영업 지원 시스템(SFA)을 선택하는 방법은 <제품>과 <벤더> 체크

 

작성일 : 2021.04.27

영업 지원 시스템(SFA)을 도입하려 할 때 「어떤 것을 체크하고 어떤 제품을 선택하면 좋을까」라는 부분을 고민하실 겁니다. 고성능의 기능을 갖춘 제품에서부터 심플하고 독특한 기능을 가진 제품까지 다양한 제품 중 기업에 맞는 영업 지원 시스템을 선택하는 방법에 대해 소개하겠습니다.

SFA 선택 전에 알아두어야 할 것

많은 벤더에서 다양한 SFA 제품을 제공하고 있습니다. 기본적인 기능은 동일하지만, 확장성과 다른 툴과의 연계성 면에서 많은 차이가 있습니다.

기업에 적합한 제품을 선택하기에 앞서 고려해야 할 사항 몇 가지를 알려드리겠습니다.

「도입하고 끝」을 피하기 위해서는

SFA나 CRM 등의 툴은 도입만으로 큰 변화를 기대하기는 어렵습니다. 하지만 목적을 가지고 지속해서 사용한다면 업무를 개선할 수 있어 매출 증대로 이어질 수 있습니다.

이에 앞서 「무엇을 위해 SFA를 도입하는가」라는 목적을 알아야 합니다. 자사가 직면한 문제가 무엇이며, 이를 SFA를 통해 어떻게 해결할 것인지를 명확히 해야 어떤 제품이 필요한지를 알 수 있습니다. 또한 이를 통해 어떤 방향으로 SFA를 이용할지 계획도 세울 수 있습니다.

기능과 가격만으로 선택하지 않기

대부분의 물건이나 서비스는 기능과 가격이 연결되는 경우를 종종 볼 수 있습니다. 다양한 기능과 고성능을 갖춘 경우 그만큼 가격이 높고, 간소화된 기능과 성능일 경우 비교적 비용이 저렴한 경우가 많습니다.

그러나, SFA의 경우 기능과 가격 외에도 중요한 요소가 있습니다.

우수한 기능성, 보기 쉬운 인터페이스, 향후 확장성과 커스터마이징(Customization)의 가능 여부를 예시로 들 수 있습니다. 장기간에 걸쳐 매일 업무에 사용하기 때문에 이러한 점을 검토해야 합니다. 

제품과 벤더 양쪽을 체크하기

SFA를 선택할 때 제품과 그 툴을 제공하는 벤더의 서비스 운영 방식을 모두 확인해야 합니다. 

해당 벤더가 주기적으로 사용자 의견을 반영하여 운영하는 지를 검토해야 합니다. 이때 벤더가 어떠한 대응을 하고 있는지에 따라 제품 사용 여부를 결정할 수 있습니다.

또한, 해당 SFA를 사내에서 어떻게 평가하고 활용하고 있는가도 제품을 결정하는 데 있어 중요한 기준입니다. 

이것이 포인트! SFA 선택 방법

SFA를 선택하는 데 있어 중요한 9가지 조건을 소개하겠습니다.

이 조건들을 모두 만족하는게 이상적이지만, 후보 제품군을 조건에 맞춰 간추린 후에 비교, 검토하는 것이 바람직합니다.

1. 클라우드는 필수 조건

SFA 제품은 공급 형태에 따라 자사 구축 제품, 패키지, 클라우드 3가지 종류가 있습니다. 이 3 가지 형태 중 가장 큰 장점을 갖고 있는 것은 클라우드 입니다.

  • 특별한 하드웨어가 필요하지 않고 바로 사용할 수 있기 때문에 도입 비용이 적고 빠름.

  • 사내 PC 환경에 영향을 받지 않아서 PC를 대체하더라도 영향을 받지 않음.

  • 스마트 폰이나 태블릿에서도 접속이 가능하여 외근이 많은 영업 부서에 있어 최적함.

  • 최소 1개의 ID부터 도입이 가능하고 이용자 수에 따라 과금되기 때문에 소규모로 시작할 수 있음. 향후 규모 확장 시 원활하게 진행 가능.

  • 해당 제품이 기업과 맞지 않는 경우 계약 해지가 가능하며 그 이상의 비용은 발생하지 않음.

  • 자산이 아니기 때문에 비용으로 회계 처리 가능.

이 장점들을 고려한다면 SFA에 있어 클라우드는 필수 조건입니다.

2. 기능뿐만 아니라 사용 방법도 중요

고성능의 SFA라도 사용 방법이 복잡하면 적합하지 않습니다. 영업 담당자에게 SFA는 주요 시스템이며 외부에서도 스마트 폰을 통해 접근할 일이 많기 때문에 인터페이스가 복잡하면 불편합니다.

때문에, SFA을 선택할 때 기능은 물론이고 사용하기 쉬운 제품으로 선택하여야 합니다.

하지만 이는 실제로 사용하지 않으면 알 수 없는 부분입니다. 대다수의 SFA는 데모 서비스를 제공하여 구매 전 체험이 가능합니다. 일부 기능에 제한이 있을 수 있으나 사전에 데모 버전을 사용해 본다면 시스템의 조작성 및 인터페이스 등을 미리 확인할 수 있습니다. 

3. 벤더의 서포트는 충분한가

SFA를 도입하고 일상 업무에서 활용하기 위해서는 제품에 관한 직원 교육과 워크플로우 재구축 등 많은 작업이 필요합니다. 제품 메뉴얼로 처리가 불가능한 부분은 벤더의 서포트가 필요합니다. 이 점도 제품 선택 시 고려해야 할 부분 입니다. 

또한, 해당 벤더가 제품 도입 후의 설치, 활용을 위한 지원, 성과로 이어질 수 있는 노하우 등의 고객 지원을 제공한다면 안심하고 채택할 수 있습니다.

4. 참고 사례는 충분한가

SFA 도입 시 타 기업의 도입 사례는 큰 도움이 됩니다. 자사와 비슷한 규모이거나 동일한 산업인 경우 혹은 동일한 문제점을 해결하기 위해 도입한 사례가 있다면 참고할 부분이 많을 것입니다. 이러한 사례를 기반으로 도입에서 활용까지 구체적인 계획을 세울 수 있습니다. SFA를 처음 접하는 기업은 운영하는 데 있어 불안이 앞서는 일이 많을 것입니다. 이때 참고할 수 있는 사례가 많을 경우 타 업종이라도 큰 도움이 될 수 있습니다. 그러므로 도입 경험이 많은 벤더를 선택하는 것이 좋습니다. 

5. 사용자 커뮤니티의 활동 상황은 어떤지

제품 또는 벤더에 따라, 사용자 커뮤니티를 구성하는 곳이 많습니다. 사용자는 이런 커뮤니티에서 상호 교류를 통해 다양한 아이디어를 공유할 수 있습니다.

사용자 측면에서 SFA를 사용하기 때문에 유용한 아이디어 및 노하우를 얻을 수 있습니다. SFA 도입 전에 이러한 커뮤니티를 통해 미리 문제 해결 방법이나 준비할 사항을 확인할 수 있습니다.

또한, 활발한 커뮤니티는 그 제품을 「더 많이 사용하자」라고 생각하는 사용자가 많은 것이기 때문에 제품에 대한 긍정적인 평가로도 이어질 수 있습니다.

6. 제품은 계속 업데이트 되는가

IT는 하루가 다르게 진화하고 있습니다. 이러한 변화 속에 기업은 새로운 기술과 기능을 빠르게 적용해야 합니다. SFA는 영업 최전선에서 일하고 있는 사람들을 지원하기 위한 툴입니다.

그러므로 수시로 필요한 기능을 추가하는 등 주기적인 업데이트가 필요합니다. 벤더에 따라 업데이트를 하는 주기와 속도에는 큰 차이가 있을 것입니다. 작은 오류 수정을 자주하는 기업이 있는 반면 정기적으로 버전을 업그레이드하는 기업도 있습니다.

그러나, 이러한 변화는 어디까지나 사용자의 기준에 맞추어 이루어질 필요가 있습니다. SFA를 이용하는 사용자의 의견을 반영한 수정・변경이라면 안심하고 사용할 수 있을 것입니다.

7. 도입 후의 커스터마이즈는 어떤가

SFA는 영업 지원 시스템, 즉 영업을 위한 툴입니다. 툴이기 때문에 도입하는 기업의 형태와 업무에 맞춰 사용자가 커스터마이징 할 필요가 있습니다. 기업에 따라 특별한 비즈니스 모델을 가지고 있는 경우 이에 맞는 기능을 추가하고 변경해야 합니다. 하지만 부가 기능 추가 및 변경 등 커스터마이징이 불가능할 경우 「사 온 신발에 발을 맞추다」 같은 본말전도 격이 됩니다.  

많은 SFA는 이러한 커스터마이징 기능을 지원하고 있으나 적용하는 범위가 다릅니다. 기능 추가 또는 변경이 가능한 체제가 있는 반면 SFA 전체 플랫폼을 원하는 제품으로 구성할 수 있게 하는 시스템도 있습니다.

도입하는 목적에 따라 이러한 커스터마이징이 필요한 경우가 있으므로 사전에 벤더와 상의하여 확인해야 합니다.

8. 다른 툴과의 연계는 어디까지 가능한가

SFA는 CRM과 마케팅 자동화 시스템(MA)와 같은 다른 툴과의 연계로 한층 효력 발휘할 수 있습니다. 또한, 사내 시스템과 연결하여 마케팅・영업 부서뿐만 아니라 전체 업무에 대한 정보를 공유하는 것도 가능합니다.

물론, 기업에 따라 도입 시 구체적인 계획이 없는 경우도 있습니다. 처음에는 영업 지원 툴로서 활용하는 것이 좋습니다. 그러나, SFA를 지속적으로 다른 툴과 연계하여 사용한다면 업무를 효율적으로 진행할 수 있습니다.

또한, 추후에 사업 규모가 확대되었을 때 그 장점은 확연하게 나타날 것입니다. 그러므로 도입 전 그 툴이 어디까지 확장할 수 있을지를 확인해야 합니다. 

9. 보안은 완벽한가

SFA는 자사의 정보뿐만 아니라 중요한 고객 정보도 포함합니다. 그러므로 제품 선정에 있어 벤더가 어떤 보안 체제를 갖추고 있는지를 확인해두어야 합니다. 

보안이 엄격한 금융 기관이나 정부 기관에서 채택한 시스템인지를 확인하는 것도 좋은 방법이 될 수 있습니다.

SFA는 단지 툴이나 시스템이 아니다

여기까지 SFA를 선정할 때 고려해야 할 조건에 대해 설명하였습니다. SFA의 도입은 단순한 편리함이 아닌 기업의 이윤 추구입니다. 다양한 기능을 갖추고 있는 SFA를 도입하더라도 사용하지 않으면 의미가 없습니다. 기능을 잘 활용하여 성과를 내는 것이 중요합니다.

도입한 SFA의 기능을 최대한 활용하여 기업의 수익을 극대화해보십시오.

 

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