명함 관리법이 매출을 결정한다
작성일: 2020.08.03
클라이언트 혹은 거래처 등과 같이 많은 사람과 교환하는 명함. 그 장수가 늘어날수록 관리도 그만큼 어려워질 수밖에 없습니다. 이에 디지털로 관리하는 기업이 늘어나고 있는데, 과연 그 데이터는 얼마나 그리고 충분히 활용되고 있을까요?
쌓인 명함은 단지 데이터베이스에 불과합니다. 명함에는 많은 고객정보가 담겨있기 때문에 명함관리를 고객관리로 제대로 연결해야만 이 데이터베이스가 비로소 매출 증대로 이어지게 됩니다. 이 장에서는 명함 관리의 중요성, 효과적인 명함 관리 방법 및 명함 관리 툴의 선택 방법에 대해 설명하겠습니다.
관리된 명함은 고객정보를 통해 많은 이익을 얻을 수 있다
명함을 제대로 관리하려고 해도 어느 순간 점점 늘어나는 명함의 장수에 관리의 어려움이 생기게 됩니다. 오래도록 연락을 하지 않은 클라이언트에게 연락을 하려고 할 때 「그분의 명함 어디로 갔지?」 라며 찾아 헤맨 경험이 있지 않으신가요?
최근 몇 년 동안 명함을 관리하는 많은 디지털 툴이 등장했습니다. 그러나 이러한 툴을 사용하기 앞서, 명함에 대한 의식 개선이 먼저 요구됩니다. 「명함은 단지 연락 리스트가 아니다」 라는 인식을 가져야 합니다.
세미나를 개최하거나 전시회나 박람회에 참가하면 방문자로부터 실제로 많은 명함을 받게 됩니다. 명함에는 다양한 정보가 담겨 있습니다. 회사명, 주소, 전화번호, Fax 번호, 메일 주소. 명함의 뒷면에는 사업 내용 등이 나열되어 있습니다. 어느 쪽에 치우침 없이 이 모든 것들이 다 귀하의 비즈니스에 귀중한 정보이고 자산입니다.
귀중한 정보이자 자산인 명함, 이 명함을 모두 데이터로 기록・축적해두면 필요할 때 바로 찾을 수 있습니다. 또한, 업종별로 분류하는 것도 가능합니다. 조금 수고스럽지만 공개된 자본금 및 종업원 수 등의 데이터로부터 기업 규모별로 나누어 두는 것도 가능합니다. 이렇게 데이터가 늘어나게 되면, 자사 제품에 대해 어떤 기업에서 흥미를 갖고 있는지 파악이 가능해지고, 마케팅에 큰 도움이 되는 자원으로 활용할 수도 있습니다.
파일 혹은 서랍 어딘가에 방치해둔 명함은 그저 종이뭉치 그 이상도 그 이하도 아니게 됩니다. 그러나 만일 당신이 조금만 손을 대어 관리한다면? 더는 종이뭉치가 아닌 비즈니스 매출의 열쇠가 되는 것입니다.
디지털 명함 관리의 장점
별도의 보관 장소 불필요
명함 파일은 의외로 공간을 차지하며, 파일의 수가 늘어나게 될 수록 공간을 확보하는 것이 어려워집니다. 그러나, 이를 디지털로 관리하게 되면 더는 별도의 장소에 물리적으로 보관할 필요가 없습니다. 특히, 클라우드 서비스를 사용할 경우에는, 외근 중에도 스마트폰이나 태블릿을 통해 확인이 가능하다는 추가적인 장점이 있습니다.
더는 방문처에 가는 중에 「그 담당자 부서가 어디었더라..」 하며 당황할 필요가 없습니다.
신속한 검색 가능
간편한 입력
데이터 활용 가능
명함관리 툴의 명함 읽는 방법
전용 스캐너로 읽는 타입
명함 전용 스캐너를 사용하는 타입입니다. 스캐너로 스캔한 이미지는 전용 소프트의 OCR 기능으로 텍스트화되어 데이터베이스로 보존됩니다. 대량의 명함도 고속으로 처리할 수 있기 때문에 명함을 자주 주고받는 사람에게 적합합니다.
또한, 스캔한 데이터를 엑셀 형식이나 CSV 형식으로 출력하는 것도 가능합니다.
스마트폰 카메라로 읽는 타입
매출로 직결되는 명함 관리 방법은?
배제하지 않고 정보 공유하기
아날로그 명함 관리는 배제성이 강합니다. 명함이라는 것이 고객의 DB가 될 수 있습니다. 비즈니스에서는 이것이 곧 영업실적과 연결되기에 나만의 자산이라는 생각이 강할 수밖에 없을 것입니다. 즉, 내 책상 옆 동료라도 어떤 고객을 담당하고 있는지 부서 내에 알고 있는 사람은 없을 것입니다. 이렇게 되면 자사 담당자가 부재중에 어떤 문제가 발생하더라도 바르게 대응하는 것이 어려워집니다.
그러나, 명함 관리가 디지털화되어 명함 정보가 부서내에 공유된다면, 먼저 고객을 대응한 후 담당자에게 연락을 취해 상황을 설명할 수 있습니다. 명함이 영업의 중요한 나만의 자산임은 분명합니다. 그러나 이 자산이 공유된다고 해서 이것이 실적의 공유를 의미하지는 않습니다. 오히려 신속한 고객 응대가 고객 만족으로 이어져 영업 성과를 향상시키게 됩니다.
명함관리의 목적을 명확히 하기
단지 「명함을 찾는 수고와 시간의 단축」 이 목적이라면, 단순한 관리 툴로도 충분합니다. 그러나, 만약 「명함정보를 활용한 전화 영업」 이 목적이라면 텍스트 데이터 출력 기능을 사용해야합니다. 혹은 「잠재고객 리스트로의 융성에 활용하는 것」 이라는 목표가 있다면 영업지원 시스템 (SFA)나 CRM과 같은 다른 툴과의 연계를 고려할 필요가 있습니다.
목적에 따라 사용해야하는 툴과 기능이 다르므로 명함 관리의 목적이 무엇인지를 처음부터 명확히 해두지 않으면 툴 선택은 어렵습니다. 반대로 목적이 명확하다면, 사용자의 목적에 꼭 맞는 최적의 툴은 저절로 정해질 것입니다.
영업지원 시스템 (SFA)과 CRM과의 연계로 효과적인 육성 가능
명함 관리 툴 선택 방법
사용 목적에 맞는가?
사내에서 데이터를 공유할 수 있는가?
보안이 견고한가?
유익한 정보원인 명함, 더욱더 활용하기
관련 제품