De Amsterdam User Group (AUG) organiseert bijeenkomsten voor tussen de 50 en 70 deelnemers (andere groepen zijn in heel Nederland beschikbaar, zelfs in deze bijzondere tijden). Nu ik na 3,5 jaar als co-leader ben afgetreden, kan ik de geheimhoudingverklaring verscheuren en een voorproefje geven van wat onze sessies zo bijzonder maakt. Lees verder om erachter te komen waarom er op al onze bijeenkomsten altijd content is voor Salesforce eindgebruikers, product owners en iedereen daartussenin!

 

Geheimen onthullen


Het netwerk van de Community Group (waarvan AUG deel uitmaakt) is vóór klanten en partners, gerund dóór klanten en partners. Meestal ontmoeten we elkaar 's avonds, buiten ‘werktijd’. Het is ook de bedoeling dat we niet tijdens kantoortijd samenkomen; we komen samen om best practices en kennis te delen en te netwerken met elkaar. Als bonus zijn alle leiders vrijwilligers, zij doen dit omdat ze willen helpen een omgeving te creëren waarin we allemaal samen kunnen slagen.

Er is nog een ander interessant aspect van deze meetings. We hebben vaak mensen bij onze bijeenkomsten waarvan je in eerste instantie zou denken dat ze concurrenten van elkaar zijn (hun producten hebben bijvoorbeeld dezelfde doelgroep), maar dat is in dit geval geen issue. Er is zoveel potentieel dat bij onze eigen bedrijven kan worden ontsloten en daar ligt de focus. Niet op elkaar.

 

Een jaar vooruit

Er is goede planning nodig voor onze vergaderingen, maar een van onze beste ontdekkingen was dat een jaar data vooruit plannen voor onze vergaderingen hoofdpijn wegneemt. Aanvankelijk klonk het contra-intuïtief, waarmee ik bedoel dat het soms moeilijk is om te voorspellen wat ons staat te wachten op korte termijn, laat staan over twee weken, dus waarom is een jaar makkelijker?

Het blijkt dat er altijd wel iets opduikt, maar met vier leiders (veerkracht) is er altijd wel iemand beschikbaar om de vergadering te organiseren en te veel flexibiliteit zorgt voor meer gedoe dan dat het waard is. Op deze manier hebben we allerlei discussies rond invulling van de agenda verwijderd (wat uren bespaart!), het stelde ons in staat om onze tweemaandelijkse sessies te spreiden over de week, zodat degenen met avondverplichtingen in ieder geval een aantal van onze vergaderingen kunnen bezoeken, en het stelde degenen wiens agenda's vollopen, in staat om ons als eerste in te voegen. Als bonus helpt het ons om in heel Nederland te coördineren en botsingen met andere groepen te voorkomen. Niet zo veel last-minute verrassingen!

 

Drie maanden van tevoren

We vragen regelmatig feedback over wat mensen willen horen uit informele gesprekken en we halen informatie uit afgenomen enquêtes. Daarbij delen we ook gedachten over presentaties die we bij andere groepen hebben gezien (hetzij virtueel, hetzij - indien toegestaan! - met het vliegtuig, om te proberen zoveel mogelijk evenementen bij te wonen).

Ongeveer drie maanden van tevoren kijken we naar de actualiteit, rekening houdend met wat andere groepen lokaal doen (om de afwisseling te waarborgen), de ‘mood’ van ons netwerk zoals die tot uiting komt op Twitter en in persoonlijke gesprekken, en recente Salesforce aankondigingen of evenementen (zoals de seizoensgebonden releases, TrailheaDX en Dreamforce).

Vervolgens brainstormen we over geschikte presentatoren. In de beginperiode haalden we vaak internationale sprekers binnen, die hun vrije tijd graag opgaven in ruil voor een minibreak in Amsterdam. Tegenwoordig vinden we dat we lokaal, in Nederland, steeds meer content kunnen halen en we kunnen trots zijn op dit feit: die laat zien hoe ons ecosysteem is gegroeid. Dat gezegd hebbende, worden er uitnodigingen gedaan en discussies gevoerd - het is niet eenvoudig want we moeten om de beschikbaarheid van mensen heen navigeren en soms het ethos van de Community Group uitleggen. Geen verkooppraatjes hier, alleen echte wereldervaring en echte casestudies.

 

Twee maanden van tevoren

Zodra de vorige vergadering is afgesloten (aangezien we elke twee maanden bijeenkomen) hebben we een korte terugblik, waarin we bespreken wat er goed is gegaan en wat er verbeterd kan worden. Vervolgens gaan we aan de slag met het echte werk, waarbij we bespreken welke presentatoren daadwerkelijk beschikbaar zijn. We hebben twee of drie slots om mee te spelen, dus we bespreken de inhoud, wat de potentiële presentatoren hebben aangeboden en schetsen hoe de avond eruit zal zien. Af en toe krijgen we meer aanbiedingen terug dan we verwachten en in dat geval verplaatsen we een presentatie naar de volgende bijeenkomst (er is altijd wel een spreker die opgelucht is!); we laten zeker geen aanbiedingen verloren gaan.

Eerlijk gezegd gebeurt dat niet zo vaak als we willen en af en toe is er een beetje gekke drukte met een paar snelle telefoontjes als resultaat. In het verleden heeft dit geleid tot een aantal grote innovaties zoals paneldiscussies en kleine groepsworkshops - vooral daar waar we een onderwerp wilden behandelen maar niet de juiste inhoud hebben gevonden. Uiteindelijk hebben we de expertise in handen van de menigte gekregen in plaats van een specifieke spreker, wat leidde tot verschillende en meer interactieve manieren om met hetzelfde materiaal om te gaan.

Maar dat is nog niet alles. Het is niet alleen een kwestie van het selecteren van de spreker. Het overgrote deel van de presentaties heeft twee of drie doorloopmomenten vooraf, die om de teamleden heen draaien om elke keer weer een nieuw perspectief te garanderen. Als het een commerciële partner is kan het zijn dat we willen controleren of ze prijsinformatie opnemen (dat is immers wat onze leden zullen vragen!) of het kan een van onze eigen leden zijn, die hun eerste publieke presentatie geeft. We willen hen zo veel mogelijk helpen verder te komen en zijn vakmanschap met ons te delen. Het is belangrijk om op te merken dat we enorm dankbaar zijn voor de tijd en moeite die onze sprekers hebben gestoken. Onze bijeenkomsten zijn anders niet mogelijk.

Dit alles gezegd hebbende, is het alleen mogelijk om akkoord te krijgen als de presentatie aan één enkel criterium voldoet: "Zal de inhoud interessant zijn voor mij, als deelnemer van de gebruikersgroep?" Er zijn geen gunsten op dit punt, uit respect voor onze deelnemers die hun avonden opgeven om zich bij ons aan te sluiten.

 

Een week van tevoren

We hebben een snelle vergadering, waar we meestal kijken naar onze checklist (voor de eerste keer!) en bespreken hoe we alle onderwerpen waar we onze handen op hebben weten te leggen, gaan verdelen. We kijken ook naar het aantal mensen die zich hebben aangemeld en proberen extra marketingmethoden te bedenken, omdat we trots zijn op onze inhoud en deze altijd graag willen delen met een zo breed mogelijk publiek. Dan is er onvermijdelijk een gesprek over wie de pop up banner mee naar huis genomen na de vorige meeting, wat meestal leidt tot een zoektocht in schoenen, opslagruimtes en zelfs onder bedden!



En op de avond zelf?


Nou, oordeel zelf maar. De volgende bijeenkomst van de Amsterdam User Group is op donderdag 19 november (klik op ‘Join Group’ om op de hoogte te worden gesteld zodra de details zijn gepubliceerd). Ik kijk er enorm naar uit. 

En als het niet lukt, kijk dan op DutchSFCommunity.org voor details van andere Nederlandse community-aanbiedingen. Hier staat elke week wel iets voor Admins, Developers, Marketeers, Nonprofits, degenen die nieuw zijn in het ecosysteem, en ook voor ervaren ‘pro's’.

 

p.s. Wil je een bijdrage leveren en ons helpen? We zijn altijd op zoek naar verhalen over wat Nederlandse gebruikers doen met hun Salesforce-implementaties; onze presentatiebegeleiding wordt zeer goed ontvangen. Als je geïnteresseerd bent, vul dan het  ‘Neem contact met me op’ veld in onderaan onze groepspagina.