Salesmanagers leiden een druk leven. In een tijdperk waarin we worden bedolven onder informatie, is het cruciaal om alle data tot de kern te kunnen terugbrengen en zo snel tot belangrijke inzichten te komen. Ondernemers maken al jarenlang gebruik van salesmanagementdashboards om overzicht te houden over hun zakelijke prestaties. Maar dashboards kunnen op nog veel meer manieren worden ingezet om de stortvloed aan data te filteren en snel tot praktische inzichten over je bedrijf te komen.

Het kan echter lastig zijn om te bepalen waar je moet beginnen. Voor een goed dashboard heb je een visie en duidelijk gedefinieerde doelen nodig. Zet die visie op papier en maak een schets van hoe de visie er in de praktijk ongeveer uit gaat zien. Houd daarbij rekening met de volgende cruciale factoren:

  • Het doel van het dashboard

  • Degenen voor wie het rapport bestemd is

  • De frequentie waarmee het wordt bekeken

  • De vormgeving

  • De hoeveelheid data

  • De tijdsperiode

  • De meest nuttige typen grafieken

Hier volgen enkele voorbeelden van dashboards waarvan wij gemerkt hebben dat salesmanagers ze vaak gebruiken om inzicht te krijgen in allerlei aspecten van hun bedrijf.

 

1. Het dashboard voor de leadfunnel

 

Dit dashboard geeft inzicht in de manier waarop de sales- en marketingafdeling samenwerken. Als je één dashboard voor sales en marketing ontwikkelt, kunnen beide afdelingen datagedreven beslissingen nemen.

Als je bijvoorbeeld het conversiepercentage per team bijhoudt, krijg je een duidelijk beeld van de sterke en zwakke punten in je salesproces. Genereert de marketingafdeling voldoende leads, maar leiden die leads niet tot conversies? Komt dat door de beschikbare content, of houden salesmedewerkers zich niet aan hun SLA (Service Level Agreement) voor het opvolgen van leads?

Je uiteindelijke doel hierbij is om te bepalen hoe sales en marketing hun tijd en middelen het beste kunnen inzetten. Als sales niet alle leads opvolgt, betekent dit wellicht dat marketing strengere filters moet hanteren of leads beter moet kwalificeren. Als alle leads snel worden afgehandeld, kan het zijn dat marketing in meer kanalen moet investeren of op meer gebieden actief moet zijn.

  • Belangrijkste aandachtspunten: betere afstemming met marketing; herkennen van trends en bijsturen van de koers (flexibiliteit); verantwoordelijkheid; dekking van de pipeline waarborgen

  • Belangrijkste rapporten: leads per bron; nettoleads versus gekwalificeerde leads; aan de pipeline gekoppelde leads (opportunities); conversiepercentage; betrokkenheid van leads

  • Distributie: salesmanagement, marketing

 

 

2. Het prognosedashboard



Een dashboard voor nauwkeurige prognoses wordt vaak gezien als een tool om het management van grote bedrijven tevreden te stellen. Maar bedrijven kunnen zo'n dashboard ook gebruiken om medewerkers te coachen of belonen en om mankementen in het salesproces aan het licht te brengen. Lig je voor dit kwartaal nog op schema of is het tijd dat marketing meer leads genereert? In welke fase gaan prospects verloren? Welke salesmedewerkers slagen er niet in deals te sluiten?

  • Belangrijkste aandachtspunten: geloofwaardigheid van sales; behalen van quota; inzichten voor management; inzichten voor financiën

  • Belangrijkste rapporten: prognose per medewerker; prognose per team; prognose per stadium; prognose per regio; prognosevoorspellingen (AI)

  • Distributie: salesmanagement, hoger management en financiën 

 

 

3. Het dashboard als salesscorebord

 

Erkenning werkt motiverend. Bovendien kun je met scoreborden een spelelement aan salesprestaties koppelen. Zo ontstaat er gezonde concurrentie, kunnen er kansen voor mentorschap ontstaan en voelen salesmedewerkers zich verantwoordelijker voor hun salesactiviteiten.

  • Belangrijkste aandachtspunten: motivatie, management en transparantie van sales

  • Belangrijkste rapporten: gesloten deals naar omzet; gesloten deals op zich; aantal demo's; nieuwe klanten versus upselling

  • Distributie: volledige salesafdeling, hoger management en marketing

 

 

4. Dashboard over concurrentie en gewonnen/verloren-verhouding



Met de eerder genoemde dashboards kun je vooral zien hoe teams presteren ten opzichte van hun quota. Dashboards die gericht zijn op de concurrentie en de gewonnen/verloren-verhouding, geven je op hun beurt meer inzicht in aspecten van je bedrijf die wel wat coaching of interventie kunnen gebruiken. Dit kan salesmedewerkers ertoe aanzetten om kritischer te gaan kijken naar de redenen waarom ze deals misliepen of hoe ze zich positioneren ten opzichte van de concurrentie.

Sales kan deze inzichten gebruiken als feedback voor de product- en marketingteams, bijvoorbeeld om aan te geven dat ze andere ondersteunende materialen nodig hebben, of dat producten moeten worden verbeterd of aangepast.

  • Belangrijkste aandachtspunten: inzicht in dreigingen, monitoren van beste opties

  • Belangrijkste rapporten: gewonnen/verloren-verhouding; marktaandeel concurrentie; deals zonder concurrentie; prijzen van concurrentie

  • Distributie: alle salesmedewerkers, productafdeling, marketingafdeling en salesmanager

 

 

5. Het dashboard voor KPI's en salesactiviteiten



Gebruik dit dashboard om de discipline van je salespersoneel te bevorderen. Bij Salesforce zien we dit als een van de ingrediënten van ons geheime recept voor het beheer van de salespipeline.

Ontdek hoe het staat met deals, welke salesmedewerkers actief werken aan leads, wie de laatste tijd niet heeft ingelogd bij het CRM-systeem, en diverse andere verantwoordelijkheidscijfers die je kunt gebruiken om het salesproces weer strak op de baan te krijgen.

  • Belangrijkste aandachtspunten: gedrag van salesmedewerkers, gebruik van CRM

  • Belangrijkste rapporten: activiteiten per salesmedewerker (telefoongesprekken, demo's, bezoeken), achterstallige opportunities, aantal dagen zonder inloggen bij het CRM

  • Distributie: de hele salesafdeling

 

 

6. Het dashboard met een dagelijks overzicht voor het hoger management



Als salesmanager is je tijd kostbaar. Maak daarom een dashboard dat specifiek is gericht op het hoger management. Dan ben je minder tijd kwijt aan het samenvoegen van data om aan te tonen dat je alles onder controle hebt. Bovendien hoef je resultaten niet meer toe te lichten en geen presentaties meer te maken. Zo heb je meer tijd over voor je echte werk of voor het coachen van salesmedewerkers. Je kunt dit dashboard ook gebruiken om je ROI inzichtelijk te maken en aanvragen voor budgetverhogingen of meer personeel te onderbouwen.

  • Belangrijkste aandachtspunten: totale transparantie, communicatie met hoger management

  • Belangrijkste rapporten: beste van alles – leads, sales, concurrentie, prognoses, voorraadniveaus, factureringsstatus van accounts, enzovoort

  • Distributie: hoger management


Wie met deze dashboards werkt, kan zich volledig focussen op het vinden van leads en het sluiten van deals. Wil je meer weten over het maken van rapporten en dashboards? Bekijk dan deze handige module op Trailhead: Reports & Dashboards for Lightning Experience »