Reporte de ventas: Cómo crear uno

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¿Tu negocio ya está familiarizado con el concepto de reporte de ventas? En ese tipo de informe se compila información de todo el proceso de ventas (o sea, presentaciones, reuniones, documentos rellenados por vendedores y mucho más) para relevar datos estratégicos que pueden impulsar aún más el proceso de conversión. 

Sin embargo, elaborar un reporte de ventas efectivo es un desafío para miles de gestores y emprendedores. A continuación, te dejamos algunos tips sobre cómo producir informes decisivos y precisos que realmente te ayudarán a maximizar tus resultados.

 

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Vender no siempre es sencillo. Hay muchas cosas por hacer y evitar que parecen cambiar todo el tiempo, y es difícil llamar la atención. Con la ayuda de expertos en ventas, reunimos los mejores consejos y trucos para que tengas éxito en el mundo actual de las ventas.

¿Qué es un reporte de ventas?

El reporte de ventas es un documento que reúne datos recogidos en el área comercial y sirve para mostrar el rendimiento de las estrategias adoptadas. A diferencia de lo que muchos piensan, la idea no es solo usar esos datos para vender más. 

En realidad, la utilidad de ese tipo de informe es más profunda, sobre todo para empresas que quieran conquistar más porciones del mercado en el que actúan, trabajar en la retención de clientes y convertirse en una referencia en el sector. En suma, empresas que quieran obtener un ingreso creciente, sano y recurrente. 

Además, es por medio del reporte de ventas que sabemos si las acciones de marketing y fidelización funcionaron o no, ya sea de forma específica o en el planeamiento general.

¿Para qué sirve un reporte de ventas?

La estructura del reporte de ventas se puede usar para los más diversos frentes de trabajo, pues estos tienen un objetivo en común cuando lo utilizan: el foco de la información recogida es la identificación de fallas y oportunidades para optimizar los procesos de la empresa

En los informes que se centran en la perfomance de los vendedores, podremos observar puntos como: 

• Cuántas ventas realizó el vendedor

• Cuáles fueron los gastos con el transporte del vendedor

• Cuántas ventas se realizaron en cada región

• Cuántas ventas se realizaron por medio de cada canal digital

• Cuál es el valor en ventas total del vendedor

• Cumplimiento de metas y comisiones
 

En los informes colectivos, son temas comunes:

• Tasa de crecimiento de ventas

• Crecimiento del ticket promedio

• Costo de Adquisición de Cliente (CAC)

• Lifetime Value (LTV)

• Tasa de renovación

• Tasa de Abandono del Carrito de Compras

• Ciclo de Ventas

• Retorno Sobre la Inversión (ROI)

• Cumplimiento de metas colectivas

Cabe recordar que la elaboración de reportes de ventas colectivos e individuales es muy importante. A fin de cuentas, es por medio de esos informes que se podrán realizar ajustes puntuales o sistémicos. Además, estimulan el aprendizaje en la empresa, pues, cuando un vendedor que obtuvo un buen rendimiento en el informe comparte sus técnicas de venta, todos salen ganando. 

También es posible crear estrategias de gamificación y recompensas para estimular a tu equipo de ventas, aumentando la productividad de los colaboradores. De esa forma, se puede decir que el principal objetivo de un reporte de ventas es revelar problemas y encontrar brechas para la solución.

Cómo crear un reporte de ventas en 5 pasos

Hacer el reporte de ventas “por hacerlo”, solo para decir que se hizo, sin de hecho estudiarlo para extraer insights positivos de él no tiene ningún sentido. Muchos gerentes y directores aún no entienden que el informe no es una burocracia destinada a archivarse. De igual modo, las métricas tampoco sirven para apuntar con el dedo y generar presión sobre el equipo de ventas.

En realidad, el informe es un importante instrumento de trabajo que debe ayudar a los gestores a evaluar la situación comercial de las empresas, corregir rumbos y, si es necesario, tomar las mejores decisiones basándose en hechos y datos reales. Pero de nada sirve tampoco tener la mejor de las intenciones si el informe no se creó de una manera inteligente y accesible. 

A continuación, te dejamos algunos tips sobre cómo elaborar el informe perfecto para tu negocio. 

1. Analiza el embudo de ventas

Así tendrás una visión macro de todo lo que está sucediendo en la empresa: oportunidades abiertas, negocios que están casi cerrados, ventas convertidas, valores de cada venta, qué están comprando los clientes, etc. De ese modo, ya es posible identificar eventuales problemas y fases de la jornada de compra que podrían estar con problemas. 

Es un buen camino para empezar a identificar problemas e indicar soluciones.

 

 

2. Estimula al equipo de ventas a tener disciplina en cuanto a proporcionar los datos

Primero, entiende este punto: no se puede hacer un reporte de ventas sin contar con información precisa, recogida en el día a día de la operación. Por otro lado, cuando tus vendedores llegan cansados, después de reuniones sin fin y negociaciones desafiantes, es muy tentador para ellos no brindar de forma adecuada la información sobre las ventas, más todavía si tú adoptas una planilla de control para ese fin.

Por eso, educa al equipo de ventas para que entienda lo importante que es obtener los datos de la operación de manera precisa, detallada y confiable. Explícales también cómo un informe incompleto puede impactar en los resultados. 

Otra alternativa que puede ayudar bastante es adoptar un CRM que funcione en la computadora y en el smartphone, como aplicación. Así, quienes venden podrán ingresar los datos en cualquier momento.

3. Incluye datos sobre facturación y cantidades vendidas

Siempre incluye en tu reporte de ventas el valor total de las ventas y la cantidad de ventas realizadas. 

A continuación, describe la cantidad de cada mercadería o tipo de servicio vendido con el correspondiente monto monetario total. Pero si ofreces servicios sumamente personalizados, como consultorías o proyectos a medida, tal vez puedas saltarte esta etapa.

 

4. Incluye métricas clave para analizar el rendimiento de tus ventas

a) Ticket promedio de ventas: define inicialmente el ticket promedio de las ventas totales, después, el ticket promedio de cada tipo de producto o servicio (pues, muchas veces, hay descuentos por cantidad y otros factores, negociados caso a caso).

b) Ventas por vendedor: es un dato muy importante para administrar comisiones y el rendimiento del equipo comercial. Aquí, se deben presentar el valor total de las ventas por vendedor y la cantidad de ventas que se hicieron.

Dependiendo de la cartera de productos o servicios de la empresa, también se pueden mostrar las cantidades y valores de cada uno de los ítems vendidos.

c) Ciclo de venta a partir de la reunión realizada: esta métrica está aquí para medir el tiempo que se gastó con cada cliente. Idealmente, el ciclo de venta después de la reunión debe ser el menor posible y, calculando ese indicador clave de rendimiento (KPI), es posible pensar en estrategias para aumentar la velocidad del cierre del negocio. 

d) Volumen de llamadas realizadas: el volumen de llamadas realizadas funciona en conjunto con el número de ventas. Al hacer una ponderación entre los dos factores, se observa cuál es la cantidad ideal de llamadas o encuentros para alcanzar los objetivos.

5. Usa un CRM para facilitar el proceso

Lo expuesto hasta aquí, deja entrever que un reporte de ventas necesita muchos datos para funcionar bien, ¿verdad? Ahora, imagina que recoges toda esa información manualmente, en lugares separados, y después la juntas en una planilla... Seguro no te sentirás con ánimos de elaborar un buen informe.

Ahora, si cuentas con un CRM, todos esos datos quedan disponibles en la plataforma, en un solo lugar, con fácil acceso y almacenamiento. De esa forma, se vuelve mucho más fácil, rápido y práctico construir un informe efectivo y extraer insights valiosos de él. 

Ventajas de realizar un reporte de ventas

Ahora que ya sabes qué es y cómo crear un buen reporte de ventas, ha llegado el momento de entender las principales ventajas de contar con uno de esos en el día a día de la empresa. 

El reporte te permite monitorear al equipo de ventas

Los informes mensuales contribuyen a que sepas cómo está la productividad de tu equipo con la finalidad de mantener siempre alto su rendimiento. Además, basándote en esos datos podrás definir tus metas y visualizar con más claridad si se están cumpliendo. 
 

Puedes identificar cuellos de botella que obstaculizan el proceso

Sin duda, todas las empresas están sujetas a errores. Sin embargo, teniendo en tus manos los informes frecuentes, se vuelve más fácil evitar cuellos de botella e identificarlos rápidamente si surgen, siendo más práctico corregirlos desde el comienzo. También podrás encontrar puntos de ineficiencia y posibles etapas innecesarias en el servicio o producción.

Trazarás metas más realistas

Toda empresa tiene objetivos por alcanzar. No obstante, en algunos casos, los gestores acaban definiendo las metas basándose en creencias infundadas y no se aseguran de que el equipo de ventas logre alcanzarlas, quedando demostrado que las metas son demasiado altas para ese momento.

¿Te gustó saber más sobre cómo crear un reporte de ventas?

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