Richt je salesdashboard eenvoudig in op je totale business

Als een hongerige sperwer mussen zich in een heg ziet verstoppen, blijft hij niet loeren tot er eentje vanzelf zijn kant op vliegt. Hij komt in actie om zijn prooi te bewegen uit zijn schuilplaats te komen. Zo’n mus zit volgens mij minder op die buizerd te wachten dan een van je klanten of prospects op jou. Reden des te meer om niet alleen naar je verkoopstatistieken te kijken, maar ze ook zelf in beweging te brengen. Als Senior Area VP Sales bij Salesforce kan ik mijn salesdashboard wel dromen. Elke beslissing die we nemen om ons team te helpen de targets te halen wordt erdoor bepaald.

Als je realtime statistieken een cruciale rol in je management geeft, wil je zeker weten dat je salesdashboard optimaal is ingericht. In deze post leg ik uit hoe je de juiste data vindt, en deze informatie inzet om je verkopers zodanig te motiveren dat hun prestaties tot grote hoogten stijgen. Daarnaast deel ik mijn bevindingen met je, als collega’s onder elkaar, in de hoop dat de volgende acht tips je helpen bij jouw sales management. Uiteraard is jouw bijdrage ook van harte welkom, dus laat een reactie achter. Ik ben benieuwd wat je hiervan vindt:

1. Zorg voor de juiste data

Voordat je zelfs maar overweegt sales-analytics voor je te laten werken, moet je zeker weten dat de juiste data worden verzameld. Een dashboard met onnauwkeurige data is waardeloos – als salesmensen hun informatie niet actueel houden, snappen ze ook niet wat er verbeterd of veranderd moet worden. Zorg er dus allereerst voor dat je op alle informatie kunt vertrouwen, voordat je erop gaat bouwen.

2. Bepaal de belangrijkste KPI’s

Verkoopcijfers vergroten niet alleen jouw inzicht – ze zijn de aanjagers van de business. Betrek dus ook senior management, marketing, klantenservice en HR bij het bepalen van de belangrijkste KPI's voor het realiseren van jullie afzonderlijke én gezamenlijke doelstellingen. Ben je het met elkaar eens, dan genereert een goede CRM-oplossing de juiste cijfers, die je totale business verder helpen. Bovendien kunnen de verschillende stakeholders de informatie zien die (ook) voor hen relevant is, en zo diep in de data duiken als nodig is. Je organisatie wordt transparanter, waardoor afdelingen beter op elkaar afgestemd zijn en kunnen samenwerken aan gemeenschappelijke doelen. Alleen al door de kwaliteit van de data kan ons team snel de noodzakelijke actie ondernemen om de business op koers te houden.

3. Ga voor gegevens die de verkoopprestaties direct beïnvloeden

Veel verkoopleiders kijken louter naar de bovenste getallen: pijplijn, productiviteit, conversieratio. Je moet echter één spa dieper steken om te zien wat werkelijk ten grondslag ligt aan de verhouding gesloten:afgeketste deals.

Zelf kijk ik bijvoorbeeld ook naar ‘pijplijnprogressie’ – hoe lang kansen er al liggen ; hoe snel ze opschuiven naar conversie; of ze in een bepaalde fase blijven hangen; hoe vaak ze naar voren zijn geschoven, enzovoort. Dergelijke gegevens bieden een completer beeld van het aantal deals dat we in een lopend kwartaal kunnen sluiten. Daarnaast bieden deze data meer inzicht in eventuele probleemgebieden binnen de pijplijn, inclusief verkopers die met een grotere inspanning hun kansen wél kunnen verzilveren. Op basis van die gegevens kun je actie ondernemen om het salesproces te versnellen.

4. Kijk naar de volledige funnel

Een ‘sales analytics’-dashboard met marketinggegevens biedt enorm veel inzicht in de grootste mogelijkheden voor je team. Je krijgt vanaf de top van de ‘funnel’ de hele ‘customer journey’ in beeld; je ziet wat je klant/prospect heeft gedownload, wat hij op je website bekeken heeft, en zelfs (met een cloudplatform als Salesforce) wat hij op social media over het onderwerp gedeeld heeft. Deze kruisbestuiving van sales- en marketingdata kan zeer bruikbare informatie opleveren, zodat je makkelijker in de huid van je klanten kruipt, en leert hoe je het beste met elk van hen het gesprek kunt aangaan.

5. Gebruik dashboards om je reps te ondersteunen en gedrag te beïnvloeden

Het mooie aan gedeelde dashboards is dat reps realtime kunnen zien hoe ze ten opzichte van elkaar presteren. Daar kun je op twee manieren voordeel mee behalen:

a) Maak een Hall of Fame met leaderboards, die laten zien wie de meeste deals heeft gesloten en de omvangrijkste pijplijn heeft gebouwd (of andere mijlpalen die voor jouw team het belangrijkst zijn).

b) Vergroot de saamhorigheid van je team door ze te laten wie er welke steun in welke fase van de sales-funnel nodig heeft. Breng reps onder de aandacht die kansen voor zich uit blijven schuiven, of die de gekozen salesaanpak onvoldoende volgen, en daardoor niet de juiste actie ondernemen. We noemen dit het ‘clean your room’-dashboard, omdat de salesmanager ermee ziet welke verkopers hun pijplijn moeten opruimen.

6. Houd rekening met (historische) trends

Eigenlijk ken ik maar weinig salesmanagers die historische data als benchmark gebruiken. Terwijl deze gegevens juist een licht kunnen werpen op de verbetering van de effectiviteit van je team, of op gebieden die meer aandacht behoeven. Zo kijk ik zelf naar de conversiesnelheid ten opzichte van vorig jaar; de gemiddelde omvang van deals; het aantal gesloten deals ten opzichte van voorgaande jaren, enzovoort. Deze informatie leert me hoe ons team zich verbetert, én de forecasting, omdat ik direct weet of we voor- of achterlopen. Zodoende kun je als verkoopleider direct gerichte actie ondernemen.

7. Houd het simpel

Er is zó veel advies over welke verkoopcijfers je moet meten, dat het té veel kan zijn. Zeker als je voor het eerst met een dashboardomgeving werkt. Daarom raad ik je aan het vooral simpel te houden, door met een aantal voor jouw business belangrijke criteria te beginnen. Zorg er wel voor dat je meteen met een systeem werkt dat jou in staat stelt dieper in de data te duiken zodra je meer informatie nodig hebt.

8. Blijf in beweging

Als je de voorgaande zeven stappen hebt gevolgd, is het zaak in beweging te blijven. Herzie je dashboard en je meetpunten regelmatig. Scherp ze desgewenst aan, zodat je zeker weet dat jij en je team altijd de juiste informatie raadplegen om je business een boost te blijven geven – op de meest effectieve manier.

Hopelijk heb je nu een aantal goede ideeën opgedaan voor het optuigen van je eigen salesdashboard, om je verkoopstrategie in winst om te zetten, en alle belangrijke deals over de streep te trekken. Aangezien ook ik de wijsheid niet in pacht heb, raad ik je aan dit e-book er eens op na te slaan: “6 problemen die jouw verkoop hinderen”.