Actuaria mejora eficiencia en 40 % con Salesforce: procesos internos más ágiles y comunicación clara

Actuaria es una empresa que brinda servicios de consultoría actuarial y de analítica de datos para empresas. Fundada en 1986, se ha convertido en líder empresarial del Ecuador, cubriendo las necesidades crecientes de las compañías con asesoría sobre beneficios indirectos para empleados y, en especial, en lo referente a valoraciones actuariales de pasivos laborales. Actualmente cuenta con oficinas en las ciudades de Quito y Guayaquil, así como con más de 6 mil clientes a nivel nacional e internacional.

De acuerdo con José Ibarra Del Pozo, Gerente Corporativo de Actuaria, la empresa buscaba un aliado estratégico que le brindara la posibilidad de tener un flujo de seguimiento de las aprobaciones de los procesos con clientes, lo que era un objetivo clave para la compañía. 

“Requeríamos una gestión más efectiva de los indicadores de ISO 9001. Esto significa integrar todas las actividades relacionadas con la asignación de trabajo, notificaciones a clientes, comunicación interna, registros de productos no conformes y quejas de clientes en un solo flujo de trabajo, para simplificar los procesos y permitir un mayor control y seguimiento de las actividades”, mencionó el directivo. 

Es por ello que, tras llevar a cabo un proceso de selección de proveedor de CRM y evaluar diferentes herramientas disponibles en el mercado, Actuaria decidió trabajar con Salesforce debido a que le permitía una configuración a medida en cuánto al proceso de BPM (Business Process Management). 

La empresa ecuatoriana implementó Salesforce Sales Cloud que también se le configuró como gerenciador de procesos de negocio (BPM), para tener la posibilidad de cumplir con su necesidad de contar con un único flujo de aprobaciones con toda la información disponible al alcance de la mano. 

“Nos tomó aproximadamente 6 meses la implementación de la solución en el área comercial y las áreas de ejecución por la configuración requerida. Durante el proceso, también participó GerenciALL (consulting partner de Salesforce en Ecuador) con dos consultores como parte de su equipo”, contó Ibarra Del Pozo.

Además, durante la implementación utilizaron Trailhead, la plataforma en línea de aprendizaje gratuito de Salesforce, para desarrollar equipos y aprender nuevas formas de obtener más beneficios con la tecnología adoptada.

Desde que Sales Cloud entró en acción, Actuaria logró una mejora de la eficiencia en la gestión de clientes, ya que sus soluciones les permitieron centralizar y automatizar el proceso de trabajo con ellos, lo que facilita la comunicación y permite una mayor eficiencia en la atención y seguimiento de sus necesidades. De hecho, al momento se ha logrado una eficiencia del 40% con comparación a la gestión sin el CRM, tomado en relación al tiempo que le llevaba a un ejecutivo comercial realizar el trabajo operativo a la hora de contactar con aquellos clientes o potenciales clientes.

“La implementación de Salesforce logró la integración total del flujo de procesos que tanto buscábamos, tanto en la asignación de trabajo, notificaciones a clientes, comunicación interna, registros de productos no conformes y quejas de clientes. Y esto apoya mucho la gestión de indicadores de ISO 9001 del área”, contó el directivo. 

Además, Ibarra del Pozo aseguró: “Se ha mejorado la colaboración interna. Los equipos de trabajo ahora pueden colaborar de manera más efectiva, lo que ha favorecido la comunicación, la trazabilidad y la toma de decisiones”. Esto se debe a que se ha proporcionado una plataforma que permite compartir información de manera sencilla y accesible, lo que hace que el área comercial esté mejor posicionada para satisfacer las necesidades de sus clientes y competir en un mercado cada vez más exigente.

“También hemos logrado una notable mejora en el análisis de datos. Esta plataforma ofrece una amplia variedad de herramientas y soluciones integradas. La integración de Salesforce con herramientas de análitica de información ha posibilitado una mejor comprensión de los datos, lo que ha resultado en una toma de decisiones más informada y precisa”, aseguró José Ibarra.

De esta forma, Actuaria dio un salto de calidad frente a la competencia, integrando completamente su cadena de valor, generando confianza a su cliente final y proponiendo mejoras sustanciales con relación al tiempo de atención.