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情報共有のメリットとは？具体的な方法と役立つツールを解説

2024.2.15

情報共有とは、個々が持つ情報をチームや部署など組織で共有することを言います。属人化しがちな情報を共有することは、組織全体の業務効率や生産性の向上に繋がります。情報共有をする意味やメリットから、効率的に行う方法、役立つツールまでご紹介します。

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情報共有とは？わかりやすく解説

情報共有とは、個々が持つ情報をチームや部署などの組織で共有することです。

「報告・連絡・相談」に代表されるように、組織で動く「企業」において、情報共有は業務を円滑に進めるための基本事項です。社内における顧客情報や業務情報の共有ももちろん重要ですし、顧客とのコミュニケーションや、顧客と自社をつなぐための情報共有を求められることもあるでしょう。

これらのシーンにおいて、情報共有が正確に行われていれば、コミュニケーションのクオリティが高くなり、さらに業務の効率化や効果的な事業推進が期待できます。効率的なワークフローと生産性を高める作業手順を構築・共有できれば、業務全体の効率化も進みそうです。企業においては業務基盤の一部として、この情報共有の最適な仕組みを構築する必要があります。

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情報共有の目的・メリットは4つ

情報共有の目的および得られるメリットは、以下のとおりです。

ノウハウ・ナレッジの蓄積
属人性の排除
生産性向上・業務効率化
チーム内や部署間でのスムーズな連携

情報共有の強みは、組織において、情報レベルや業務目的、リテラシーなどの統一を目指せることにあります。そもそも組織とは、さまざまな特徴を持った個の集まりです。本来、保有する情報や把握している業務目的などには差があります。しかし、情報共有を徹底することで、これらの差を減らし、ある程度の平準化が可能となるのです。

個がバラバラに動いているよりも、同じ目的とノウハウを持って動いた方が高い働きを見せます。情報共有は、単に情報を共有するだけでなく、組織内の動きを根本的に変える可能性のある重要な取り組みなのです。

1）ノウハウ・ナレッジの蓄積

組織内でのノウハウやナレッジの共有は、個人が得たノウハウやナレッジを組織全体で活かす手段です。組織全体でノウハウやナレッジを共有することで、従業員のスキル向上や品質の均一化が図れ、結果として組織が安定して高い成果を出すことが可能になります。

2）属人性の排除

業務における属人性を排除するためには、効果的な情報共有が不可欠です。ノウハウやスキルをオープンに共有し、特定の担当者への依存を防ぎ、透明性とチームのスキル向上を促進します。新メンバーの迅速な参加と組織の柔軟性を確保し、知識の共有文化を構築することが重要です。

3）生産性向上・業務効率化

業務の生産性向上と効率化には、業務の標準手順と成果物の共有が不可欠です。たとえば、総務業務では情報共有により、柔軟な人員調整が可能となり、業務の一覧化が効率的な人員配置をサポートします。さらに、情報共有が円滑に行われると、ベストプラクティスを周知することができ、PDCAサイクルが高度化されることで組織の生産性向上に寄与します。

4）チーム内や部署間でのスムーズな連携

情報共有はチーム内や部署間でのスムーズな連携を生み出します。ミスやトラブルを率直に共有し、共通の課題に協力し取り組むことで、信頼関係が深まります。メンバー同士の理解が進み、業務の透明性が向上すれば、相互のサポートが容易になります。これにより、部門をまたいだ円滑なコミュニケーションが生まれ、組織全体の生産性が向上します。

情報共有の重要性

情報共有の重要性を示す例として、従業員数99名以下の企業の経営者・営業部門の役員を対象に行ったアンケート結果を紹介します。

このアンケートは、売上2億円未満と2億円以上の企業に対して、それぞれ情報共有の方法を聞いたものです。もっとも割合が高かったのは、どちらも「必要がある際に都度口頭で行う」で、2億円未満の企業が74.2%、2億円以上の企業が69.8%と、占める割合にも大きな差はありませんでした。

しかし、「朝礼や夕礼などの際に口頭で行う」「会議の際に口頭で行う」「日報の提出を義務付けている」「業務上のやり取りはメールのCCに入れて共有する」「社内のネットワークシステムを活用して共有する」の項目においては、2億円以上の企業が10.5～21.7%高い結果となりました。このアンケート結果から読み取れるのは、規模の大きい企業ほど意識的に情報共有を行っているということです。

業務効率を高め、適切に部下をマネジメントするには、過去の活動の経緯から現在の状態を正しく伝えていく必要があります。しかし、企業の規模が大きくなるにつれて、正確な情報共有は難しくなります。それだけに、企業をより大きく成長させるには、情報共有をいかに仕組みとして組織活動に取り入れるかが鍵となるのです。

情報共有の不足で起こる問題とは？

情報共有が不足していると、以下のようなトラブルが発生しやすくなります。

ミスやエラーのフォローができない
業務の仕組み化ができない

知識や情報を十分に共有せずに属人化していると、ミスやエラーが起きたときに周りの人間がフォローに入れず、一人欠けるだけで業務に支障が出ることもあります。さらに、ノウハウが共有されていないと、業務フローの一部に個人が組み込まれてしまい、業務の仕組み化ができません。業務のプロフェショナルがいることは良いことですが、誰でもある程度の対応ができるような情報共有は行っておくべきです。

情報共有を効果的に行う方法は4つ

情報共有を効果的に行うポイントは、以下の4点が挙げられます。

共有すべき情報の選別
リアルタイムの共有
部署を横断した情報共有
クラウドツールの活用

情報共有は、ふだんの心がけだけで徹底できるものではありません。仕組みやツールの検討も必要であり、マインドとの掛け合わせによって実現されるものです。ここでは、おもな4つの方法について、重要な理由や具体的な方法などを解説します。

1）共有すべき情報の選別

共有すべき情報は部署によって異なります。たとえば人事部では社員実績や評価など、マーケティング部では市場動向や競合他社などの情報です。

これらの膨大な情報をすべてデータベースに入力すると、それだけで業務を圧迫する恐れがあります。そこで、共有すべき情報の選別が求められるのです。必要な情報を正確に把握し、効果的に活用することが、組織の生産性を高める鍵となります。

2）リアルタイムの共有

共有される情報はすべて、つねにリアルタイムで共有する必要があります。情報共有にタイムラグがあると、そのあいだに顧客や業務の状況が変化し、対応が遅れる可能性があります。共有すべきイベントが発生したら、即座に関係者が情報を更新して共有できる体制を整えておきましょう。

そのためにも、情報の一元管理が可能なツールやシステムの導入は必須です。つねに最新の情報に、どこからでもアクセスできる仕組み作りが理想です。

3）部署を横断した情報共有

部署をまたいだ横断的な情報共有に取り組むことで、企業全体における情報の有効活用が期待できます。たとえば、営業部門とマーケティング部門で顧客情報を共有すれば、顧客にシームレスな体験を提供でき、満足度向上につながります。

4）クラウドツールの活用

スムーズな情報共有を実現させるためのツールとして、代表的なものが「SFA」です。SFAとは「Sales Force Automation」の頭文字を取った略語で、日本語では「営業支援システム」と呼ばれています。

SFAの基本的な機能は、商談情報を時系列で管理する「案件管理機能」、営業メンバーの管理をする「活動管理機能」、顧客情報を管理する「顧客管理機能」です。これらの情報はシステム上にリアルタイムで一元管理され、PCやスマートフォンがあればどこからでもアクセスできます。

また、SFAはデータベースとしても有用で、企業の基幹システムとしても活用できます。まずは無料のデモ版に実際に触れてみて、自社における活用方法を検討してみてください。

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SFAとグループウェアの違いは？

SFAは、営業活動を効率化し、顧客との関係性を強化するためのツールです。一方、グループウェアは、社内のコミュニケーションや情報共有を円滑に行うためのシステムであり、企業内の業務効率化やコラボレーションなどの促進がおもな目的です。

また、SFAはクライアント情報の管理や営業プロセスの自動化を実現しますが、グループウェアは社内コミュニケーションやプロジェクト管理に重点を置いていて、蓄積したデータを用いて顧客へアプローチする活用は難しいでしょう。グループウェアの特徴については、以下の記事で詳しく解説しているので、一度目を通しておいてください。

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