Vraag mensen – in uiteenlopende beroepen – naar hun grootste uitdagingen, en tijdgebrek komt frequent naar voren.
Efficiency, meer doen in minder tijd, staat hoog op de verlanglijst van elke organisatie. En dat terwijl we met de toegenomen automatisering als veel tijd gewonnen zouden moeten hebben. Toch zitten er nog steeds maar 24 uur in een dag. En ofschoon ieder van ons daar zelf de optimale invulling voor zoekt, blijft verbazingwekkend hoeveel tijd in werkomgevingen kan worden verspild of ineffectief kan worden besteed, met name door ongemotiveerde of onkundige medewerkers. We hebben de vijf meest voorkomende afleidingen voor verkopers eens op een rijtje gezet. Mét tips om ze te vermijden.

1. Het beantwoorden van e-mails

Met stip op één. De e-mail! Veel mensen hebben de gewoonte om e-mails letterlijk tientallen keren per dag te controleren. Ofschoon we alert willen reageren en tijdig willen zijn bij de beantwoording, toch is het voor de meeste e-mails niet nodig binnen enkele minuten na het ontvangen ervan al een antwoord klaar te hebben. Het is veel efficiënter om dagelijks 2 of 3 keer een vast moment te kiezen om uw e-mail door te nemen. Het controleren en reageren op e-mails elke keer dat je je inbox opent is een grote verspilling van tijd. Als het nog geen tijd is om je mail  te controleren, houd het programma dan afgesloten zodat je niet in de verleiding komt om actie te ondernemen steeds als er een mail binnenkomt. Dit geldt ook voor de instellingen op de mobiele telefoon!

2. Omgaan met actiepunten, ‘Follow Up’ taken.

Na bijna elke verkoopgesprek of bijeenkomst is er een actielijst met taken die opgevolgd moeten worden. Er zijn voorstellen die doorgenomen moeten worden, records om bij te werken, en de volgende stappen in het proces moeten alweer worden voorbereid. Deze taken zijn noodzakelijk en dienen tijdig en snel gedaan te worden. Het is gemakkelijk om op dezelfde manier afgeleid te worden als bij het e-mailen. Ook hiervoor geldt je elke dag een bepaalde hoeveelheid tijd moet reserveren voor de follow-up taken. Het updaten van meerdere records tegelijk kost minder tijd dan dit enkele keren per dag voor individuele records te doen.

3. Social Media

De meeste mensen weten al dat social media een bodemloze put kan zijn als we laten ons afleiden. Het is prima om af en toe een ​​pauze te nemen en Twitter te controleren, of Teletekst te scannen op het laatste nieuws. Het is echter écht belangrijk om de social media tijdens bepaalde werkmomenten gesloten te houden. Het klinkt wellicht wat bettutelend, maar beloon uzelf met korte pauzes van steeds 5 minuten gedurende de dag, om te ontspannen met wat er op social media gebeurt. Het is ook een goed idee om de telefoon op stil te zetten en slechts periodiek te controleren. Met teksten, agendaherinneringen, en app-meldingen is de telefoon waarschijnlijk bijna de hele dag constant aan het trillen...

4. Kantoorgeklets

Hoewel  de meesten van ons zelf graag geloven dat we niet verstrikt raken in dit soort dingen, kunnen praatjes en roddels een grote afleiding zijn als je niet oppast. Soms is er maar een hele smalle lijn tussen netwerken en het delen van informatie, en het klagen over hoe vreselijk een bepaalde klant of collega kan zijn. Je wilt je natuurlijk niet volledig onbereikbaar en afstandelijk opstellen ten aanzien van collega’s, maar toch moet je een paar eenvoudige stappen te nemen als je echt even geconcentreerd wilt werken. Als je in een kantoor zit dan is het sluiten van de deur vaak al een goed signaal om te zeggen ‘nu even niet’. Als je in een open ruimte werkt is het opzetten van een koptelefoon een geweldige manier om niet afgeleid te worden. Mensen zijn minder geneigd om iemand met een koptelefoon op actief te onderbreken.

5. Een rommelige, ongeorganiseerde werkomgeving

Werken in een rommelige, ongeorganiseerde omgeving kan psychologisch zeer storend zijn. Een computer kan daarbij net zo ongeorganiseerd zijn als een bureau. Als je meer dan twee programma's of browsers op een bepaald moment open hebt, is het waarschijnlijk al snel te veel. Het heen en weer springen tijdens een poging om meerdere taken te jongleren, is niet alleen storend, maar biedt een veel grotere kans op fouten. Hier zijn 10 trucs om uw werkgebied uiterlijk overzichtelijker te houden.

Het in de gaten houden en terugdringen van alleen al deze 5 afleidingen kan al resulteren in heel veel gewonnen productiviteit.  \Proberen om alle wijzigingen in één keer door te voeren is misschien wat veel gevraagd, maar als je ze stap voor stap oppakt zul je snel resultaat zien. En, het lijkt wellicht wat overdreven- immers we zijn allemaal ‘geweldige multitaskers’ – maar zonder een structurele aanpak blijven we heel veel tijd verliezen.

Geef systematisch aandacht aan het vermijden van deze vijf afleidingen en binnen een maand of twee zul je al zien dat je algehele productiviteit sterk is  toegenomen.

Wil je je productiviteit nog verder opvoeren? Download dan dit gratis e-boek met meer tips voor kleine en middelgrote bedrijven.