Cómo Vialli optimiza sus ventas residenciales con Salesforce Sales Cloud

Vialli Grupo Inmobiliario es uno de los principales desarrolladores de vivienda residencial del Bajío mexicano, una de las regiones con mayor crecimiento industrial e inmobiliario del país. Su creación, hace siete años, resultó de la unión de tres grandes empresas cuya misión era ofrecer al mercado “casas para toda la vida”, lo cual logra a través de la construcción de viviendas residenciales con plusvalía en ubicaciones privilegiadas y del rescate de la herencia arquitectónica y cultural de México, expresados en un estilo mexicano contemporáneo.

La diferenciación de Vialli en el mercado de la región detonó su rápido crecimiento, por lo que a inicios de 2016, el personal requería de herramientas amigables que permitieran dar seguimiento puntual a los clientes y, al mismo tiempo, proporcionar información precisa a la dirección para tomar decisiones de manera rápida y ágil. Estas necesidades la llevaron a buscar una solución informática robusta, capaz de acompañar la operación de la empresa durante su proceso de crecimiento y maduración.

La Dirección de Tecnología de Vialli decidió evaluar cinco distintas alternativas de sistemas CRM para encontrar la solución que les permitiera documentar todo acerca de sus productos, ventas y clientes en un único sistema al cual el personal tuviera acceso con niveles óptimos de seguridad, y de donde pudieran obtener la información y reportes para la toma de decisiones. 

Vialli eligió a Salesforce Sales Cloud por su historial, flexibilidad, oferta de aplicaciones secundarias y posibilidades de interconexión con otras plataformas. De la mano de Cloud Mobile, partner de Salesforce, el equipo de tecnología se embarcó en el proceso de implementación que duró alrededor de cuatro meses y comenzó por analizar la información contenida en los sistemas anteriores y a diseñar un sistema capaz de soportar los nuevos procesos que buscaban adoptar. 

“Hoy la información de los clientes está consolidada en Salesforce, en lugar de estar en papeles dentro de los portafolios de nuestros asesores”, aseguró Federico Borrego, director de tecnología de Vialli.

as herramientas tradicionales de Sales Cloud permiten a Vialli mejorar sus procesos de administración de ventas, el cual inicia desde que se ingresan los datos de prospectos provenientes de medios tradicionales y digitales, pasando por el registro de las visitas a los centros de venta, la negociación, el cierre de ventas, pagos y documentación del cliente. Además, es posible consultar el estado del inventario a través de la plataforma, el avance en la obra de cada casa y realizar el análisis financiero de cada venta y por cada desarrollo, dando a los socios visibilidad inmediata de la rentabilidad. La flexibilidad que ofrece también le ha permitido integrar funciones específicas, por ejemplo, una versión gráfica del estado del inventario de cada desarrollo inmobiliario, geolocalizado en Google Maps y completamente ligado a los objetos en la plataforma. 

En promedio, Vialli registra 800 prospectos al mes a través de medios digitales, visitas o llamadas telefónicas. Los asesores de venta registran cada visita, comentario o llamada que tienen con cada prospecto o cliente en Salesforce Sales Cloud, de tal forma que generan un conocimiento a detalle que puede pasar de área en área, facilitando la interacción en cualquier punto del proceso de venta. 

El primer resultado tangible a partir de la implementación fue la mejora en la calidad de los reportes de ventas. Con el sistema anterior, frecuentemente las ventas no coincidían con el inventario vendido a causa de algún error en la captura o filtrado. En Salesforce se implementaron candados para asegurar la integridad de la información del inventario y de las ventas.

El siguiente resultado fue la homologación del proceso de cierre de ventas. Ahora toda la documentación requerida durante este proceso se genera automáticamente en la plataforma con la información capturada en el sistema, haciendo posible firmar al momento de la decisión, lo que se ha traducido en recorte de tareas y de tiempo, eliminando puntos de fricción con el cliente. 

“A partir de la implementación de Salesforce, tenemos una visión mucho más clara de nuestra operación. Tenemos información completa sobre nuestro cliente, las oportunidades de venta, el proceso mismo de la venta, así como de las partes (internas) involucradas en él. Nos permite medir cada una de las acciones que realizamos en la empresa, para así tener reportes confiables que nos dan la información de manera gráfica y resumida, permitiéndonos tomar decisiones más ágiles y acertadas”, señaló Daniel Viliesid, director de desarrollos en Vialli. 

Del 2016 a 2019 Vialli creció de ofrecer tres desarrollos habitacionales a siete y dos más por aperturar. En la actualidad, Vialli ha adoptado una estrategia “Cliente 360°”, colocando la experiencia del cliente al centro de su misión y para lo cual está rediseñando el proceso de venta. Además, está trabajando en la implementación de estrategias de comunicación con el cliente a través de medios electrónicos tradicionales e innovadores. 

Para el área de mercadotecnia, esta implementación ha permitido medir la efectividad de las campañas y medios utilizados en términos de cantidad y calidad de prospectos generados. Además, han logrado medir la efectividad del equipo de primer contacto. Dichas métricas han ayudado a identificar quiénes en el equipo están logrando mejores conversiones y así gestionar mejor la labor de equipo. Aunado a ello, el análisis de la base de datos generada permite identificar tendencias y necesidades del mercado.  

Por otro lado, para las áreas administrativas -incluidas administración de ventas, pagos y cobranza, titulación y post-venta- Sales Cloud proporciona el soporte requerido para dar seguimiento a cada cliente, desde el cierre hasta la entrega. Las áreas confían en la información consolidada en la plataforma para entender las necesidades particulares de cada cliente y tener en un solo lugar tanto sus datos, como los de la casa que adquirió. También permite visualizar los avances de obra de cada inmueble para detonar las acciones correspondientes a cada etapa, por ejemplo, cuando una casa vendida registra el 80% de avance de obra, el departamento de titulación inicia los trámites para escriturar, eficientando así los procesos y avanzar hacia la entrega.  

Recientemente renovó el contrato inicial, ya que Salesforce tiene un rol clave en esta nueva etapa y se convertirá en el sistema principal para toda actividad que toque al cliente.