FOX Sportsはどのようにして番組制作業務を変革したのか
番組制作において”プロセスとデータの一元化”が如何に業務を合理化できるかをご紹介します
1つのスポーツイベントを放送するには、多大な労力と、複数のチームから何百人もの人材が必要です。FOX Sportsのような主要なブランドが、それぞれの試合を放送するために必要な人員について想像してみてください。
同社は複数のスポーツチャンネル、放送配信部門、報道部門を運営しています。同社のチャンネルにはFOX Sports、FOX Sports 1、FOX Sports 2、Fox Deportes、Big Ten Networkが含まれ、ナショナルフットボールリーグ、メジャーリーグベースボール、メジャーリーグサッカーのような、主要なスポーツイベントを提供しています。
これらの試合には、それぞれFOX Sports内の複数のグループから、従業員、フリーランサー、その他メンバーといった多くのサポートが必要になります。以前は各グループが独自のスケジュールおよび組織システムを使用しており、部門間のコミュニケーションや連携のための一元的なチャネルはありませんでした。
試合を視聴者に届けるために、長時間労働になりがちな従業員やフリーランサーが予定を立てやすくするべく、FOX Sportsは制作スケジュール管理システムを統合し、プロセスを合理化しました。同社はPlaybookというアプリケーションを展開し、スタジオ、ポストプロダクション、リモート運営、放送、番組、技術運営のチームが、同じ画面・同じデータでイベントの全体像を把握できるようにしました。
Playbook は、"Salesforce Field Service"を利用した、番組制作のスケジュール管理およびワークフローのアプリケーションです。今では、約260人の管理者および8,500人のフリーランサーが、外出先でもリアルタイムでスケジュールを管理できるようになりました。FOX Sports社内では、Playbookという統合アプリケーションを使い必要な番組制作データにアクセスできるようになり、チームの情報連携が強化され、変化対応力と生産性が向上しました。
この変革を牽引したのは、FOX Sportsのスタジオ運営担当シニアバイスプレジデントのGina Porretti氏です。経験豊富なテレビプロフェッショナルとして、Porretti氏は技術からクリエイティブ、財務に至るまで幅広く担当し、FOX Sportsのスタジオ運営の成功に尽力してきました。同氏は、テレビ運営および制作について需要な役割を担っています。
Porretti氏と同氏のチームが、Playbookを活用して番組制作データの透明化を実現し、手作業を自動化し、人員配置の問題を解決し、連携を強化させた4つの方法を以下でご紹介します。
番組制作データの一元管理によって、スマートなコラボレーションを推進
部門間で単一のプラットフォームを使用していなかったFOX Sportsでは、意思決定のために、複数部門が同じデータを正しく利用することができませんでした。
「私たちは、全員がサイロ化しており、みんなが何をしているのかを把握するために、メールやテキストメッセージでコミュニケーションを図っていました。データの収集や、他の人たちが皆何をしているのかを確認するための統一されたシステムはありませんでした」と、Porretti氏は述べています。
現在は、FOX Sportsのスタジオ、ポストプロダクション、リモートクルー運営、放送、番組、技術運営のチームは、単一のチャネルでリアルタイムの情報にアクセスすることができるようになりました。Playbookのテンプレート、通知、メモ、ワークフロー、承認などのツールを使って連携を高度化し、戦略的に要因配置の計画をすることが可能になり、イベント制作の準備が迅速化し、リソースの使用の最適化を実現しています。
新しいアプリケーションを導入するにあたり、各種の質問が想定されていたため、同社はSalesforce Service Cloudを活用したヘルプデスクを設置し、利用を推進していきました。
その後、放送、番組、技術運営の各チームもPlaybookに移行。単一プラットフォームで、ワークフローとリソースのスケジュール管理における可視化を実現し、現在約260人の従業員と、8,500人のフリーランサーがそのメリットを享受しています。
「私たちは、みんなが何をしているのかを確認できるようになりました。私がFOX sportsの番組制作で今日何が起こっているのかを把握したい場合、Playbookにログインしてスケジュールを確認し、今日または今後放送される番組を探し、クルーが割り当てられていれば、誰がその番組またはイベントに配置されているのかを確認することができるのです。」
FOX Sports、スタジオ運営担当シニアバイスプレジデント、Gina Porretti氏
情報へのリアルタイムアクセスと優れたモビリティで人材を強化
以前、クルーは自分のスケジュールをメールまたは電話で確認する必要がありました。今では、モバイルデバイス上のアプリで、クルーが必要とするすべてを即座に把握できます。Playbookアプリによって、クルーはアサインされたすべてのイベントを初めて1か所で確認し、すぐにシフトを承認または拒否できるようになったため、スケジュール管理の効率が向上しました。
FOX Sportsの制作スタッフに関しては、モバイルデバイスを使用したスケジュールやアクティビティの割当と管理で、番組制作計画の作成スピードが大幅に向上しました。必要なクルーがイベントに対応可能かどうかを確認するリクエストを送信し、すぐに返信を受け取ることが可能なため、リソース及び制作スケジュール管理の最適化を実現しています。
コーディネーターは、長時間かけてメールでクルーのスケジュールを確認する必要がなくなりました。テンプレートを利用したスケジュール自動化によって、スプレッドシートにクルーの予定を入力して確認するといった単純な削減することで、コーディネーターは人材配置に関するトラブルの解消と、割り当てのバランスを取り直すことに注力できるようになります。
「今では透明性が生まれました。私のチームが試合のためにクルーや設備を押さえている場合、私は誰がすれをスケジュールしたのか、誰をアサインされているのか、何時に現地入りする予定で、それが正しく連絡されているかをすぐに確認することができ、何か問題があったとしてもすぐに調整することができます。これは私たちにとって「信頼できる唯一の情報源」です。
FOX Sports、スタジオ運営担当シニアバイスプレジデント、Gina Porretti氏
リソースを最適化し、戦略的に人員配置を計画
クルーや設備といったリソースの整理・最適化に対するFOX Sportsのニーズは複雑です。番組の制作から放送まで、試合放送のすべての段階において、複数のチームと数百のリソースが必要になります。
同社は、データ分析にとるインサイトを活用し、要員配置と制作時間を大きく改善しました。共通のスケジュール管理およびワークフローによって、制作スタッフは同じデータにもとづいた意思決定を実現できるため、スタッフ割当てやスケジュールに関するトラブルなどの問題を防ぐことができます。
Porretti氏が管理する部門のスタジオ運営およびスケジュール管理チームは、透明性の高い番組制作データのおかげで、調整力が向上しました。運営マネージャーは、クルーの配置に関するあらゆる問題をスケジュール管理チームと簡単に確認することができるため、懸案事項へのすばやい対処が可能になりました。
PlaybookはWorkdayやFoxPAYなど、他の関連システムとデータ連携しているため、人材の配置に関する関連領域の業務効率も向上しています。これにより、新入社員のオンボーディングや給与関連のプロセスがスピードアップしました。
同社は、PlaybookとWorkday、FoxPAYの統合が成功したのは、MuleSoftのおかげだと考えています。そしてこの統合は、オンボーディングや給与プロセスのデジタル変革を後押ししています。
生産性と変化対応力を向上
番組制作において単一のプラットフォームを活用したことで、FOX Sportsの業務プロセスが改善され、業務生産性が大きく向上しました。さまざまな部門が独自に動き、異なるシステムを使って、相乗効果の機会を失っていたのは過去のことです。
Salesforceを活用した一元管理により、FOX Sportsはスケジュール管理や業務の効率化を実現し、ライブ制作やスタジオイベントに歴史的背景を加えられるようになりました。
すでに強力ですが、FOX SportsにはPlaybookを改善する計画があります。「私たちは、Playbookは旅程予約や経費精算といったほかのソフトウェアアプリケーションとの統合を継続し、新しいチームをプラットフォームに移行させ、使いやすさを向上させる新しい方法を開発していきます」と、Porretti氏は述べています。
「コーディネーターに電話をして、どのクルーをイベントに押さえてあるのかを把握し、スケジュール通りかどうかを確認するのではなく、ダッシュボードを開くだけで今後１週間のイベントがすべて表示されるため、本当に助かっています」
FOX Sports、スタジオ運営担当シニアバイスプレジデント、Gina Porretti氏
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