명함 관리법이 매출을 결정한다

 

작성일: 2020.08.03

클라이언트 혹은 거래처 등과 같이 많은 사람과 교환하는 명함. 그 장수가 늘어날수록 관리도 그만큼 어려워질 수밖에 없습니다. 이에 디지털로 관리하는 기업이 늘어나고 있는데, 과연 그 데이터는 얼마나 그리고 충분히 활용되고 있을까요?

쌓인 명함은 단지 데이터베이스에 불과합니다. 명함에는 많은 고객정보가 담겨있기 때문에 명함관리를 고객관리로 제대로 연결해야만 이 데이터베이스가 비로소 매출 증대로 이어지게 됩니다. 이 장에서는 명함 관리의 중요성, 효과적인 명함 관리 방법 및 명함 관리 툴의 선택 방법에 대해 설명하겠습니다.

관리된 명함은 고객정보를 통해 많은 이익을 얻을 수 있다

명함을 제대로 관리하려고 해도 어느 순간 점점 늘어나는 명함의 장수에 관리의 어려움이 생기게 됩니다. 오래도록 연락을 하지 않은 클라이언트에게 연락을 하려고 할 때 「그분의 명함 어디로 갔지?」  라며 찾아 헤맨 경험이 있지 않으신가요?

최근 몇 년 동안 명함을 관리하는 많은 디지털 툴이 등장했습니다. 그러나 이러한 툴을 사용하기 앞서, 명함에 대한 의식 개선이 먼저 요구됩니다. 「명함은 단지 연락 리스트가 아니다」 라는 인식을 가져야 합니다.

세미나를 개최하거나 전시회나 박람회에 참가하면 방문자로부터 실제로  많은  명함을 받게 됩니다. 명함에는 다양한 정보가 담겨 있습니다. 회사명, 주소, 전화번호, Fax 번호, 메일 주소. 명함의 뒷면에는 사업 내용 등이 나열되어 있습니다. 어느 쪽에 치우침 없이 이 모든 것들이 다 귀하의 비즈니스에 귀중한 정보이고 자산입니다.

귀중한 정보이자 자산인 명함, 이 명함을 모두 데이터로 기록・축적해두면 필요할 때 바로 찾을 수 있습니다. 또한, 업종별로 분류하는 것도 가능합니다. 조금 수고스럽지만 공개된 자본금 및 종업원 수 등의 데이터로부터 기업 규모별로 나누어 두는 것도 가능합니다. 이렇게 데이터가 늘어나게 되면, 자사 제품에 대해 어떤  기업에서 흥미를 갖고 있는지 파악이 가능해지고, 마케팅에 큰 도움이 되는 자원으로 활용할 수도 있습니다.

파일 혹은 서랍 어딘가에 방치해둔 명함은 그저 종이뭉치 그 이상도 그 이하도 아니게 됩니다. 그러나 만일 당신이 조금만 손을 대어 관리한다면? 더는 종이뭉치가 아닌 비즈니스 매출의 열쇠가 되는 것입니다.

디지털 명함 관리의 장점

명함을 디지털화 하여 관리하는 여러 방법 및 툴이 있습니다. 모두 아날로그와는 다른 많은 장점을 갖고 있습니다. 대표적인 몇 가지의 장점을 소개하겠습니다.

별도의 보관 장소 불필요

명함 파일은 의외로 공간을 차지하며, 파일의 수가 늘어나게 될 수록 공간을 확보하는 것이 어려워집니다. 그러나, 이를 디지털로 관리하게 되면 더는 별도의 장소에 물리적으로 보관할 필요가 없습니다. 특히, 클라우드  서비스를 사용할 경우에는, 외근 중에도 스마트폰이나 태블릿을 통해 확인이 가능하다는 추가적인 장점이 있습니다.

더는 방문처에 가는 중에 「그 담당자 부서가 어디었더라..」 하며 당황할 필요가 없습니다.

신속한 검색 가능

아날로그 방식의 명함 관리의 경우, 명함을 찾기까지 많은 시간이 소요됩니다. 하지만 디지털 관리에서는 순식간에 내게 지금 필요한 명함을 검색할 수 있습니다.  시간의 절약과 효율적이 활용은 비즈니스에서 황금과도 같습니다. 명함관리, 이것이 바로 시간의 절약이고 효율입니다. 기존의 아날로그 방식으로 시간을 낭비할 필요가 없습니다.

간편한 입력

디지털 관리의 경우, 명함을 입력할 때 전용 소형 스캐너에서 명함을 스캔하거나 스마트 폰에서 촬영하는 방법이 널리 사용되고 있습니다. 간단한 작업으로 손쉬운 등록이 가능해 전혀 수고스럽지가 않습니다.

데이터 활용 가능

디지털 관리의 큰 이점은 바로 데이터의 활용입니다. 텍스트 데이터로 입력한 정보는 자사 고객 혹은 잠재 고객 정보로 활용할 수 있습니다. 때문에, 영업지원 시스템 (SFA)이나 CRM에서도 이러한 데이터를 효과적으로 사용할 수 있습니다.

명함관리 툴의 명함 읽는 방법

명함관리 툴은 명함 그 자체를 이미지로 읽어 그것을 OCR이라 불리는 문자 인식 소프트에서 해석한 후 텍스트 데이터로 만듭니다. 명함을 인식하는 방법은 툴마다 다릅니다. 아래에서는 명함 인식 방법 2가지를 소개하겠습니다.

전용 스캐너로 읽는 타입

명함 전용 스캐너를 사용하는 타입입니다. 스캐너로 스캔한 이미지는 전용 소프트의 OCR 기능으로 텍스트화되어 데이터베이스로 보존됩니다. 대량의 명함도 고속으로 처리할 수 있기 때문에 명함을 자주 주고받는 사람에게 적합합니다. 

또한, 스캔한 데이터를 엑셀 형식이나 CSV 형식으로 출력하는 것도 가능합니다.

스마트폰 카메라로 읽는 타입

스마트폰 등에서  촬영한 명함 이미지를 OCR로 텍스트화하여 기록하는 타입입니다. 내용을 확인하고 필요에 따라 수정할 수 있는 경우도 있습니다. 별도의 전용 기기가 필요하지 않고 언제 어디서나 명함 정보를 공유할 수 있는 특징이 있습니다. 명함을 받고 즉시 혹은 돌아가는 길에 명함을 데이터화가 가능합니다. 

매출로 직결되는 명함 관리 방법은?

앞에서 다루었듯, 제대로 된 명함 관리는 매출의 증대로 이어지게 됩니다. 관리  툴을 사용한 명함 정보 활용이 곧장 매출로 연결되는 것입니다. 그러나 그 전에 미리 알아두어야 할 점이 있습니다.

배제하지 않고 정보 공유하기

아날로그 명함 관리는 배제성이 강합니다. 명함이라는 것이 고객의 DB가 될 수 있습니다. 비즈니스에서는 이것이 곧 영업실적과 연결되기에 나만의 자산이라는 생각이 강할 수밖에 없을 것입니다. 즉, 내 책상 옆 동료라도 어떤 고객을 담당하고 있는지 부서 내에 알고 있는 사람은 없을 것입니다. 이렇게 되면 자사 담당자가 부재중에 어떤 문제가 발생하더라도 바르게 대응하는 것이 어려워집니다.

그러나, 명함 관리가 디지털화되어 명함 정보가 부서내에 공유된다면, 먼저 고객을 대응한 후 담당자에게 연락을 취해 상황을 설명할 수 있습니다. 명함이 영업의 중요한 나만의 자산임은 분명합니다. 그러나 이 자산이 공유된다고 해서 이것이 실적의 공유를 의미하지는 않습니다. 오히려 신속한 고객 응대가 고객 만족으로 이어져 영업 성과를 향상시키게 됩니다.

명함관리의 목적을 명확히 하기

단지  「명함을 찾는 수고와 시간의 단축」 이 목적이라면, 단순한 관리 툴로도 충분합니다.  그러나, 만약  「명함정보를 활용한 전화 영업」 이 목적이라면 텍스트 데이터 출력 기능을 사용해야합니다. 혹은 「잠재고객 리스트로의 융성에 활용하는 것」 이라는 목표가 있다면 영업지원 시스템  (SFA)나 CRM과 같은 다른 툴과의 연계를 고려할 필요가 있습니다.

목적에 따라 사용해야하는 툴과 기능이 다르므로 명함 관리의 목적이 무엇인지를 처음부터 명확히 해두지 않으면 툴 선택은 어렵습니다. 반대로 목적이  명확하다면, 사용자의 목적에 꼭 맞는 최적의 툴은 저절로 정해질 것입니다.

영업지원 시스템 (SFA)과 CRM과의 연계로 효과적인 육성 가능

명함 정보를 영업지원 시스템이나 CRM에 연계한 후 여기에 접촉한 채널 및 커뮤니케이션 이력을 추가하게 되면 해당 명함 데이터가 잠재 고객 리스트로도 활용 가능해집니다. 영업지원 시스템과 CRM에 고객과 어떤 커뮤니케이션을 했는지 시간별로 기록이 가능하고, 고객의 구매 니즈에 대한 정보도 담을 수 있습니다. 또한, 다양하게 분할된 정보를 추출하는 것도 가능하기 때문에 모아둔 명함을 비효율적으로  방치하지 않고 자사의 리드로 육성하는 것이 가능합니다. 명함 관리 툴에는 널리 사용되고 있는 영업지원 시스템이나 CRM과 원활하게 연계할 수 있는 제품도 있습니다. 이미 영업지원 시스템과 CRM을 도입하고 있는 기업이라면, 이러한 관리 툴을 사용하는 것도 좋은 방법일 것입니다. 명함관리의 목적이 「명함 정보를 꺼내기 쉬워진다」 가 아닌 「기업의 고객 관리로 기능화하겠다」 일 때 비로소 매출로 연결지을 수 있는 것입니다.

명함 관리 툴 선택 방법

자, 이젠 명함 관리 툴의 선택 방법에 대해 생각해봅시다. 이미 시장에는 많은 툴이 있어 그중 하나를 선택하는 것은 쉬운 일이 아닙니다. 하지만, 이하의 포인트를 유념해둔다면, 명함 관리 툴의 선택이 더는 어렵지 않게 됩니다.

사용 목적에 맞는가?

많은 기능을 원하지 않는다면 간단하고 단순한 제품으로 충분합니다. 그러나, 「명함 정보를 고객 관리에 활용하고 싶다」 라는 목적 달성이 필요할 것이라고 판단되면 그러한 기능을 가진 툴을 미리 도입하는 것이 더 효율적입니다.

사내에서 데이터를 공유할 수 있는가?

각각의 사원이 가지고 있는 명함을 전사원이 공유하게 된다면 우선 유효한 인맥 활용이 가능해집니다. 또한, 거래에 필요한 주요 인물에게 최단 거리로 접촉하는 것도 가능해집니다. 이때, 명함 관리 툴로서 클라우드 서비스를 이용한다면, 단순한 공유를 넘어 언제 어디서나 최신 정보에까지 접근할 수 있어 더욱 편리해집니다.

보안이 견고한가?

네트워크에서 디지털 데이터를 취급하는 경우 보안 대책은 필수입니다. 정보가 유출되는 일이 없도록 어떤 보안 대책을 가졌는지 반드시 확인하십시오.

유익한 정보원인 명함, 더욱더 활용하기

관리 툴을 사용하여 명함 정보를 활용한다면, 원활하게 매출 증대로 연결시킬 수 있을 것입니다. 오늘의 콘텐츠를 통해 당신은 이제 올바른 명함 관리 툴을 선택할 수 있게 되었습니다. 종이 꾸러미에 지나지 않는 명함을 매출 증대로 연결시키는 것은 바로, 명함 관리 툴입니다. 현명한 선택과 효율적인 관리로 비즈니스의 수익을 증대 시켜보세요.
 

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