Deze Nederlandse NGO zorgt dat elke cent telt dankzij slimmere processen.

Brandwonden Stichting ging van handmatige processen naar data-gedreven werken met Salesforce. Het resultaat? Tijdsbesparing en betere ervaringen voor medewerkers maar ook voor donateurs, supporters, service users en vrijwilligers.

Elk jaar gaan ca. 92.000 mensen naar de dokter met brandwonden als gevolg van ongelukken thuis - om nog maar te zwijgen over de duizenden ernstigere incidenten waarvoor ziekenhuisbehandeling en revalidatie nodig zijn.

Maar brandwonden kunnen leiden tot meer dan alleen fysieke littekens. De emotionele gevolgen van dit soort letsel kunnen enorm zijn, en ook het zelfvertrouwen kan een flinke klap krijgen. De Brandwonden Stichting begrijpt de gevolgen die brandwonden kunnen hebben voor een individu en voert actief campagne om mensen bewust te maken van de gevaren die kunnen leiden tot brandwonden, om patiënten te ondersteunen en om te investeren in onderzoek naar betere manieren om brandwonden te behandelen.

De Brandwonden Stichting is een non-profit die wordt gefinancierd door individuele donateurs en bedrijven, een groot deel van de inkomsten komt uithuis-aan-huiscollectes maar ook steeds meer van structurele donateurs. De Brandwonden Stichting heeft een netwerk van ongeveer 60.000 vrijwilligers, naast 40 medewerkers, en 30.000 donateurs.

Voor Salesforce moest de Brandwonden Stichting gegevens uit heel veel verschillende spreadsheets halen om één overzicht te hebben en dit was niet in real-time.

"Alles werd handmatig of op papier gedaan, wat erg tijdrovend en niet efficent was," herinnert Bas de Boer, Hoofd Communicatie en Fondsenwerving bij Brandwonden Stichting zich. "We wilden de mogelijkheden van technologie benutten om vrijwilligers te helpen hun contacten te beheren, hun collecte routes beter te plannen en ons team te helpen meer gepersonaliseerde marketing trajecten te creëren Daarnaast was het belangrijk onze impact te meten om terug te rapporteren aan onze donateurs."

In samenwerking met implementatiepartner Bluedesk CRM heeft de Brandwonden Stichting in 2017 Salesforce geïmplementeerd om een uniform overzicht van hun data te creëren en de efficiëntie te verhogen door tijdrovende handmatige processen te automatiseren. Dit heeft personeel vrijgemaakt om zich op meer te concentreren waardevolle content en fondsenwerving producten. "De begeleiding van Bluedesk CRM was van onschatbare waarde om ons te helpen het meeste uit het platform te halen. Het team zorgde ook voor uitgebreide training, wat hielp om de adoptie door gebruikers te optimaliseren," aldus de Boer.

Salesforce geeft nu een compleet beeld van de stakeholder, inclusief gegevens over donateurs, supporters vrijwilligers en begunstigde, en inzichten uit de webshop van de Stichting.

De Stichting heeft dataveligheid hoog in het vaandel , Salesforce autorisaties zorgen ervoor dat medewerkers en partners alleen toegang hebben tot de gegevens die ze nodig hebben om hun rol te vervullen. Dit is vooral belangrijk om de privacy te beschermen van de 1.000 begunstigden die steun krijgen voor hun brandwonden.

Salesforce helpt om alles te stroomlijnen, van programmabeheer tot marketing. "Een van de programma's die we voor artsen uitvoeren heet "Spoedeisende hulp bij ernstige brandwonden". Met Salesforce hebben we het hele traject geautomatiseerd, van aanmelding tot onboarding, toegang tot cursusdocumenten en testscores, en uiteindelijk het ontvangen van een diploma", aldus Aardie Novin, Data Application Programmeur.

Nu deze tijdrovende processen zijn geautomatiseerd, kan de opleiding door slechts één medewerker worden georganiseerd, waardoor de organisatie meer tijd heeft voor kernactiviteiten. Dit levert een tijdsbesparing op van 50-70%.

Het marketing team is samen met partner Growing Minds gestart met journeys in Marketing Cloud voor nieuwe en bestaande donateurs om ervoor te zorgen dat de juiste communicatie op het juiste moment naar de juiste mensen wordt gestuurd. Dit helpt ook bij evenementen een goede ervaring te garanderen - medewerkers kunnen bijvoorbeeld de gastenlijst controleren om er zeker van te zijn dat niemand een blessure heeft die hen zou uitsluiten van deelname aan activiteiten tijdens het evenement.

Het team is ook van plan om CloudPages te gaan gebruiken, een Marketing Cloudapplicatie die het publiceren van gerichte content over meerdere kanalen vereenvoudigt en engagement bijhoudt. "Mensen willen zien wat voor effect hun donatie heeft gehad. Door die gegevens vast te leggen in Salesforce, kunnen we mensen laten zien welke programma's ze financieren. CloudPages is een geweldige manier om ervoor te zorgen dat we met die informatie de juiste donateurs bereiken," voegt de Boer toe.

Om de 2.000 vrijwilligers te ondersteunen die kwetsbare mensen helpen bij het installeren van hun rookmelders, maakt de Brandwonden Stichting gebruik van Experience Cloud en een AppExchange applicatie genaamd Geopointe.

Daarnaast zijn er 2.500 vrijwilligers die een team van meer dan 60.000 collectantenbegeleiden die huis-aan-huis geld inzamelen en donaties loggen in een AppExchange-oplossing genaamd CollecteKracht.

Medewerkers kunnen nu in het portaal met behulp van postcodes een eigen 'wijk' voor vrijwilligers aanmaken. Vrijwilligers kunnen dan inloggen en de meest efficiënte route plannen, marketingmateriaal bestellen en hun contactadres of registratiestatus bijwerken zonder contact op te hoeven nemen met het team van de Brandwonden Stichting.

Om de menselijke ervaring centraal te laten staan, gebruikt een team van drie interne medewerkers en acht externe medewerkers Service Cloud om problemen op te sporen en te verhelpen. De cloud-oplossing betekent dat het team naadloos kan samen werken met volledig zicht op wie welke zaak behandelt, zodat dubbel werk voorkomen wordt. De mogelijkheid om flexibele functies aan vrijwilligers aan te bieden is van cruciaal belang in een post-pandemisch landschap.

Met Salesforce kan de Brandwonden Stichting een grotere invloed hebben op haar algehele doelstelling - het beschermen van mensen tegen ongevallen en het leven van mensen met littekens verbeteren.

"Salesforce helpt ons veel tijd te besparen en [dat] betekent dat we onze middelen veel effectieverkunnen inzetten. We hebben hondereden spreadsheets vervangen door een veilig, flexibele CRM met uitvoerbare inzichten", aldus De Boer.

De organisatie kan nu sterkere relaties opbouwen met individuele en zakelijke donateurs. Het verband kunnen leggen tussen geld doneren en impact op echte mensen is van cruciaal belang om het aantal structurele donateurs te vergroten.

Projectleiders kunnen ook rapporten maken op basis van data in real time om betere beslissingen te nemen. ""Vanwege het aantal variabelen dat een brandwondenongeval met zich meebrengt, kunnen we de directe impact van ons werk niet altijd meten," legt Novin uit. "Eén campagne die geweldige resultaten had, was rond koolmonoxideveiligheid. We konden een directe correlatie zien met de stijgende verkoop van koolmonoxidemelders in onze online winkel - 50% van de huizen in Nederland heeft er nu een melder!"

Nu de organisatie naar de toekomst kijkt, is zij van plan Salesforce op grotere schaal in de organisatie in te zetten om een totaaloverzicht van alle afdelingen te krijgen. "Salesforce is voortdurend in ontwikkeling en wordt steeds beter. Ons advies voor goede doelen dienet met het platform beginnen definieer een duidelijk startpunt, maar blijf ruimdenkend - er zijn altijd nieuwe en betere functies om non-profitorganisaties te helpen waardevoller te zijn voor de mensen met wie ze werken," concludeert de Boer.

 Meer informatie