In februari moest Salesforce in slechts tien dagen tijd van de World Tour Sydney een virtueel evenement maken. In dit blog lees je wat we hebben geleerd en hoe jij deze lessen in kunt zetten voor jouw conferentie.

Als gevolg van de ongekende situatie en ontwikkelen van COVID-19, zagen we ons eerder dit jaar om in slechts tien dagen tijd van de Salesforce World Tour Sydney een volledig virtueel evenement te maken. We hebben het over de grootste conferentie van Salesforce in Azië/Stille Oceaan. De organisatie ervan duurt ruim zes maanden en er komen elk jaar zo'n 10.000 mensen op af. Het evenement in de nieuwe opzet trok bijna 13.000 geregistreerde deelnemers en genereerde rond de 80.000 liveweergaven. 

Ook andere bedrijven zien zich genoodzaakt om van conferenties, waar vaak al lange tijd reikhalzend naar is uitgekeken, virtuele evenementen te maken. Dit artikel is bedoeld voor iedereen die de moeilijke beslissing moet nemen om van een grootschalig fysiek evenement een online evenement te maken. We vertellen je wat we hebben geleerd en hoe onze ervaring jou kan helpen.

 

1. Verzamel de feiten en roep je team samen

Deze gigantische omschakeling bracht veel natuurlijk obstakels met zich mee. Desondanks zagen we meteen dat dit ook een gelegenheid was iets bijzonders neer te zetten. Er zijn tegenwoordig meer tools dan ooit voor livestreaming en virtuele vergaderingen. Bovendien wordt het steeds goedkoper om online evenementen te produceren. Niets wijst erop dat online evenementen een voorbijgaande trend zijn: Cisco verwacht dat in 2022 82% van al het internetverkeer bestaat uit video.

Derek Laney, Head of Solutions and Product Marketing Asia Pacific bij Salesforce, zegt dat zijn team het er al jaren over had om online evenementen te organiseren. Ondanks de uitdaging stortte hij zich vol enthousiasme op de nieuwe opzet van de conferentie. 

"We hadden nog nooit eerder zoiets gedaan", vertelt hij. "Maar dat weerhield ons er niet van om het te proberen."

Er zijn vier dingen die je eerst moet doen wanneer jij een dergelijk initiatief wilt nemen: 

  • Creëer draagvlak bij het management met gebruik van visuals

  • Stel indien nodig nieuwe teams samen

  • Organiseer vaak scrumsessies

  • Wees strikt in het stellen van prioriteiten en evalueer deze elke dag

Het marketingteam voor APAC zorgde dat er een reeks workflows werd gemaakt voor de World Tour Sydney. Elke workflow was gericht op een ander aspect van het evenement, zoals content, betrokkenheid of communicatie. Andere subgroepen hielden zich bezig met online streaming, livedemo's, klantbeheer en nog veel meer.

Doordat er regelmatig werd gescrumd wist iedereen welke doelstellingen het belangrijkst waren. 's Ochtends werd er vergaderd met het hoofdkantoor in de VS en 's middags met het APAC marketingteam. "Door het tijdverschil waren er vrijwel continu mensen aan het werk", zegt Renata Bertram, Vice President Marketing Australia & New Zealand (ANZ). 

Bertram benadrukt dat draagvlak bij het senior management een grote bijdrage leverde aan hun succes. "We leerden al vroeg in het proces dat het heel belangrijk was om visuals te maken. Dan kunnen mensen zich een beeld vormen van hoe het evenement eruit gaat zien en welke eisen je stelt aan de productie", vertelt ze. "We maakten bijvoorbeeld dia's waarop zichtbaar was hoe een presentatie er op een scherm uit zag."

Ook waren ze strikt in het stellen van hun prioriteiten. "Ik beantwoordde geen enkele vraag meer, zodat we ons konden richten op onze prioriteiten", herinnert Laney zich. "We wilden ons niet laten afleiden door alle problemen die zich mogelijk voor zouden kunnen doen."

 

2. Maak een shortlist voor sessiecontent

Het World Tour Sydney-team regelde een uitzendlocatie en ging vervolgens aan de slag met de contentprogrammering. Al in de eerste uren werd er een war room-team opgezet.

Op de eerste dag bepaalden we welke 150 sessies van het evenement het meest geschikt waren voor een virtuele opzet. Voor de dertig sessies die zich hier het beste voor leenden, maakten we een plan. Ook stelden we een lijst samen van de mensen die we nodig hadden voor de virtuele levering ervan. Laney adviseert om alleen informatie met het hele team te delen wanneer dit echt nodig is. Dit maakt het gemakkelijker om op koers te blijven en snel te schakelen. 

"Het is prima wanneer niet iedereen op de hoogte is van alle ins en outs", vertelt hij. "Niet dat we informatie voor onszelf hielden, maar we wilden onze focus houden. Wanneer je ideeën met een grotere groep deelt, kan dit afleiden." 

Om tegenstrijdige belangen te voorkomen, moeten managers bepalen wat het juiste moment is voor inspraak en wat het juiste moment is om dingen gewoon te doen.

 

3. Denk na over hoe je de aandacht van je online publiek vasthoudt

Vervolgens analyseerden we alle elementen van het fysieke evenement. Voor elk element bepaalden we hoe we van koers konden veranderen met de middelen die we tot onze beschikking hadden. Outsourcing vormde een belangrijk onderdeel hiervan. Veel van onze leveranciers bleken in staat om een pakkende online ervaring te creëren. Onze audiovisuele productiepartner had bijvoorbeeld veel ervaring op het gebied van televisie. Dat betekende dat ze snel een aantrekkelijke digitale ervaring voor meerdere kanalen konden maken.

We keken ook welke content we anders konden gebruiken. Digitale content die op de achterwand van de beurshal zou worden geprojecteerd, werd gebruikt als achtergrond voor de online sessies. De standbouwers maakten geen stands, maar bouwden studio's waar het contentteam sessies kon opnemen.

Bertram is van mening dat er ook een werkgroep moet zijn die zich richt op de betrokkenheid van de deelnemers. Dit is belangrijk, want de deelnemers zouden een fysiek evenement bijwonen waar ze mensen in levende lijve konden ontmoeten.

"Content streamen is relatief gemakkelijk. Je moet vooral nadenken over hoe je interactie met je publiek krijgt", zegt Stuart Frank, Director of Strategic Events Asia Pacific.

Het live-evenement zou in eerste instantie plaatsvinden in een beurshal, dus maakte ons team een digitale ervaring waarbij het net lijkt alsof je langs de stands loopt. Deelnemers van over de hele wereld konden achttien virtuele ruimtes verkennen op basis van Salesforce Customer 360. De host van elke ruimte was een expert die demo's aan bezoekers liet zien en in realtime vragen beantwoordde. Zoals je in deze video kunt zien, is dit een meer interactieve ervaring dan wanneer je naar een gewone video kijkt. Bovendien is het minder formeel dan een geplande bijeenkomst.

Alena Fereday, die bij Salesforce werkt als engineer voor Community Cloud, was een van de makers van de digitale ervaring. Zij heeft de volgende tip: "Mensen die iets soortgelijks willen proberen, adviseren we snel een werkende ervaring te maken. Dan heb je daarna nog tijd om deze te verfijnen. Dat maakte bij ons het verschil." 

Op social media kun je de hoogtepunten van je evenement delen en ook nog iets laten zien van de live-interactie met de doelgroep. Hoewel we er bij de World Tour Sydney niet aan toe zijn gekomen, werkt ons social team momenteel aan interactieve activiteiten zoals wedstrijden, Q&A-sessies, polls en andere zaken die online evenementen levendiger maken.

 

4. Bereid je team voor op de live-uitzending

Spreken voor een camera is iets heel anders dan spreken voor een publiek dat ook daadwerkelijk aanwezig is. Sprekers die aan een livepubliek gewend zijn, krijgen nu geen feedback. Daarom moeten ze zelfvertrouwen uitstralen om overtuigend over te komen. Laat sprekers zien hoe de setting en de algehele ervaring er voor de kijkers uitzien.

Stimuleer presentatoren om op tijd te beginnen met oefenen voor de camera. Op deze manier kunnen ze zien hoe ze overkomen tijdens hun verhaal en indien nodig hun presentatiestijl aanpassen. 

Een aantal andere punten die we hebben geleerd:

  • Kort de sessies in. Online verliezen mensen sneller hun aandacht. 

  • Probeer een gespreksformat waarbij meerdere mensen met elkaar praten. Meerdere sprekers zorgen voor een levendigere discussie.

  • Op de camera is slechts één vierkante meter zichtbaar, dus de details in die ruimte zijn heel belangrijk. Denk na over wat je in die ruimte zet en hoe dit overkomt op de kijkers. 

  • Zorg ervoor dat content toegankelijk is voor mensen met een visuele of auditieve beperking. Als je een internationaal publiek trekt, is het wellicht de moeite waarde om voor ondertitels te zorgen.

 

5. Houd interne en externe betrokkenen op de hoogte

Wij besloten om onze sponsoren, partners en klanten zelf op de hoogte te brengen van de gewijzigde opzet van de conferentie. "Het is heel vervelend om achteraf nieuws te horen dat grote gevolgen heeft voor je bedrijf", vindt Frank. 

De meeste betrokkenen zitten in dezelfde situatie en zullen begrip kunnen opbrengen voor je besluit. Werk indien nodig met hen samen om de contentprogrammering aan te passen. Zij hebben immers ook belang bij een succesvol evenement.

Ten slotte is het belangrijk rekening te houden met je salesteam wanneer je besluit je evenement alleen online te laten plaatsvinden. Het fysieke evenement bood hen veel mogelijkheden om nieuwe leads te werven, bij te praten met bestaande klanten en nieuws deals te sluiten. Hoe moet dat nu? Het is belangrijk dat je ze betrokken houdt bij het proces, zodat ook zij hun plannen kunnen aanpassen.

Je kunt briefings geven en updates plaatsen via interne kanalen. Maak slides en weergaven die repliceren wat je op het scherm ziet. Dan weet het salesteam hoe het evenement eruit gaat zien. Neem een korte video op waarin je medewerkers alvast een voorproefje van het evenement geeft. Demonstreer bovendien de productiekwaliteit, zodat het salesteam aan hun klanten kan doorgeven wat ze kunnen verwachten.

Met een strakke planning kun je dus prima van je fysieke evenement een virtueel evenement maken. Een bijkomend voordeel is dat je het conferentiescenario van je bedrijf hebt herschreven en vervangen door een modern, toekomstbestendig draaiboek. "Onze maatregelen waren uit nood geboren, maar het resultaat verandert de manier waarop we conferenties organiseren mogelijk voor altijd", zegt Bertram. "Er is ook echt behoefte aan dit soort virtuele evenementen."

 

Lees meer over wat wij doen om bedrijven te helpen tijdens deze crisis.