El equipo lanzó STEM Gateway en Salesforce Customer 360 para el sector público, autorizado por FedRAMP. Se trata de una plataforma de gestión de programas de prácticas que reúne todo el variado sistema de prácticas de la NASA en un único portal de comunidad online. Incluye varios módulos y aplicaciones que la NASA usa para automatizar y optimizar la forma en la que llega, atrae y selecciona a la próxima generación de líderes STEM.
Funciona de la siguiente manera:
Recepción de candidaturas:
Los candidatos a becario entran en Gateway a través de la interfaz Experience Cloud del portal, registran su perfil, consultan información acerca de los programas y oportunidades STEM y envían su candidatura, indicando qué ámbitos o puestos les interesan. Una vez enviada, los candidatos pueden volver a iniciar sesión para comprobar el estado y realizar acciones o completar los siguientes pasos (como presentar un registro de aptitud para el empleo o apuntarse a las actividades de incorporación iniciales).
Al tratarse de un autoservicio, se mitigan los errores en la entrada de datos, pues el candidato es guiado a través de los campos y casillas de verificación requeridos. Gracias al diseño unificado solo hay una candidatura, una experiencia y una fuente única de verdad, sea cual sea el número oportunidades de prácticas ofertadas.
Procesamiento de la candidatura:
Los empleados de la NASA aprovechan los mismos principios de diseño unificado en sus labores administrativas. Cuando se recibe una candidatura, se trata como un caso y se asigna a un coordinador de prácticas mediante Service Cloud. Aquí, el coordinador puede revisar la candidatura, tomar notas, plantear preguntas clave a expertos en la materia de cualquier programa y hacer recomendaciones de ofertas. La información personal se recoge una sola vez y se almacena de forma centralizada (con la capa adicional de seguridad de Shield), al igual que los datos sobre qué candidatos se han contratado para qué programa, los resultados de las encuestas al final de las prácticas, etc.
Oportunidades de participación adicionales:
Las prácticas son solo una de las más de treinta formas de participación en NASA STEM reunidas en el sistema STEM Gateway. Crear un sistema universal de candidatura y registro para estas formas de participación mejora la experiencia del usuario, tanto para los empleados de la NASA como para el público, ya que la información se recoge una única vez y después se vuelve a consultar en futuras interacciones. Además, permite a la NASA conocer de forma automatizada y fiable la participación de los interesados en las múltiples oportunidades ofrecidas por la agencia para construir y reforzar sus conocimientos en STEM. A lo largo del año que viene, la NASA tiene previsto transferir unas setenta formas de participación más a su sistema y retirar los sistemas y procesos manuales asociados a ellas. Estos son solo dos ejemplos de otras formas de participación incluidas actualmente en la NASA STEM Gateway:
NASA CONNECTS es una comunidad de práctica (CoP) online que se lanzó como parte de Gateway. Se trata de un módulo construido en Experience Cloud donde los miembros educadores pueden interactuar entre ellos o con el personal de la NASA, además de gestionar el plan de estudios. Aquí, los educadores colaboran y debaten las mejores prácticas, comparten recursos de formación y siguen a los grupos de educadores relevantes, o a otros educadores.
La aplicación In-flight Education Downlink (comunicaciones educativas en vuelo) de NASA STEM recibe los formularios de solicitud online de educadores y administradores que desean concertar una cita para que los astronautas a bordo de la Estación Espacial Internacional hablen en eventos escolares mediante retransmisión de vídeo. El personal de la NASA puede revisar la solicitud y programar una comunicación sin salir de Gateway
Informes:
Los informes y paneles de control integrados creados con Tableau y CRM Analytics proporcionan al equipo un conjunto de herramientas de análisis empresarial para generar resultados, detectar tendencias e identificar los catalizadores que impulsan el programa de prácticas y otras formas de participación en NASA STEM. El equipo usa esto para entender mejor qué grupos demográficos están ausentes en la reserva de talento, asociar esas carencias a obstáculos durante el proceso de candidatura (por ejemplo, si se debe pasar más tiempo con instituciones dedicadas a grupos minoritarios) e informar de cuántos estudiantes se están preparando para acceder a profesiones de ciencias, tecnología, ingeniería y matemáticas (STEM, por sus siglas en inglés) —ya sea con la NASA, el Gobierno federal o en la industria—, como parte del compromiso de la Administración de contribuir a los objetivos de STEM federales.
El equipo también lo usa para descartar candidatos. En el año fiscal 2022, se ocuparon unas 2200 vacantes del programa de prácticas en toda la agencia. El número de candidaturas para cada vacante puede variar mucho. El equipo ha llegado a recibir 300 candidaturas para una sola vacante de prácticas. Así que construyeron un panel de control en CRM Analytics que, para cada vacante abierta, filtra a los candidatos por nota media, nivel académico, estudios, escuela o institución académica, región, habilidades, etc. Después, el equipo puede borrar esos atributos antes de enviar a un candidato al director de contratación, para agilizar el proceso de revisión y reducir el impacto de los sesgos implícitos.
