Met automatisering en tools voor kunstmatige intelligentie krijgen teamleden de controle over hun agenda terug. Zo kunnen ze weer tijd besteden aan wat ze het beste kunnen.

Kijk eens naar de gemiddelde werkdag van een verkoper. Hoeveel tijd besteedt hij of zij aan gesprekken met potentiële klanten? En hoeveel tijd gaat er verloren aan achterstallige administratie? 

Volgens het onlangs gepubliceerde State of Sales onderzoek besteden verkopers maar een derde van hun tijd echt aan verkopen. Ze zijn het grootste deel van de dag bezig met administratieve rompslomp, zoals het registreren van klantinformatie en het handmatig opstellen van offertes en contracten. Dat kan anders. 

Al deze taken kosten tijd, en dat terwijl verkopers hun werk nu vaak online moeten doen. Ook wordt hun gevraagd om meer met minder voor elkaar te krijgen. Wat ooit als een kleine frustratie werd gezien, kan tegenwoordig veel omzet kosten.

Maar dat is helemaal niet nodig. Experts op het gebied van sales operations kunnen deze extra taken automatiseren, zodat verkopers zich weer kunnen richten op hun echte talent: verkopen. Ze kunnen een scala aan digitale tools en AI-algoritmen (kunstmatige intelligentie) inzetten waarmee je team niet harder, maar juist slimmer gaat werken. Automatisering is slechts een van de nieuwste trends in sales operations waardoor onze manier van werken verandert.  

Hoe kunnen we verkopers helpen om tweederde van hun dag terug te winnen? Hieronder vind je drie tijdrovende taken die kunnen worden geautomatiseerd.

 

State of Sales, 4e editie

 

Overbodige data-invoer, zoals registratie van verkoopdata en aantekeningen over klanten

Volgens het State of Sales onderzoek registreert slechts 57% van de verkopers gesprekken, terwijl de meesten dit wel een essentiële taak vinden. Maar als ze na elk gesprek aantekeningen moeten maken, kunnen ze die tijd niet aan verkopen besteden. Met automatisering hoeven verkopers vaak minder in te voeren, zonder dat dit ten koste van waardevolle data gaat. 

"Data-invoer is natuurlijk de eerste taak die voor automatisering in aanmerking komt", zegt Valerie Papa, manager van de afdeling Revenue Operations bij Andela, een bureau voor engineeringservices op afstand. "We willen niet dat verkopers tijd verspillen aan de invoer van zinloze data of data die automatisch ergens anders kunnen worden opgehaald."

 

Data-invoer is natuurlijk de eerste taak die voor automatisering in aanmerking komt. We willen niet dat verkopers tijd verspillen aan de invoer van zinloze data of data die automatisch ergens anders kunnen worden opgehaald.”

VALERIE PAPA, MANAGER VAN DE AFDELING REVENUE OPERATIONS BIJ ANDELA

 

Om in te spelen op deze uitdaging, nemen de beste sales ops-teams het verkoopproces van A tot Z onder de loep. Ze vragen zich daarbij steeds af: kan deze stap of dit proces worden geautomatiseerd?

Valerie Papa is erin geslaagd om het aantal administratieve taken te verminderen. Ze vraagt haar medewerkers naar de taken die hun elke dag veel tijd kosten en stelt dan de juiste automatiseringstools voor.

"We automatiseren processen zodat data rechtstreeks naar Salesforce worden gestuurd. Denk bijvoorbeeld aan opportunities binnen accounts, offerteregels en contactpersonen. Met tools zoals LeadIQ kunnen we meer hiaten voor verkopers invullen. Ze hoeven dan niet zelf op zoek naar data. Zo voorkomen we ook dat data dubbel worden ingevoerd", aldus Valerie.

Met tools zoals Salestrail en RingDNA Intelligent Dialer worden resultaten van inkomende en uitgaande gesprekken automatisch geregistreerd in de CRM-software. Daardoor hebben verkoopmanagers beter inzicht in de prestaties van verkopers. De tools zijn effectief: ze laten zien of het gesprek is beantwoord, hoelang het gesprek heeft geduurd en wat er tijdens het gesprek is bereikt. Daarna worden deze data zonder handmatige invoer in het CRM georganiseerd. 

"Het is de bedoeling dat verkopers effectief kunnen verkopen", vertelt Kenny Goldman, medeoprichter en partner bij Kicksaw, een consultancybureau voor sales ops. "Als onderdeel van hun werk moeten ze data beheren en invoeren, maar daarop moet niet het hele proces zijn gebaseerd."

Volgens Kenny Goldman kan het naderhand tot problemen leiden als verkoopprocessen te veel afhangen van data die door verkopers worden ingevoerd. "Verkopers zijn mensen, dus ze maken ook fouten. Ze komen soms om in het werk. Ze hebben soms andere prioriteiten. Ze krijgen geen bonussen om elke dag data in te voeren in Salesforce. Ze krijgen bonussen om opdrachten binnen te halen."

Bedrijven die verkopers beschermen tegen onnodige data-invoer, boeken resultaten. Volgens het State of Sales onderzoek heeft 69% van de topverkopers deze taak geautomatiseerd, tegenover 46% van de slecht presterende verkopers.

"Je kunt de productiviteit het allerbest verbeteren met dit soort tools, want de automatisering ligt al voor het grijpen. Verkopers mogen zich nooit achter hun bureau afvragen: wat zal ik vandaag eens gaan doen?"

 

Verkopers zijn mensen, dus ze maken ook fouten. Ze komen soms om in het werk. Ze hebben soms andere prioriteiten. Ze krijgen geen bonussen om elke dag data in te voeren in Salesforce. Ze krijgen bonussen om opdrachten binnen te halen.”

KENNY GOLDMAN, MEDEOPRICHTER EN PARTNER VAN KICKSAW

 

Laat je team sneller prioriteit geven aan leads en opportunities

Hoe weten verkopers achter welke opportunity ze het eerste aan moeten? Als ze de verkeerde opportunity kiezen, kunnen ze tijd verliezen. Ook kunnen veelbelovende leads door hun vingers glippen. Om hun quotum te halen, moeten verkopers zich kunnen focussen op de deals die het meest kansrijk zijn.

Datagestuurde AI-tools kunnen deze leads op volgorde van prioriteit plaatsen. Je ziet dan in één oogopslag bij wie je de meeste kans maakt om een deal binnen te halen. In sommige tools kun je zelfs automatische gesprekken instellen.

"Met een power dialer hoeven verkopers niet na te denken over wie ze het eerst moeten bellen. Dankzij mijn team doet de tool dat nu automatisch", zegt Valerie.

Valerie Papa is ook fan van LeanData, een automatiseringstool die in Salesforce is geïntegreerd. Hiermee worden leads toegewezen op basis van recente activiteiten van prospects of de procesfase waarin een lead zich bevindt.

"Verkopers ontvangen een follow-upmelding om prioriteit te geven aan een bepaalde persoon omdat die als een 'hot lead' wordt beschouwd", aldus Valerie. "We kunnen herinneringen instellen die verschijnen als ze een lead niet binnen een bepaalde tijd hebben opgevolgd."

Laat de sales ops-medewerkers van je bedrijf deze automatiseringen steeds zo nauwkeurig mogelijk bijhouden. Zo gaan uiteindelijk minder kansen verloren.

Sarah Borrmann is Director of Sales Productivity and Operations bij Illusive Networks, een bureau voor cyberbeveiliging: "Ik heb gezien hoe teams veel tijd verliezen aan slechte of irrelevante leads omdat het scoresysteem voor leads niet goed wordt gebruikt", vertelt ze. "Ik was ervoor verantwoordelijk om veel van die activiteiten opnieuw op elkaar af te stemmen."

Sarah voegt hieraan toe: "Je kunt de productiviteit het allerbest verhogen met dit soort tools, want automatisering ligt al voor het grijpen. Verkopers mogen nooit achter hun bureau zitten en zich afvragen: wat zal ik vandaag eens gaan doen?"

 

Offertes en voorstellen op maat

Offertes en voorstellen zijn een cruciale stap in de verkoopcyclus, maar kunnen veel tijd en energie kosten. Vooral als verkopers te maken hebben met allerlei verschillende wensen van prospects is het niet erg efficiënt als ze elke offerte handmatig moeten aanpassen. Verder kan het proces alleen al worden vertraagd door het aantal afdelingen dat bij een offerte betrokken is. 

"Enerzijds zijn er de managers, die bepaalde dingen heel precies willen formuleren in een offerte. Anderzijds is er de financiële afdeling, die alleen achter bepaalde aanbiedingen staat. De verkoopmanagers willen bepaalde targets halen en zijn dus terughoudend met bepaalde kortingen en prijzen", legt Goldman uit. "En uiteindelijk staan de verkopers tussen twee vuren: de wensen van het bedrijf aan de ene kant en de wensen van de prospect aan de andere kant."

Hier kan je sales ops-team bijspringen met automatiseringstools die rekening houden met tegenstrijdige belangen en tegelijkertijd de verkopers aan de frontlinie steunen. 

Valerie Papa gebruikt een CPQ-programma (Configure, Price, Quote). Met deze software kan haar team vooraf goedgekeurde offertetemplates leveren. Verkopers kunnen de templates dan zelf aanpassen aan de wensen van klanten, de juiste kortingen invullen en de offertes naar de juiste persoon doorsturen voor goedkeuring. 

"Ons hele systeem leunt op CPQ. We doen alles met Salesforce", zegt Valerie Papa. 

Met automatische offertes en voorstellen worden ook fouten voorkomen. Volgens het State of Sales onderzoek heeft 65% van de topverkopers deze taak geautomatiseerd, tegenover 37% van de slecht presterende verkopers.

"Ik heb vaak gezien dat een verkoper per ongeluk een nul te veel of te weinig invoerde in een offerte voor een prospect. Dit is een enorm probleem in bedrijfscontracten", aldus Kenny Goldman. 

Er zitten maar zoveel uur in een dag, maar een sales ops-team kan je verkopers helpen om de tijd optimaal te benutten. Door een aantal van de meest eentonige taken te automatiseren, kunnen verkopers meer tijd besteden aan waar ze het beste in zijn: deals sluiten.

 

State of Sales, 4e editie