Justitie-afdelingen moeten resultaten laten zien (en niet alleen diensten verlenen) in zeer complexe omstandigheden.
"Het Ministerie van Justitie en Veiligheid heeft als doel om snellere, efficiëntere en menselijkere services te bieden", zegt Peter Coussement, Senior Advisor van de minister. En dat is een ambitieus doel als we kijken naar de omstandigheden:
- Justitie heeft een groot ecosysteem aan belanghebbenden. Als we even teruggaan naar het voorbeeld van adoptie en alle mensen die daar doorgaans bij betrokken zijn: behalve rechters, aanklagers en secretarissen, zijn er ook wettelijke voogden, biologische ouders en maatschappelijk werkers betrokken, evenals advocaten, ambtenaren, door de rechtbank aangewezen deskundigen, vertalers, leraren, begeleiders, politie en allerlei soorten inspectiediensten.
- Al deze teams hebben hun eigen gegevens die in verschillende indelingen zijn opgeslagen en door verschillende IT-systemen worden beheerd. Dit betekent dat er meer tijd nodig is om papieren formulieren te verzamelen, handschriften te ontcijferen, fouten te corrigeren en gegevens handmatig te uploaden. "In een van onze cases voor het hooggerechtshof stonden 70 verschillende spellingen van 'Spanje' verspreid over 30 jaar aan cases, als gevolg van acroniemen, talen etc. Dan wordt het lastig om gegevens na te trekken", zegt Coussement. Wanneer wetten worden gewijzigd, maken deze systemen het veel lastiger om transparant te blijven.
- Daarbij komt ook nog de complexe aard van veel juridische zaken, waardoor de omstandigheden waarin we snellere, efficiëntere en menselijkere services willen bieden wel erg complex worden.
"We houden ons bezig met allerlei verschillende cases binnen onze entiteiten, wat betekent dat het ministerie 15 verschillende casebeheersystemen heeft", zegt Jimmy De Laet, CIO. "Adoptie, strafzaken, scheidingen en nog veel meer. Er zijn geen twee cases die hetzelfde zijn, en zelfs geen twee typen cases die hetzelfde zijn. En elke case heeft een eigen tijdlijn. Hiervoor is een globaal overzicht nodig, waarmee we onze caseload holistisch kunnen evalueren. Dit houdt in dat we onze gegevens meer op detailniveau moeten kunnen bekijken."
Terwijl het team bezig was met overleg over de volgende stappen, gebeurde er van alles. (1) Het coronavirus kwam op het wereldtoneel, waardoor rechters gedwongen vanuit huis moesten werken. Als er een document ontbrak, moesten rechters de originele kopie ophalen bij de rechtbank of wachten op een levering, voordat ze een uitspraak konden doen en de case kon worden gesloten. "Het werd toen echt duidelijk dat een systeem op basis van papieren documenten veel nadelen heeft. Ik ben al 15 jaar openbaar aanklager, en dit was de eerste keer dat ik meemaakte dat iedereen de impact van digitalisering (of gebrek daaraan) op de werkvloer inzag", zegt Coussement. Daarna werd (2) NextGenerationEU door de Europese Commissie aangekondigd. Hierdoor kwamen grote bedragen aan subsidie vrij om verschillende onderdelen van de economie te stimuleren. Een deel hiervan werd weggezet voor de digitalisering van justitie, bijvoorbeeld casebeheer, doorzoekbare databases, upgrades voor de cyberbeveiliging en verbeteringen van statistische analyses. "Samen met het kabinet richtten we een tijdelijk bureau op, genaamd Digital Transformation Office, dat bestond uit een team van relevante mensen uit de sector die konden samenwerken en actie konden ondernemen", zegt De Laet.
