Elke dag zien we ze voorbij komen: de prachtige programma’s, (drama)series en documentaires van de Nederlandse publieke omroepen en de NPO. Maar eigenlijk staan we er nooit bij stil wat er allemaal bij komt kijken om het enorme aanbod aan mediacontent effectief te beheren. 

En dat is nu precies de missie van het nog piepjonge Dutch CORE. Het eind 2017 opgerichte Dutch CORE is verantwoordelijk voor het rechtenmanagement van de Nederlandse publieke omroepen en de NPO en de (internationale) exploitatie van hun programma’s. De coöperatie zorgt ervoor dat de leden alle programmarechten effectief kunnen beheren zodat exploitatie, distributie, programmering en verkoop optimaal worden ondersteund. 

 

“We werken nu prettiger, efficiënter, we zijn compliant,

terwijl we tegelijkertijd meer omzet genereren.”

 

Vroeger organiseerden alle 11 omroepen en NPO elk afzonderlijk het beheer en exploitatie van de programma’s. Met de komst van Dutch CORE is een transformatie in gang gezet, waarbij het programma-aanbod wordt gebundeld en de partijen het rechtenmanagement gezamenlijk uitvoeren. Voorwaarde voor deze transformatie was een robuust, gebruiksvriendelijk digitaal platform, waarin transparantie en samenwerken centraal staan. De keuze viel op Salesforce Sales Cloud. Maar dan wel met een geheel eigen inrichting en een unieke toepassing van de technologie.

Waarom Salesforce en hoe heeft Dutch CORE de Sales Cloud oplossing naar eigen hand weten te zetten? We vroegen het Michael Spendel, Managing Director bij Dutch CORE.

 

Wat zochten jullie in het nieuwe systeem?

“Als je met veel partijen succesvol wilt samenwerken in één gezamenlijk systeem, dan vergt dat aardig wat van de technologie. Zeker in onze tak van sport waarin real time inzicht, veiligheid en volledigheid cruciaal zijn. Elke omroep heeft zijn eigen, afgeschermde, omgeving, terwijl ze op cruciale onderdelen ook informatie moeten kunnen uitwisselen. We wilden een rechtenmanagementsysteem inrichten, waarin omroepen effectief en eenvoudig kunnen werken. Zodat ze met elkaar de programmarechten kunnen beheren en iedereen inzage heeft in relevante informatie rondom titels.

 

“Voorwaarde voor de transformatie was een robuust, gebruiksvriendelijk

 digitaal platform, waarin transparantie en samenwerken centraal staan.” 

 

Hierbij kun je denken aan zaken als: wanneer en via welke kanalen is content al uitgezonden? Welke programma’s kunnen internationaal worden verkocht? Welke titels kunnen nog via welke kanalen worden aangeboden? Hoe zit het met de rechten van auteurs, muzikanten, decorontwerpers, producers, acteurs? Al deze zaken moeten voor iedereen eenvoudig en accuraat te bewerken en te raadplegen zijn.

We hadden ons goed voorbereid en wisten precies aan welke eisen de nieuwe technologie moest voldoen. Zo zochten we een gebruiksvriendelijke oplossing die volledig in de cloud wordt beheerd. Een complete oplossing, waarbij we met eenvoudige configuraties de processen naar onze hand kunnen zetten. Ook wilden we in de toekomst kunnen integreren met andere systemen en API’s. En vanzelfsprekend moest het ook passen qua budget, doorlooptijd en dergelijke.”

 


 

Waarom Salesforce?

“Zoals wordt gevraagd van een publieke organisatie hebben we hiervoor een openbare aanbesteding gedaan. Verschillende partijen hebben een voorstel gedaan, maar geen van hen kwam in aanmerking. Ze waren ofwel te kostbaar en te complex, ofwel ze konden niet voldoen aan de minimale eisen van onze RFP. In onze zoektocht naar een geschikte leverancier deden we ook een rondje langs de velden bij andere omroepen. Via een aanbeveling van de Belgische VRT kwamen we in contact met Salesforce en dat bleek een gouden tip. Salesforce kon aan onze eisen voldoen, ze begrepen onze behoeften en wisten hoe ze deze konden vertalen in de technologie.”

 

Jullie kozen ook voor een implementatiepartner

“In een uitgebreid voortraject hebben we met alle betrokken partijen geïnventariseerd wat we wilden bereiken, hoe we het wilden aanpakken en wat de wensen en eisen van het nieuwe systeem waren. Ook de selectie van het nieuwe systeem was een uitgebreid en zorgvuldig traject. Dan spreekt het voor zich dat we ook de daadwerkelijke implementatie met dezelfde kwaliteit aanpakken. Dus gingen we op zoek naar een partij die ons zou helpen met het stap voor stap analyseren van de processen, de vertaling van ons rechten- en contractmanagement naar optimale customer journeys en user stories om deze vervolgens te implementeren. Via Salesforce kwamen we in contact met Talent Peaks.

 

“Het is belangrijk dat een partner de business begrijpt, dezelfde taal 

spreekt en de dynamiek binnen je organisatie aanvoelt.” 

 

Dat werkte bijzonder prettig. Talent Peaks begrijpt onze business als media partij, weet waar de uitdagingen liggen en hoe we deze kunnen vertalen in krachtige processen. Het is belangrijk dat een implementatiepartner dezelfde taal spreekt en de dynamiek binnen de organisatie aanvoelt. Daarnaast is het essentieel dat de partner duidelijk het proces stuurt en bewaakt, maar tegelijkertijd flexibel genoeg is om tijdig de teugels te vieren en bij te sturen waar nodig.

 

Hoe hebben jullie het project aangepakt? 

“In de aanlooptijd naar het project hebben we de wensen en behoeften van alle betrokkenen duidelijk in kaart gebracht. Een hele klus, want we zijn een coöperatie van 11 omroepen en de NPO met elk hun eigen systeem en werkwijze. Na de keuze van de technologie hebben we een projectteam ingericht waarin Talent Peaks deelnam als projectleider en implementatiespecialist. Verder waren in het projectteam alle stakeholders vanuit de omroepen en NPO vertegenwoordigd. Zo wisten we zeker dat bij de inrichting en implementatie alle belangrijke aspecten werden meegenomen en alle partijen zich konden vinden in de omschakeling. We hebben zorgvuldigheid en draagvlak nadrukkelijk prioriteit gegeven boven snelheid. En toch is het project geheel volgens planning opgeleverd, binnen tijd en budget en alle requirements zijn afgevinkt.”

 

“Het project is geheel volgens planning opgeleverd, binnen tijd en budget 

en alle requirements zijn afgevinkt.”

 

Wat is het resultaat?

“Met elkaar hebben we een unieke toepassing gevonden voor de Salesforce technologie die geheel is toegesneden op onze behoeften. Met optimale workflows, rekening houdend met onze processen en onze terminologie. Zodat de medewerkers van de omroepen en NPO contracten eenvoudig, compleet en foutloos kunnen invoeren. Ook hebben we dashboards ontwikkeld, die duidelijk inzicht geven in rechten, status, opportunities, openstaande acties en andere relevante zaken.

We werken nu met 12 bedrijven in één en hetzelfde systeem. Elk heeft een eigen, afgeschermde omgeving, maar gebruikers kunnen snel en eenvoudig relevante data uitwisselen en inzien. Per titel is inzichtelijk wie het intellectueel eigendom heeft en wie recht heeft op welke vergoeding. Het is duidelijk welke titels beschikbaar zijn, welke nog uitzendrechten hebben en wat verkocht kan worden aan derden. We werken nu prettiger, efficiënter, we zijn compliant, en genereren tegelijkertijd meer omzet.”

 

Hoe zorgen jullie voor duurzame impact?

“Veel digitale transformatieprojecten zakken na verloop van tijd in. Dat wilden wij voorkomen. Bij de start van het project hebben we een nieuwe medewerker aangetrokken die verantwoordelijk is voor de coördinatie en het beheer van ons rechtenmanagementsysteem. Dit bleek een gouden greep. Hij heeft zich enorm ontwikkeld, in no-time een schat aan Salesforce kennis vergaard en zich het systeem goed eigen gemaakt. Hij kan naast de coördinatie ook doorontwikkelen en configureren. Hierdoor kunnen we impact blijven maken en onze users duurzaam ondersteunen met training en onboarding. Talent Peaks fungeert nu alleen nog als back up op afstand.

 

Heb je tips voor collega’s in het veld die implementatieproject overwegen?

“Als ik drie tips zou moeten uitlichten, dan zouden ze vooral gaan over voorbereiding, betrokkenheid en balans.

  1. Bereid je goed voor. Breng doelen, eisen en processen goed in kaart zodat duidelijk is wat je van een leverancier verwacht. Op die manier kun je direct op voet van gelijkheid met elkaar het gesprek aangaan.

  2. Zorg voor draagvlak. Betrek de belanghebbenden bij het project, geef hen verantwoordelijkheden en laat hen testen en vraag regelmatig om feedback. Zo voelt iedereen zich gehoord en betrokken bij het eindresultaat.

  3. Zoek balans. Natuurlijk is een strakke projectplanning belangrijk, maar haastige spoed is zelden goed. Bewaak de rode lijn, maar houd ook de vinger aan de pols en luister naar je mensen. Evalueer regelmatig of alles volgens plan verloopt en iedereen nog aangehaakt is. En wees niet bang om bij te sturen of de lijn even te laten vieren.

 

Ben je benieuwd hoe Salesforce technologie het verschil kan maken in jouw organisatie? En hoe je zorgt dat een implementatie de impact heeft die je verwacht? De experts bij Salesforce en Talent Peaks vertellen je graag meer. 

 

Dit interview is geschreven door Manola van Diest, content specialist en digital marketeer bij Talent Peaks