Universidad Tecmilenio: Caso de Éxito con Salesforce Education Cloud

Universidad Tecmilenio es una institución de educación media superior y superior, fundada en 2002 en la ciudad de Monterrey, Nuevo León. Actualmente la institución suma 32 campus físicos y 6 campus híbridos en 25 ciudades del territorio nacional, así como un campus virtual. Ofrece programas de bachillerato, licenciatura, posgrado y cursos tanto en modalidad presencial como a distancia. La comunidad estudiantil está conformada por más de 61 mil estudiantes.

El enfoque de esta universidad es formar líderes positivos con un propósito de vida y el desarrollo de las competencias necesarias para alcanzarlo. En línea con ello, una de las prioridades de la institución es contar con un ecosistema de bienestar en el que todos los aprendedores, término con el que se refieren al alumnado, tengan acceso a una experiencia personalizada durante una de las etapas más importantes de su vida.

Como parte de este ecosistema, Tecmilenio se dio a la tarea de sumar acciones que tuvieran un impacto positivo tanto en el desempeño académico como en el bienestar de los alumnos. Es así como desde 2021 adoptó tres pilares —alimentación, actividad física e higiene del sueño— para evaluar y dar seguimiento a su salud física, conforme al Índice Global de Salud y Bienestar Físico.

Con la finalidad de realizar el monitoreo de estos pilares, para la institución era importante contar con un expediente médico de cada estudiante y con ello asegurar que tuvieran acceso a los recursos de salud disponibles y poder realizar las acciones pertinentes en temas de campañas de prevención y de bienestar. Para llevarlo a la práctica, la universidad requería de una herramienta tecnológica que le permitiera establecer los mejores protocolos y contar con la información para brindar una atención personalizada y a escala a toda su comunidad de estudiantes.

Fue entonces que las áreas de Atracción en conjunto con el equipo de Tecnologías de la información recomiendan utilizar la herramienta Salesforce Education Cloud. Una de las principales bondades de esta solución es la capacidad que brinda para gestionar datos e información valiosa de una manera organizada y modular, en la que todas las áreas que entran en contacto con el alumno tienen acceso a la misma información.

“El objetivo que nos hemos planteado es tener una visión completa de nuestra comunidad estudiantil y así lograr un conocimiento integral de cada persona, para brindarles una experiencia única. Elegimos a Salesforce porque es una plataforma intuitiva y fácil de implementar que permite mapear y articular una estrategia que interconecte a las áreas comercial, académica, financiera, de servicio y atención médica en un solo expediente, para trabajar en equipo al servicio del estudiante”, comentó Cristian Soto, director funcional de proyectos CRM en Universidad Tecmilenio.

“La visión del área de tecnología siempre debe estar orientada a cumplir con el hoy, honrando las promesas que se hacen a nuestros públicos mediante servicios de excelencia, disponibles en todo momento, además de conservar la información blindada y segura. Asimismo, apuntalar al mañana, alineada a los objetivos estratégicos institucionales, siempre anticipando las necesidades de nuestros públicos, generando experiencias únicas, como en este caso, al contar con un expediente médico que contribuye a la visión 360 de nuestros alumnos. Nos apoyamos tecnológicamente en Salesforce para generar ventajas competitivas, convirtiéndose en un diferenciador de nuestra institución y contribuyendo a la mejora día con día”, señaló Karen Rodríguez, directora de Tecnologías de la Información en Universidad Tecmilenio.

A través de Salesforce Education Cloud, Tecmilenio pudo contar con una arquitectura que respondiera a las necesidades específicas de su sector, en la que centralizara los registros de salud, educativos y personales para lograr una visión de 360 grados de cada uno de los alumnos y, partir de ella, ofrecer interacciones individualizadas a través de diversos canales, incluso en línea y por teléfono, en cada etapa del journey del estudiante. 

Así fue como logró incrementar en un 90% la rapidez en la resolución de tickets de permisos médicos, llevar 100% de control en los inventarios de medicamentos y realizar 3 campañas de promoción de salud con más de 20 mil expedientes médicos y más de 35 mil citas generadas.

Además de las ya mencionadas, la plataforma ofrece ventajas adicionales, incluidas: perfiles detallados de los estudiantes, que permiten tratarlos de forma individual, incluso cuando atienden a cientos cada semana; la posibilidad para los usuarios de realizar consultas más estructuradas, rápidas y fiables, gracias a la integración de todas las áreas; la posibilidad de procesar datos fácilmente para crear tableros amigables, reportes y formularios que ayudan a reducir errores; la automatización de actividades recurrentes; y, finalmente, ofrecer el control de la información para mejorar la toma de decisiones clínicas.

Para la institución, la salud y bienestar de todos los estudiantes es una prioridad. Por eso este esfuerzo es esencial para Tecmilenio, pues se integra con el proceso de acompañamiento académico, permitiendo a las distintas áreas coordinar acciones enfocadas al bienestar de las personas y a resolver cualquier problemática que enfrenten, ya sea académica, psicológica o de salud. Además, al contar con indicadores de riesgo, promueve una cultura de prevención, pues permite realizar campañas focalizadas a las necesidades de cada campus.