ワークフローとは？意味・役割からシステム導入のメリットまで

2023.2.24

ワークフローとは、組織の中で業務を進める際に、決められた流れに沿って進めること、またはその流れを図式化したものです。ワークフローの意味や役割から、システム導入のメリットまで、わかりやすく解説します。

ワークフローとは

Workは「業務」、Flowは「流れ」という意味を表す英単語です。この2つの言葉をつなげたワークフローは、一連の業務の流れを指す言葉、あるいはその流れを視覚化した図を指します。そして、視覚化した図は「ワークフロー図」とも呼ばれます。

実務的には、業務手順と業務に関わる人や組織、必要な期間などの取りまとめに用いられることが多いです。認識の共有に役立ち、各プロセスに関わる人の役割や業務上のポイント・注意点などを把握するためにも便利です。

ここで覚えておきたいのは、ワークフローとは基本的に「申請と承認・決裁までの一連の流れ」を示すものだということです。

ワークフローはさまざまな業種で用いられ、業種ごとに詳細が異なりますが、その申請と承認・決裁の流れを取り扱う本質は変わりません。労働人口や採用の激化により、担当部門への負担の増加や全体的な業務の効率化の妨げとなることも考えられます。業務スピードを向上させるためにも「誰が申請し、誰が承認して、誰が決裁するのか」をワークフローにて定め、パッケージ化する必要があります。ワークフローを作成するときは、決裁フローを意識すると作りやすいでしょう。

ワークフローの役割

ワークフローのおもな役割には以下があります。

「考え」「企画」「アイデア」共有
権限の明確化
チェック体制の基盤づくり
時間やリソースのロスカットによる生産性向上
業務標準化による属人性の排除

ワークフローの根本的な役割は、業務の流れを簡素化・視覚化することで、プランを共有しやすくすることです。必要な情報が簡潔に記載されることで、業務における権限も明確になります。

同時に、業務の流れの整理にもつながり、締め切りや仕様などのチェックにも役立ちます。さらに使い込んでいけば、生産性向上や業務標準化などにも活用できるでしょう。

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ワークフローに潜む問題点

ワークフローは、社内のさまざまな人に共有することを前提とし、権限や記載、承認の基準を明確にして作成しましょう。これらの点が不十分だと、以下のような問題が発生しかねません。

書式が不統一
提出先や承認者が不明瞭
記入ミスなどによる差し戻し
承認遅れによる業務の遅滞
承認後の申請用紙保管コストや場所の不足

ワークフローは、工場におけるベルトコンベヤーのようなものです。ゴールでまで確実に進めるように、誰が見ても分かりやすく作る必要があります。

ワークフローで見落としがちなのが、ミスや遅れが生じた場合の対応や、実際にワークフローに則り申請される書類の保管コスト・場所の問題です。実務は進めるだけでなく、同時に管理も発生します。これらの管理リソースを意識しないと、ワークフロー全体の遅れにつながる可能性もあるため、ワークフロー作成にあたっては、関係する部署やその後の管理も踏まえて効率化できているかどうかを考慮する必要があります。

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