세스를 반복해 업무를 효율화합니다. 보통 「PDCA 사이클」 또는 「PDCA를 빠르게 돌린다」라고 하기도 합니다.

PDCA의 4가지 단계

우선, PDCA의 각 4글자가 나타내는 단계에 대해 알아야 합니다. PDCA는 「Plan」 「Do」 「Check」 「Action」의 앞글자로 각각 「계획」 「실행」 「평가」 「개선」을 의미합니다. 

이 4단계를 순서대로 반복하면 업무를 개선할 수 있습니다. 그렇다면 단계에 대해 알아보겠습니다. 

  • Plan / 계획

「Plan」 단계에서는 목표를 설정하고 이를 실현하기 위한 가설을 바탕으로 계획을 세웁니다. 「누가」「무엇을」「왜」「얼마나」「언제까지」「어떻게」를 생각하며 계획해야 합니다. 여기서 중요한 점은 현실적인 목표를 설정하는 것입니다. 또한, 급한 안건이 아니더라도 성과를 내기까지의 기한을 설정해 둘 필요가 있습니다.

  • Do / 실행

「Do」 단계에서는 업무 프로세스와 결과를 나중에 평가할 수 있도록 활동 내역을 기록해 두는 것이 좋습니다. 이때 몇 가지 지표를 선택하여 수치화하여 기록하면 평가자의 주관을 배제하고 객관적인 평가를 할 수 있습니다.

  • Check / 평가

「Check」 단계에서는 활동 결과를 평가합니다. 애초의 계획대로 실행했는지 그 성과는 

예상대로 달성했는지 등을 평가합니다. 단순하게 달성 여부가 아니라 왜 그렇게 되었는지 요인을 찾는 것이 중요합니다. 이는 다음 「Action」에서도 연결됩니다.

  •  Action / 개선

「Action」 단계에서는 목표 실현을 위해 평가 단계에서 개선이 필요한 부분을 수정하는 단계입니다. 잘못된 점을 고치는 것뿐만 아니라 잘된 점을 더 발전시키는 것이 더 중요합니다. 그 후 다시 현실적인 목표를 설정하고 「Plan」 단계로 돌아가 PDCA 사이클을 순서대로 반복합니다.

PDCA가 제대로 돌아가지 않을 경우 어떻게 해야할까

PDCA 사이클은 우수한 업무 개선의 방법으로써 오래 사용됐습니다. 한편, “PDCA가 제대로 작용하지 않는다”, “PDCA 단계를 거치는 속도가 느리다”라는 의견이 있을 수도 있습니다. 이러한 경우 먼저 PDCA 사용법이 잘못되지는 않았는지 혹은 사이클의 회전을 멈추는 제동 요소가 무엇인지를 검증해봐야 합니다.

4가지 스텝을 재검증해보기

우선, PDCA 4가지 단계가 제대로 작동하고 있는지 확인해야 합니다. 자주 범하는 실수로는 첫 번째 Plan(계획)을 너무 완벽하게 세우려 많은 시간을 소비하는 경우입니다. 변화가 심한 현대  사회에선 이 단계에 시간을 오래 투자할 필요가 없습니다. 계획은 언제까지나 가설이기 때문에 곧바로 Do(시행) 단계로 넘어가야 합니다. 또한, Check(평가)와 Action(개선)에서 사소한 수정만 계속해서 하다가는 큰 틀을 놓쳐 과감한 변화가 불가능할 수 있습니다.

PDCA가 잘 진행되지 않는다면 단계별로 검증하여 알맞게 작용하고 있는지 확인해야 합니다. 검증이 완료되었다면 각 단계 평가 요소를 하나씩 살펴봅시다.

「Plan」에서 설정한 허들을 높이는 적절한가

최초 목표설정이 너무 높으면 실행하기 어려워 기획만으로 끝날 가능성이 커집니다. 또한, 효과가 낮아져 결과를 정확하게 평가하는 것도 불가능합니다. PDCA 사이클은 계속하여 성과를 내는 모델이기 때문에 첫 번째에 완벽할 필요가 없습니다. 오히려, 기준을 적은 노력만으로도 성취할 수 있는 정도로 설정을 해 두면 불필요한 부분을 없애거나 목표치를 조정하는 데 효과적입니다.

「Do」를 클리어하고 있는가

PDCA 사이클이 작용하지 않거나 제대로 결과가 나오지 않는 경우, 「Do」 단계를 검증해봐야 합니다. 애초 계획한 대로 실행되고 있는지를 확인하고 그렇지 않으면 이유를 생각해보아야 합니다. 

대부분 「Do」가 불가능한 이유는 활동 계획을 실행하는 데 무리가 있거나 진행이 느슨해진 경우입니다. 「Plan」 단계가 불합리하거나 업무 프로세스 어딘가에 작업 부하가 집중되어 있으면 그 부분에서 병목현상이 나타납니다. 이러한 이유로 「Do」가 제대로 진행되지 않는 경우 「Plan」을 포함한 모든 단계를 재검토해 볼 필요가 있습니다. 

「Check」를 충분하게 하고 있는가

소수 정예로 이루어진 벤처기업은 시대에 맞춰 빠르게 대응합니다. 업무를 서둘러 진행하다 보니 「Check」 단계에서 충분한 검증 없이 다음 단계로 넘어가는 경우가 있습니다. 그러나, 이 단계를 잘 시행하지 않으면 검증에서 놓치는 부분이 생겨 효과적인 개선책을 세울 수 없습니다. 또한, 개선의 성과를 서둘러 내려고 몇 가지 사항을 계속해서 변경하면 많은 요소가 결합하여 정확한 분석을 할 수 없습니다.

비즈니스에 있어 빠른 속도는 큰 무기이자 강점이지만 빠르기만 해서 모두 좋은 것은 아닙니다. 신속성보다는 정확성이 더 중요하므로, 확실하게 확인한 후에 다음 단계인 「Action」으로 넘어가야 합니다.

「Action」에서 너무 망설이고 있지 않는가

평가만 하고 개선책을 만들지 않으면 오랜 시간이 지나도 변하지 않습니다. 또한, 평가에 대해 어떤 손을 쓰지 않고 망설이게 되면 이 또한 동일한 결과를 불러옵니다.

PDCA 사이클은 서로 연결된 루프로써 계속해서 적용합니다. 그러므로 한 단계에서 지체되거나 끊긴다면 루프 전체가 멈추게 됩니다. 그리고, 한 번 루프가 멈추면 그것으로 끝나버릴 가능성도 있습니다.

PDCA는 가설에 대해 결과를 평가하고 개선하여 그 효과를 향상하는 것입니다. 항상 한 번에 큰 성과를 얻을 수는 없기에 즉각적인 효과를 기대하기도 어렵습니다. 어느 정도 속도감으로 단계를 반복하여 지속적인 성과를 목표로 하는 것이 중요합니다.

PDCA를 효과를 더 높이기 위한 포인트는?

PDCA 사이클의 효과를 더욱 높이기 위해서는 몇 가지 주의해야 할 사항이 있습니다. 각 단계를 재검증하며 PDCA 사이클을 진행해야 합니다.

목적・목표를 명확하게 설정하기

「Plan」을 시작하기에 앞서 우선 목적과 목표를 명확하게 하는 것이 중요합니다. 목적이란 최종적인 도달점이고 목표는 목적을 실현하기 위한 통과점입니다. 목적이 명확하면 얼마만큼의 지원과 시간을 할애해야 성과가 생길지 보이게 됩니다. 따라서 목표를 실현하기 위한 계획 세우기가 가능합니다.

목표는 PDCA의 단계를 여러 번 반복한 후 마지막을 의미합니다. 기업 내 사람들이 목표를 이해하여야 PDCA를 돌리는 데 의미와 동기가 생깁니다.

PDCA 사이클도 마찬가지로 처음이 중요합니다. PDCA를 돌리는 목적과 목표를 명확하게 하며 이를 관계자들과 공유해야 합니다.

상황을 정기적으로 체크하고 레포트하기

PDCA 사이클을 돌릴 때 진행 상황을 함께 정리해야 합니다. 진행 시 발생하는 문제가 없는지 확인해야 하며 필요에 따라 개선책을 내야 합니다.

또한, 어떠한 조치 또는 개선을 하면 어떤 결과가 나타나는지를 여러 방식으로 기록해야 합니다.

지속적으로 돌리기

PDCA 사이클은 한 번 돌리는 것만으로 큰 성과를 낼 수 없습니다. 단계를 반복적으로 순환하면서 개선해 나가는 방법이기 때문에 사이클을 멈추지 않고 돌리는 것이 중요합니다.

예를 들어, 개선의 결과를 평가하기까지는 좋았으나 근본적이고 혁신적인 「Action」이 나오지 않는 경우가 있습니다. 계속해서 문제점이 발생하면 결국 사고회로가 정지하게 됩니다. 이때 이러한 상황에서 할 수 있는 방법이 무엇인지에 대해 생각하는 것이 중요합니다.

이를 위해선 개선을 목표로 하는 것이 아니라 지속적인 개선 하는 것이 더 중요합니다.

Check에 적절한 툴을 활용하기

PDCA 사이클을 돌리는 과정에서 KPI(Key Performance Indicator: 핵심 성과 지표)를 설정하고 그 결과를 평가하거나 활동 내용을 기록하고 공유합니다. 이러한 작업을 효율적으로 하기 위해서는 SFA 같은 툴을 활용하는 것을 추천합니다.

특히, KPI를 변경하거나 결과를 수치화하는 경우 SFA는 실시간으로 수치를 관계자에게 공유할 수 있으므로 신속하게 PDCA를 돌릴 수 있어 편리합니다.

특히 「Action」 부분에서 KPI가 설정되어 있다면 툴 사용 능력에 따라 작업 시간을 단축할 수 있습니다. 이 툴을 사용하여 PDCA를 돌리면 총 가치를 집계하는 작업 시간이 단축됩니다. 

PDCA를 원활하게 돌려 성과를 높이자

최근 몇 년 동안 PDCA에 대해 부정적인 의견도 있었지만, 그중 대부분은 PDCA를 잘못 사용하는 경우가 많았습니다. PDCA 사이클은 지속해서 기업을 진화시키는 수단입니다. 또한, 사용하는 법에 따라 충분한 성과를 발휘할 방법이기도 합니다.

각각의 단계를 생각하며 PDCA 사이클을 돌려봅시다. 그리고 이 사이클이 업무 개선에 얼마나 도움이 되었는지 확인해보기 바랍니다.

 

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