De afgelopen 21 jaar is Salesforce uitgegroeid van een klein bedrijfje waar vier personen werkten tot een grote onderneming met meer dan 50.000 medewerkers. In mijn optiek is onze grootste kracht geweest dat we tijdens die snelle groei altijd zijn blijven zorgen voor een goede, bedrijfsbrede afstemming.

Succes is afhankelijk van constante communicatie en volledige afstemming. Wij zijn erin geslaagd beide factoren te realiseren door gebruik te maken van een managementproces dat ik een aantal jaren geleden heb ontwikkeld: V2MOM. Dit staat voor 'Vision, Values, Methods, Obstacles, Measures'.

In dit artikel deel ik graag met jullie waarom het V2MOM-afstemmingsproces volgens mij cruciaal is voor ons succes. Verder wil ik een kijkje achter de schermen bieden en uitleggen hoe wij dit proces hanteren.

 

V2MOM draait om collectieve energie

We moeten leven in het moment, beseffen waar we staan en wat ons kan helpen de kleinere, minder kolossale problemen te trotseren die verreweg de meeste tijd in beslag nemen. Daarbij moet je anderen overtuigen dat ze op één lijn zitten met jouw visie, zodat jullie samen een koers voorwaarts kunnen uitzetten. Je moet prioriteiten stellen. Als groot bedrijf moet je bovendien je proces kunnen schalen om de prioriteiten voor tienduizenden of misschien wel honderdduizenden medewerkers te bepalen.

Leiders kunnen tegenwoordig kiezen uit vele leiderschapsmodellen en -kaders. Tussen al die opties blinkt de V2MOM-aanpak uit in zijn eenvoud. De aanpak is overzichtelijk en makkelijk te implementeren.”

Met V2MOM kan ik duidelijk maken wat ik doe en dit vervolgens helder communiceren aan het hele bedrijf. Uiteindelijk komt het neer op de volgende vijf vragen, die samen een kader voor afstemming en leiderschap vormen:

  1. Vision (Visie)– wat wil je bereiken?

  2. Values (Waarden) – wat vind je belangrijk?

  3. Methods (Methoden) – hoe realiseer je het?

  4. Obstacles (Obstakels) – wat staat je succes in de weg?

  5. Measures (Meetwaarden) – hoe weet je dat je het hebt bereikt?

De vijf V2MOM-onderdelen bieden ons een gedetailleerde routekaart naar onze bestemming en inzicht in de weg ernaartoe.

 

Het eerste V2MOM van Salesforce

Al in de allereerste weken van Salesforce stelde ik voor om samen met mijn medeoprichters een V2MOM te schrijven. Hoewel Parker Harris (medeoprichter en tegenwoordig Chief Technology Officer bij Salesforce) het destijds wellicht een wat vreemd voorstel vond, besloot iets in hem om dat originele V2MOM voor salesforce.com te bewaren, terwijl het niet meer was dan mijn handgeschreven aantekeningen op een grote envelop van American Express. 

Hij lijstte die envelop in en gaf hem mij cadeau op de dag van onze beursgang. Achteraf gezien legden we daarmee dus de basis voor het bedrijf, die tot op de dag van vandaag bepalend is geweest voor onze koers. In zekere zin werd dat V2MOM ons ondernemingsplan.

Het eerste V2MOM van Salesforce

 

Een dynamisch, organisch document

Wat ik zelf zo waardeer aan het V2MOM, is dat het creativiteit, verandering en zelfredzaamheid stimuleert. Verschillende teamleden kunnen verschillende methoden hanteren. En naarmate het jaar vordert, werken zij het V2MOM bij. We zien het V2MOM dan ook als een dynamisch, organisch document.

Met statische managementinstrumenten zoals jaarlijkse prestatiebeoordelingen kom je er niet in het huidige snel veranderende bedrijfsklimaat, waarin bedrijven zich juist constant moeten aanpassen aan de omstandigheden. Organisaties die dat niet doen, komen op lange termijn in de problemen. Bovendien dagen deze achterhaalde instrumenten je niet uit tot constante verandering. Met een V2MOM bevorder je juist zinvolle dialogen en neem je het hele jaar door goed geïnformeerde beslissingen. Medewerkers gaan voortdurend met hun managers in gesprek over hun prioriteiten.

Bij Salesforce gebruiken we het V2MOM inmiddels voor medewerkers en teams binnen het hele bedrijf: elk jaar stelt elke afdeling en elke medewerker een eigen versie op. Zodoende vergroten we ons zakelijke bewustzijn, wat merkbaar is op alle niveaus in de organisatie.

Omdat we groot voorstander zijn van transparantie, publiceren we elk V2MOM op ons interne sociale netwerk Chatter in plaats van alle versies ergens in een kluis op te bergen.

Iedereen kan het V2MOM van elke medewerker opzoeken en lezen hoe hij of zij wil bijdragen aan de toekomst van ons bedrijf. We hebben zelfs een app ontwikkeld waarin alle medewerkers hun vorderingen ten opzichte van hun eigen V2MOM kunnen bijhouden.

 

Ontwikkel je eigen V2MOM

Bij alles wat we bij Salesforce doen, vertrouwen we op het V2MOM – van de allereerste besluiten in 1999 tot de beslissingen die we vandaag de dag nemen als grootste hightechwerkgever van San Francisco. Inmiddels heb ik ook andere ondernemers kennis laten maken met het concept.

Het mooie van het V2MOM is dat dezelfde structuur geschikt is voor elke fase in de levenscyclus van een organisatie. Zo hebben we het gebruikt als ondernemingsplan voor onze start-up, maar hebben we inmiddels ook gemerkt dat de constructie effectief is om de jaardoelen van een beursgenoteerd bedrijf te bepalen.

Ben jij klaar om je eigen V2MOM op te stellen? Ga altijd van start met een beginnersmentaliteit. Dit is een concept uit het zenboeddhisme dat je in staat stelt de wereld voortdurend met een frisse blik te bekijken. Met deze mentaliteit schep je orde in je hoofd, neem je afstand van achterhaalde aannames, neem je afleidingen weg en zorg je dat je je volledig kunt focussen op het wat, waarom en hoe van de taak die voor je ligt. 

Denk na over je algehele organisatorische doelen of een actuele uitdaging binnen je organisatie, en ontdek hoe je aan de hand van het V2MOM-proces de stappen naar succes kunt schetsen. Mogelijk zijn er op elke vraag meerdere antwoorden te vinden. Zorg in dat geval dat je aan elk antwoord de juiste prioriteit toekent.

 

Vision (Visie) – Wat wil je bereiken?

Wat is de visie achter datgene wat ik wil bereiken?' Dat is de eerste vraag die je jezelf moet stellen. Probeer immers maar eens de juiste weg te vinden als je geen flauw idee hebt wat je bestemming is.”

 

Values (Waarden) – Wat vind je belangrijk?

Vraag jezelf af wat je zo belangrijk vindt aan dit doel. Wat zijn de waarden achter je visie?

Nadat ik een lijst met waarden heb opgesteld, rangschik ik ze altijd in volgorde van belangrijkheid. Zo dwing ik mezelf te kiezen tussen concurrerende prioriteiten – als alles een prioriteit is, bereik je niets.

 

Methods (Methoden) – Hoe realiseer je het?

Bepaal de benodigde methoden om je visie en waarden te implementeren. In dit deel van het kader schets je alle acties en stappen die iedereen moet nemen om de klus te klaren. Ook deze methoden rangschik je in volgorde van prioriteit.

 

Obstacles (Obstakels) – Wat staat je succes in de weg?

In het vierde deel stel je vast welke obstakels je mogelijk moet overwinnen om je visie te kunnen realiseren. Welke uitdagingen, problemen en kwesties staan er tussen jou en je beoogde succes in? Welke obstakels moet je absoluut wegnemen en hoe pak je dat aan?

 

Measures (Meetwaarden) – Hoe weet je dat je het hebt bereikt?

Tot slot denk je goed na over de juiste meetwaarden. Hoe weet je of iets een succes is? Ik denk dat een subjectief ja/nee-oordeel niet voldoende is. Je hebt data en meetgegevens nodig om te bepalen hoe je succes eruitziet.

Bij Salesforce baseren we elk aspect van ons organisatorisch management op ons V2MOM. Ons V2MOM kan kortom als volgt worden samengevat:

  • Het is de drijvende kracht achter onze bedrijfsvoering;

  • Het stelt ons in staat onze doelen te bepalen en deze op georganiseerde wijze te realiseren;

  • Het houdt rekening met onze constante drang naar verdere ontwikkeling;

De collectieve benadering ervan pakt vooral gunstig uit in dynamische omgevingen en tijden van crisis. Het is voor bedrijven behoorlijk uitdagend om een eenduidige koers te varen wanneer de omstandigheden steeds veranderen. Voor ons is het V2MOM daarbij onze bindende factor.

Zorg ook binnen jouw bedrijf voor organisatorische afstemming en kies voor het V2MOM-traject in Trailhead, het gratis leerplatform van Salesforce.

Dit artikel is gebaseerd op fragmenten uit Marc Benioffs nieuwste bestseller Trailblazer en zijn eerste boek "Behind the Cloud."