E-mailtracking voor beginners

E-mailtracking is een belangrijk onderdeel van het koperstraject. We leren je alles wat je moet weten.
 
 

1. Wat is e-mailtracking?

 

Als het gaat om het langdurig nurturen van een relatie, zijn er maar weinig kanalen die je zo makkelijk een persoonlijke touch kunt geven als e-mail. Om te weten waar nog kansen liggen voor het opbouwen van een betere relatie en hoe je kunt zorgen voor meer omzet, is het belangrijk om te begrijpen hoe leads en contacten omgaan met je e-mails. Te beginnen met wie dat eerste bericht opende en wie niet.

E-mailtracking geeft je inzicht in wie je mails opent en op de links klinkt, en wie niet. Je weet precies wanneer een ontvanger een bericht meerdere keren bekijkt, zodat je een follow-up kunt sturen. Trackingtools kunnen er ook voor zorgen dat je geen herhalingsmail stuurt naar klanten die ze überhaupt niet hebben geopend.

Onze beginnershandleiding voor het tracken van e-mails bespreekt alle ins en outs van het gebruik tracking, hoe het werkt en hoe het je bedrijf ten goede kan komen. Daarnaast bespreken we specifieke e-mailtracking tools, met de nadruk op hoe ze salesteams kunnen helpen om de juiste content op het juiste moment bij de prospects af te leveren voor een soepeler koperstraject.

Waar wordt e-mailtracking voor gebruikt?

E-mailtracking helpt je bij te houden wie je berichten heeft geopend, wie op een link in een e-mail heeft geklikt en wie er helemaal niets mee heeft gedaan.

Je bedrijf heeft inkomsten nodig om te groeien en bloeien. Verkoop zorgt voor meer omzet. Hoe kan e-mailtracking je helpen meer deals te sluiten? Om maar even een cliché aan te halen: timing is alles, dat geldt zowel voor sales als voor het leven zelf. Laten we eens kijken naar een paar voorbeelden van hoe e-mailtracking je kan helpen het juiste moment te bepalen om je prospects en klanten te benaderen.

  • Je hebt een introductiegesprek met een prospect en stuurt een follow-up e-mail na je gesprek. Dankzij e-mailtracking kun je zien of het bericht is geopend, en op welke links is geklikt.
  • Je staat op het punt om je eerste grote deal binnen te halen. Direct na een belangrijke bespreking met de CEO stuur je een bijgewerkt voorstel met de voorwaarden die je telefonisch hebt besproken. Hoe weet je of en wanneer de CEO het voorstel heeft bekeken? E-mailtracking vertelt het je.
 

Haal meer uit je salesleads en vind de balans tussen kwaliteit en kwantiteit.

Simpele voorbeelden natuurlijk, maar je snapt de strekking. Niemand wil worden gespamd met e-mails waar geen interesse voor bestaat, maar soms glippen berichten ertussendoor, of worden ze gelezen maar om de een of andere reden niet beantwoord. Met e-mailtracking kun je zien welke mails worden geopend en waar op wordt geklikt, en welke niet. Het is een beetje als het verschil tussen blind vliegen en realtime aanwijzingen krijgen om je te helpen navigeren.

Cijfers in e-mailtracking

Basis e-mailtracking draait om twee belangrijke cijfers: de open rate en click-through rate (CTR).

Open rate is het percentage ontvangers dat klikt om je e-mail te openen. In het begin kan dit cijfer nog flink schommelen, maar zodra dit stabiliseert, wordt een open rate van zo'n 29% beschouwd als goed. Open rate is geen exacte wetenschap, maar het zegt wel iets over de kans dat je e-mail wordt gelezen.

Click-through rate meet het aantal unieke kliks in een e-mail, gedeeld door het aantal succesvol bezorgde e-mails. Met andere woorden, de CTR houdt bij hoe vaak ontvangers op iets in je bericht hebben doorgeklikt om er meer over te weten te komen. Een 'Lees meer'-knop die ze naar extra informatie op je website stuurt, is daar een goed voorbeeld van. Goede CTR-rates zijn lager dan de meeste leken zouden verwachten: 5% of hoger wordt gezien als een succesvolle CTR.

 

29% open rate

wordt gezien als een goede benchmark.

5% click-through rate (CTR)

is doorgaans succesvol. Een goede CTR is lager dan je zou verwachten.

Deze cijfers zijn belangrijk, omdat ze je samen een duidelijk en compleet beeld geven van je basis e-mailprestaties.

  • Lage open rates zijn meestal een teken dat je e-mails niet de aandacht trekken en de interesse wekken bij je ontvangers. Experimenteer met het onderwerp van je berichten en het moment waarop je je e-mails stuurt om combinaties te vinden die zorgen voor hogere open rates.
  • Lage click-through rates kunnen betekenen dat je eens goed moet kijken naar het soort data dat je in je e-mails zet, en naar hoe je deze positioneert. Vergeet niet dat de CTR maar zelden heel hoog wordt, dus stel realistische verwachtingen. Toch kan de cijfers grondig bekijken je inzicht geven in welke data het beste presteren, wie hier het beste op reageert en op welk punt in het koperstraject ze het meest opleveren.
 
 

2. Hoe werkt e-mailtracking?

 
De meeste zakelijke e-mailoplossingen bieden tegenwoordig een vorm van tracking. Ook veel CRM's hebben ingebouwde trackingmogelijkheden, zo ook die van Salesforce. Maar voor je bij je eerste traceerbare bericht op Verzenden klikt, zouden jij en je bedrijf wat voorbereidingen moeten treffen om zeker te weten dat je het goed aanpakt. Afgezien van de technische overwegingen, zul je best practices moeten toepassen voor de beste effectiviteit en om de klantenprivacy te waarborgen.

Creëer je eigen best practices

Eerst dit: Zorg ervoor dat iedereen in je salesteam, en iedereen in je organisatie die de technologie nog meer gebruikt, op de hoogte is van je interne richtlijnen rondom e-mailtracking. Als je bedrijf nog geen richtlijnen heeft opgesteld, is dit het moment om dat te doen, voordat je eerste traceerbare e-mail de deur uitgaat.
 

Een paar belangrijke zaken die hierin moeten staan:

  • Privacybeleid: Het gebruik van e-mailtracking moet worden vermeld in je privacybeleid. Je moet ook duidelijk aangeven dat je gebruik maakt van tracking wanneer een klant zich aanmeldt om e-mails van je te ontvangen. En geef daarbij ook duidelijk aan dat de klant zich altijd weer kan afmelden wanneer hij of zij dat wil. Transparantie rondom klantenprivacy is een goede zaak, en het is belangrijk om te voldoen aan alle toepasselijke wet- en regelgeving die geldt voor je organisatie.
  • Wanneer en hoe je e-mails moet sturen: Er is een smalle scheidslijn tussen het gebruik van e-mailtracking om het gesprek met geïnteresseerde prospects en klanten gaande te houden, en ze af te schrikken omdat je overdrijft. Neem de tijd om best practices te bepalen met betrekking tot het volume en de frequentie van je e-mails.

De richtlijnen kunnen per team en account verschillen, maar vertel salesprofessionals die e-mailtracking gebruiken altijd wat de mogelijke valkuilen zijn van het sturen van teveel e-mails, of zelfs van te snel reageren wanneer de 'gelezen' melding op je scherm verschijnt. Sommige klanten kunnen een beetje ongemakkelijk gevoel krijgen wanneer ze direct na het openen van een salesmail een follow-up bericht krijgen. Overweeg daarom om wat vertraging in te bouwen in je reactietijd. Dit geldt zowel voor met de hand getypte berichten als geautomatiseerde campagnes.

 

Vink het vakje aan voordat je op Verzenden klikt

Het daadwerkelijk versturen van traceerbare e-mails is eenvoudig in de meeste, zo niet alle tools die deze mogelijkheid bieden. Meestal is het niet meer dan het aanvinken van een vakje waarmee je tracking inschakelt. Dit kan zowel voor elke losse e-mail die je verstuurt, of als instelling voor alle e-mails die je in een bepaalde campagne verstuurt. Veel trackingtools die werken met bestaande e-maildiensten zoals Gmail en Outlook hebben een speciale instelling of vakje voor tracking in hun gebruikersinterface, meestal in de werkbalk.

Voordat je e-mails gaat versturen, moet je ervoor zorgen dat je ontvangers, zoals hierboven vermeld onder Privacybeleid, zich hebben aangemeld voor het ontvangen van e-mails van je organisatie.

Houd je dashboard in de gaten en handel naar de inzichten

Zodra je e-mails zijn verstuurd, zal je analytics-dashboard worden gevuld met trackinggegevens. Afhankelijk van je specifieke wensen kun je de gegevens regelmatig checken of meldingen instellen om je te waarschuwen zodra bepaalde grenswaarden zijn behaald (wanneer open rates bijvoorbeeld onder een bepaald punt komen). Vanuit daar kun je bepalen welke actie wordt ondernomen, bijvoorbeeld het instellen van automatische handelingen zoals het sturen van follow-up e-mails.
 

Lees de 5 beste tips voor het schrijven van een perfecte e-mail.

 
 

3. Hoe levert e-mailtracking voordelen op voor bedrijven?

 
E-mailtracking levert voor bedrijven tal van voordelen op. Laten we eens kijken naar vier belangrijke manieren waarop het je vooruit kan helpen.

Groei

Succesvolle bedrijven zijn gebouwd op sterke relaties. E-mailtracking helpt je bedrijf te groeien door wat extra intelligentie toe te voegen aan je klantenbinding. Wanneer je weet wie je e-mail heeft geopend en heeft doorgeklikt op de inhoud van de mail, krijg je inzicht in waar je klanten in geïnteresseerd zijn.

Van daaruit kun je je richten op het contact leggen met die klanten door middel van follow-up e-mails en gepersonaliseerde inhoud die is afgestemd op hun interesses. Door click-throughs van specifieke onderdelen in je e-mails te traceren, krijg je nog een specifieker inzicht in welke onderwerpen en soorten inhoud interessant zijn voor wie en op welk moment. Al deze gegevens zijn enorm waardevol als je gepersonaliseerde interacties wilt creëren met je prospects en je klanten meerwaarde wilt bieden.

Tijd

E-mailtracking kan jou en je klanten veel tijd besparen. Dankzij tracking kun je zien of de ontvangers je e-mail hebben geopend of niet, en of ze op één van de links in de berichten zelf hebben doorgeklikt. Meestal geldt dat wanneer iemand je eerste e-mail niet opent, diegene ook niet geïnteresseerd zal zijn in follow-ups. Stuur geen mails naar mensen die geen interesse tonen, zodat je je team waardevolle tijd en resources bespaart. Bovendien voorkom je dat eventuele ontvangers ongewenste mail binnenkrijgen.

Maar wanneer tracking laat zien dat een ontvanger je bericht heeft geopend en heeft doorgeklikt op één of meerdere links in het bericht, is dat een behoorlijk duidelijk teken dat diegene geïnteresseerd is. Met tracking kun je tijdige follow-ups aanmaken voor zeer geïnteresseerde prospects, waardoor je salesteams hun tijd optimaal kunnen besteden.

Aansprakelijkheid

E-mailtracking is een eenvoudige en krachtige manier voor salesmanagers om hun teams meer verantwoordelijkheid te geven. Dankzij gegevens die zijn verkregen via e-mailtracking kunnen salesmanagers bijhouden welke activiteiten hun teamleden voltooien, en wat de effectiviteit hiervan is. Tracking kan ook helpen te bepalen welke e-mails kunnen worden gebruikt voor het vastleggen van klantengesprekken en het verzamelen van informatie voor toekomstig naslagwerk en rapportages.

Organisatie

E-mailtracking biedt ook voordelen voor de organisatie. Met name verkopers kunnen tracking gebruiken om greep te houden op de klantencommunicatie. Daarnaast kunnen ze hun collega's van o.a. solution engineering, sales ops en financiën voorzien van relevante cijfers en informatie, zodat zij kunnen helpen met het binnenhalen van deals. Op een hoger niveau kunnen de data die zijn verzameld via e-mailtracking een aanwinst zijn voor het maken van rapportages, en om teams gefocust te houden op de juiste taken voor het behalen van hun doelen.
 

Sales en marketing werken beter samen. Wij helpen je om ze op elkaar af te stemmen

 
 

4. Tools voor e-mailtracking

 

De geïntegreerde e-mailtrackingtools van Salesforce hebben alles wat je nodig hebt om aan de slag te gaan met het versturen, traceren en verzamelen van praktische data uit je e-mails. Met Sales Cloud en Salesforce Inbox krijgt iedereen binnen je organisatie inzicht in e-mailtrackinggegevens, op hetzelfde scherm als andere belangrijke bedrijfsinformatie. Dit maakt het hele proces gemakkelijker, van de trackinginstellingen tot het toepassen van data bij het bepalen van nieuwe e-mailstrategieën.

 

Een aantal oplossingen van Salesforce zullen je bedrijf rechtstreeks ten goede komen en je helpen om:

  • Prospects en klanten op het perfecte moment te benaderen. Je verkopers inzicht te geven in wanneer e-mails worden geopend en op links worden geklikt, waardoor ze meteen een follow-up kunnen sturen wanneer de ontvanger het meest betrokken is.
  • Een betere inzage te geven in interacties binnen je hele team. Contacten, kalendergebeurtenissen en e-mailverkeer op één centrale plek te synchroniseren.
  • Privacy en toegang te beheren. Te regelen hoe e-mails en kalenderactiviteiten met je team worden gedeeld om te garanderen dat alleen de juiste activiteiten met alleen de juiste mensen worden gedeeld.
 
 

5. Conclusie

 

E-mailtracking is een krachtige aanvulling op de toolkit van elke salesprofessional. Weten welke prospects je e-mail openen en er iets mee doen, en wie er geen interesse tonen, helpt je een eind op weg naar meer gerichte en effectieve communicatie. Waarom zou je tijd en resources verspillen aan berichten die niet worden gelezen of die de bedoelde ontvangers niet eens bereiken? Met e-mailtracking weet je altijd precies wanneer berichten worden bezorgd, geopend en wanneer er iets mee wordt gedaan.

Lees meer over hoe Salesforce e-mailtracking ondersteunt en over activiteitenbeheer dat volledig integreert met de tools die je al gebruikt.

 

Meer resources

 

Artikel

Socialmediamarketing voor kleine bedrijven