YouPlanet maximiza sus oportunidades con Salesforce

Desde que YouPlanet iniciara su andadura en 2015 muy ligado a streamers como Auronplay o Wismichu, el grupo ha crecido de manera exponencial. Con su fundador Luis del Val a las riendas, el CEO ha hecho valer sus vínculos con el mundo del cine y a la línea de negocio de agencia de influencer marketing se han incorporado las de creación y producción de contenido digital especializado en conectar a las marcas con sus públicos potenciales (branded content), así como la producción y distribución de contenido cinematográfico tanto en cine, televisiones en abierto y plataformas digitales.

Como resultado, la compañía ya cuenta con oficinas en Madrid y Barcelona, factura cerca de 40 millones de euros al año y cuenta con un centenar de empleados, expertos en todo tipo de plataformas, creadores, tendencias, nuevos lenguajes y códigos digitales de cada red social. En muy pocos años, YouPlanet ha logrado situarse como la cuarta distribuidora independiente con más recaudación de España y sólo en 2021 desarrolló más de 1.000 campañas y 10.000 contenidos.

«El crecimiento tan explosivo que hemos tenido en los últimos siete años, a través de cuatro líneas de negocio diferentes, requería una solución que integrara todos los flujos y procesos y decidimos que la mejor opción para ello era Salesforce», explica Attilio Magurano, director adjunto del Grupo YouPlanet.

Si bien es cierto que las cuatro líneas de negocio del Grupo YouPlanet se relacionan entre sí, operan con cierta independencia y cuentan con actores distintos en cada una de las fases de los proyectos. Esta peculiaridad se había convertido en un problema para el aprovechamiento de los recursos, pues la información de clientes no estaba unificada y era preciso utilizar una gran diversidad de aplicaciones.

«Cuando se creó la empresa», recuerda, Magurano, «se empezó trabajando con hojas de cálculo y progresivamente se fueron incorporando otras herramientas». Con esta metodología, resultaba complicado definir flujos de trabajo y eran continuas las solicitudes de información entre departamentos, cuyas entregas se podían demorar en el tiempo, ralentizando la consecución de los proyectos.

«Llegamos a la conclusión de que necesitábamos un CRM que pudiera resumir y agrupar todas las integraciones, los flujos de trabajo interno y externo que genera el Grupo. El objetivo era tener en un mismo lugar todo cuanto sucede en la empresa», apunta el director adjunto: «Nos dijimos, ¿existe algo que pueda agrupar todo esto? Sí, y entre todos decidimos que Salesforce era la mejor herramienta que nos podía ayudar en la optimización, en la gestión de los flujos».

En apenas tres meses y con la implantación en paralelo de un nuevo ERP, YouPlanet ha puesto en marcha Service Cloud. Aunque continúan definiéndose funcionalidades, «esta rapidez de implementación se debe a que teníamos muy claro qué tipos de flujos necesitábamos, al menos su esqueleto o estructura original», precisa Magurano.

Desde el punto de vista de la información, el Grupo YouPlanet cuenta con tres grandes activos: las personas, los catálogos de películas cinematográficas y los creadores de contenido activos, que ya superan los 200. Antes de la implantación, los datos de cada uno de esos activos se almacenaban por separado, creándose hilos de información que dificultaban la colaboración entre departamentos.

«Desde que implantamos Service Cloud, toda la información se encuentra en el mismo repositorio, desde que llega un lead, se hace una propuesta, la contratación… hasta la facturación», afirma el directivo. De este modo, todos los departamentos de la compañía están interconectados a la información, automatizándose los flujos de solicitud de una oferta, revisión de contratos por parte del área legal, etc. «Ahora tenemos el contacto del cliente en un mismo lugar y es posible comunicar o compartir todas las interacciones que se van teniendo con él», apunta Magurano, que confía que a lo largo de 2023 se continúe exprimiendo todo el potencial de la solución.

El volumen de información e interacciones que maneja la compañía es muy elevado, considerando que sólo en cuestión de campañas de marca, la media mensual oscila entre 30 y 50 campañas, a lo que es preciso sumar la producción y distribución de películas y la explotación de sus derechos, entre otros.

En la actualidad, Service Cloud se está focalizando principalmente en el seguimiento de las oportunidades, es decir, de leads para los que ya se cuenta con presupuesto y acciones que realizar. Gracias a haber conseguido ese acceso universal a la información y que todas las áreas hablen el mismo idioma, los procesos se han optimizado, pudiendo consultar en tiempo real fechas disponibles de activación de campañas o introduciendo alertas sobre esas activaciones.

Adicionalmente, cubrir una baja temporal de alguno de los comerciales o, incluso, una sustitución ya no resulta traumática y, de manera transparente para el cliente, es posible retomar la cuenta sin que éste perciba el cambio en la ejecución de su proyecto.

Por otro lado, Magurano se felicita por otro de los beneficios directos de la implantación de Service Cloud: «gracias a la visibilidad que tenemos ahora de cada uno de los proyectos, por fin vamos a poder ser capaces de imputar a cada uno de ellos los gastos indirectos». La trazabilidad que proporciona la solución ofrece esa panorámica general, que aunque aún está en proceso, no se conseguiría si no se respetase la máxima de que «lo que no está en Salesforce, no existe», destaca Joan Solé, responsable de Comunicación del Grupo YouPlanet.

El director adjunto explica que cuando se pone en marcha una campaña, existe un coste directo de la campaña, que puede concentrarse en los creadores de contenido utilizados o cuánto han costado los derechos de una película, por ejemplo, pero hay otros costes operativos en el departamento de diseño, el grafismo, finanzas, RRHH… que están ahí pero no se imputaban al proyecto.

Ahora, en cambio, «Salesforce nos ha ayudado a ver las horas dedicadas o los proyectos dedicados de cada persona a cada acción comercial y por fin podemos establecer un criterio de rentabilidad de los proyectos al más mínimo detalle», destaca Magurano, que precisa que aún no está asumido todo porque no todas las áreas hacen el mismo uso intensivo de la solución, pero ese es el objetivo. «En Salesforce puedes ver de manera detallada qué ha hecho cada departamento y eso es muy útil para la Dirección», añade Solé.

Tal y como señala Magurano, la adopción de Salesforce en YouPlanet se ha concebido como una carrera de fondo en la que, poco a poco y con los recursos de que disponen, se va extendiendo su alcance por toda la organización. La flexibilidad de la Service Cloud permite que «cada día nos piden más funcionalidades y nos vemos obligados a dar prioridad a las que vamos a desarrollar», indica el director adjunto.

Dada la extensión de la plataforma en el Grupo con su centenar de usuarios, una de las últimas solicitudes ha llegado desde el departamento de Recursos Humanos: «desean una herramienta dentro de Salesforce que avise cuando una unidad necesita incorporar a una nueva persona y que active automáticamente el proceso de selección a través de la plataforma», explica el directivo.

Los beneficios de la solución traspasan a la operativa interna, de modo que incluso los proveedores demandan nuevas funcionalidades. Este es el caso de la prestación de poder conocer en tiempo real su situación contable sin necesidad de pasar por el departamento financiero.

La andadura del Grupo YouPlanet con Salesforce no queda en Service Cloud, con el que Magurano precisa que «andamos en una visión 180º del cliente, algo que vamos a ir completando hasta 360º a lo largo de 2023. En ese sentido, otro de los proyectos clave que desarrollará es la implantación de Marketing Cloud, cuyos primeros pasos se han comenzado a dar con la unificación de las distintas bases de datos, no sólo de los clientes, sino también de proveedores, periodistas.

«Estamos todavía en fase de análisis y no lo hemos podido explotar», señala el director adjunto, pero los planes pasan porque a lo largo del primer trimestre de 2023 comiencen a ser una realidad las primeras automatizaciones de comunicaciones personalizadas, incluso, con periodistas.

En este sentido, 2023 se perfila como un año clave para los proyectos Salesforce en YouPlanet, que también ha apostado por las ventajas del asesoramiento experto de Premier Success Plan. «Para 2023 ya podremos establecer métricas y comparar los ahorros de tiempo, pero nosotros que somos una empresa de resultados, muy orientada a la venta y al número, ya percibimos que hemos eficientado bien la operativa», concluye Magurano.