Spaces transformeert markt voor verhuur kantoorruimte

Spaces verhuurt inspirerende werkplekken en kantoorruimten. De focus ligt hierbij op creativiteit en het ontmoeten van zakelijke relaties, in de overtuiging dat de zakenwereld aan het veranderen is en dat werken leuker en effectiever kan zijn wanneer het zich afspeelt binnen een sociale plek die voor dit doel is gecreëerd. Met inmiddels drie vestigingen in Amsterdam en één in Den Haag is het één van de snelst groeiende service- en klantgerichte organisaties in de branche en een echte gamechanger.

Integratiepartner Gen25 ontwikkelde voor Spaces op het Salesforce platform Booker25, een applicatie voor het beheren van vergaderruimten en parkeerplekken voor de verschillende locaties. Daarnaast is het mogelijk extra diensten zoals cateringwensen te beheren in Booker25. De ordermodule wordt gevoed vanuit diverse systemen waaronder de webportal, de vergadermodule, de kassa’s van de cateraar, de overige leveranciers van Spaces (bijvoorbeeld voor internet en telefonie) en de contractenmodule.

Deze laatste is een maatwerkoplossing voor Spaces om het beheer en de generatie van de contracten te stroomlijnen in een eenduidig proces. Dagelijks worden er vele orders vanuit Salesforce direct als factuur naar de klanten en naar de boekhouding gezonden. Vooral voor accountants levert dit een duidelijk overzicht op voor de bedrijfsadministratie.

In de webportal kunnen de huurders (members) inloggen en direct contact leggen met de medewerkers van Spaces. Zij kunnen in deze portal hun eigen reservering maken voor vergaderruimten en hun accountgegevens bij Spaces beheren. Daarnaast hebben zij de mogelijkheid hun facturen in te zien en service-aanvragen te doen. Deze portal is eveneens gekoppeld aan het Salesforce Platform.

Salesforce geeft een helder en duidelijk overzicht van de verschillende werkprocessen die nodig zijn voor de bedrijfsvoering van Spaces. Zo worden alle nieuwe leads, met de bijbehorende quoting modules, beheerd vanuit Salesforce. Ook badgeregistratie voor alle huurders en de integratie met het online e-mailmarketingsysteem zijn in Salesforce aanwezig.

“We zitten in een van de meest traditionele markten die er bestaat: de kantoorverhuurmarkt. Wij willen in die markt een uitzonderlijk hoog nieuw serviceniveau neerzetten, laagdrempelig en met veel direct klantcontact”, zegt Martijn Roordink, Founder en Managing Director van Spaces. “Daarbij willen we onze interne processen zodanig automatiseren dat we er geen omkijken meer naar hebben. Dat hebben we gerealiseerd met Salesforce. Iedereen beschikt altijd en overal over de juiste klantinformatie, zodat deze optimaal bediend kan worden. Dat dit ook zo wordt ervaren blijkt uit het feit dat onze klantretentie inmiddels boven de 80% ligt.”

“We willen ook van minuut tot minuut kunnen zien wat er in het bedrijf gebeurt en geloven in volledige transparantie. Salesforce geeft ons de benodigde inzichten op onze KPI’s en dekt voor 100% onze behoefte op het gebied van compliance en governance. We weten op elk moment wat er gebeurt en kunnen in onze facturen naar de klant op elk moment alles helder verantwoorden.”

“Salesforce ontzorgt ons en stelt ons in staat ons te concentreren op onze business en de dienstverlening aan de klant, in de wetenschap dat alles goed geregeld is. Die efficiency zorgt ervoor dat we als bedrijf heel slagvaardig zijn, lean and mean. Ook geeft het ons de flexibiliteit om snel verder te groeien, omdat we bij elke vestiging die we openen bijna cut & paste de hele infrastructuur operationeel hebben.”

Martijn Roordink: “Salesforce stelt ons in staat ‘disruptive’ te innoveren. We zijn een first mover vanuit hospitality naar real estate. We kunnen nu op een geheel nieuwe manier met onze klanten communiceren en noemen dat een ‘aanraakbare dienstverlening’ voor de klant, via alle kanalen en real-time. Zeker nu daar recentelijk ook onze Spaces App bijgekomen is, een app waarbij onze klanten mobiel alles kunnen doen wat ze ook met ons portal kunnen, zoals het updaten van een profiel, het reserveren van vergaderruimten, het aanvragen van diensten en producten en het versturen van feedback aan Spaces. Deze app is door Gen25 ontwikkeld op Salesforce’s Heroku platform.”

“Met de introductie van de Spaces App is de Spaces community actiever geworden. Er is meer interactie tussen de onderlinge members en members zijn beter op de hoogte van de ontwikkelingen rondom Spaces. Via de App is relevante contactinformatie van de klanten van Spaces eenvoudig te vinden. De members kunnen hun persoonlijke gegevens zelf mobiel aanpassen, waardoor de Salesforce omgeving van Spaces altijd de meest actuele data bevat.”