PDCAサイクルとは？基本・古いと言われる理由、事例まで解説
2023.4.5
PDCA（ピーディーシーエー）とは、業務効率を高めるための管理手法で、PDCAの4文字は業務上の4つのプロセスを意味しており「PDCAサイクル」とも呼ばれます。PDCAサイクルの基本や事例から、PDCAが「古い」と言われる理由、「OODA」との違いについても分かりやすく解説します。
PDCAとは、4つのステップで業務管理を高める手法
PDCAとは、業務の品質や効率を高めることを目的とした業務管理手法の1つです。業務上のプロセスを4つに分けて実行することにより、業務品質や効率の向上を図ります。
また、継続的な業務の効率化を図ることを目的としているため、「PDCAサイクル」とも呼ばれ、スピーディな効率化を進めていくために「PDCAを高速で回す」というように使われています。
PDCAの概念と歴史
PDCAの基礎となる考え方を1950年代に作ったとされているのが、アメリカ合衆国の統計学者であるウィリアム・エドワーズ・デミングです。ビジネスの現場で用いられるようになったのは、1990年代の終わり頃から。
現在は、企業における事業や施策の管理、国や自治体における政策管理、品質マネジメントシステムに関する国際規格のISO9001やISO14001などにも用いられています。
PDCAは元々、製造業のための統計的品質管理手法で、生産プロセスにおける課題点の特定と改善をするための考え方でした。やがて製造業以外の分野でも用いられるようになり、事業や施策の管理手法として一般化しました。
PDCAの4つのステップ
1. Plan／計画
「Plan」では、これから実行する計画の立案を行います。まず目標を定め、それを実現するための手法や評価方法などを決定します。計画のポイントとなるのは、5W1H（誰が・何を・なぜ・どれほど・いつまでに・どのように）の明確化と、現実的な目標設定の2つ。計画の精度を高めるためには、背景となるデータ収集や仮説の策定なども必要です。
2. Do／実行
「Do」では、計画を実行します。ここで注意したいのが「やりっぱなし」にしないことです。Checkの段階で、実行した内容を客観的に評価できるように、必要なデータを記録しておきましょう。ここでの記録は、いくつかの指標を選んで数値化しておくと評価者の主観が入り込まず、客観的な評価を下すことができます。
3. Check／評価
「Check」では、実行した結果を評価します。なるべく数値を用いた、具体的な評価を行いましょう。一見、数値化できないような項目でも、アンケートや行動に関して発生する数値を用いれば、間接的な数値化が可能です。Checkの精度が高いほど、Actionにおける改善効果も期待できます。
4. Action／改善
「Action」では、目標達成を実現する、あるいはさらに高い成果を生み出すために活動内容を改善します。改善点がまとまったら、Planに戻って改善点を取り入れた新たな計画を策定します。
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PDCAが「古い」と言われる理由は？
近年「PDCAはもう古い」「時代遅れ」などといわれることがあります。このようにいわれがちな原因として以下の3点が挙げられます。
- 改善までのサイクルに時間がかかる
- 新しいアイデアが生まれにくい
- PDCAを行うのが大変
ビジネススピードが格段に速くなった近年においては、基本となる計画を繰り返しながらアップデートしていくPDCAサイクルは、時間がかかりすぎると捉えられがちなようです。また、改善を前提としているため、革新的なアイデアが生まれにくいです。そもそもPDCAの管理自体が大変と感じる人も多いようです。
PDCAとOODAの違いや使い分けについて
近年、PDCAに変わるフレームワークともいわれる「OODA（ウーダ）」という言葉が聞かれるようになりました。PDCAのように4つの項目を繰り返していくことから、OODAループとも呼ばれます。一見PDCAと同じように見えますが、PDCAよりもスピード感のあるプロセスとなっています。
OODAとは何か？
OODAは個人の行動を管理し、その時々で変化していくさまざまな要因に対応しながら、より良い成果を導き出すためのモデルです。アメリカ空軍で開発されたといわれ、組織を運営するために使われる概念となります。
PDCAは課題や問題を管理・改善していくものですが、OODAは個人の行動を管理するという点が異なります。ですが、4つのプロセスを循環し、その継続によって最善を目指す」という点は共通です。
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OODAの4つのプロセス
PDCAのように、OODAも4つのプロセスに分かれています。このプロセスを継続的に高速で回すことで、成果につなげていきます。
1. Observe（観察）
まずは現状観察です。業界の状態や競合の動向、自社内の事情など、今後の行動決定に関わる内外の状態を観察し、情報を集めます。集める情報の確度や鮮度は、この後の判断や行動の結果に、大きく影響を及ぼします。
2. Orient（現状判断）
集めた情報から現状を把握し、データの分析を行って、どのように動くべきかを判断。「Observe」で収集した情報の量と質が、この判断の精度を左右します。
3. Decide（決定）
現状判断できたら、それに沿った具体的な行動計画を決定します。
4. Act（行動）
行動計画にもとづいて行動し、その結果を観察します。こうして再び「Observe」に戻り、OODAサイクルを繰り返します。
PDCAとOODA、どうやって使い分ける？
PDCAとOODAは、それぞれ特性が異なります。ですから、そのときの状況や場面によって、使い分けることが重要です。
PDCAは元々、品質改善のためのモデルです。課題や問題を中長期的にとらえ、改善を重ねながら成長を目指していきます。
一方のOODAは、迅速な判断や行動が求められるときに有用なモデルです。一触即発の戦闘機戦を行う空軍で開発されたものだけに、いかにすばやく相手を圧倒するか、という思想が強いモデルといえます。
迅速で正確な意思決定が求められる場面ではOODAを、中長期的な改善が必要な場合にはPDCAをという具合に、それぞれの特性を理解した上で使い分けるといいでしょう。
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PDCAが失敗する原因と対策
PDCAは優れたフレームワークですが、万能ではありません。「PDCAがうまく回らない」「PDCAのスピードが出ない」というときは、以下の4つのポイントから、サイクルに問題がないかを検証してみましょう。
4つのステップを再検証してみる
まずは、4つのステップに問題がないかを確認しましょう。問題点の例として以下のようなことが考えられます。
- 「Plan」に時間をかけすぎている
「Do」が「Plan」どおり行えていない
「Check」と「Action」に些細な軌道修正が多い
PDCAサイクルをスムーズに回すには、素早く、正確な遂行が重要です。この点はPDCAサイクルを取り扱う習熟度にも左右されるため、業務改善と合わせて、PDCA管理の改善も継続的に行っていきましょう。
「Plan」で設定したハードルの高さは適正か？
目標設定が高すぎると、実行が追いつかず、企画倒れで終わってしまう可能性があります。PDCAサイクルは継続しながら品質や効率を高めていくフレームワークであるため、最初から100点の計画を練る必要はありません。まずは無理なく実現可能な目標を設定し、サイクルを繰り返す中で精度を高めていきましょう。
「Do」をきちんとクリアできているか？
Planどおりの結果が出ない場合、Doに問題がある可能性があります。計画どおりに行動できていなかったり、計画の意図と現場に差があったりすると、そこから発生する結果も意図に沿わないものになる可能性があります。このギャップを解消するには、計画内容の正確な把握はもちろん、意図の共有も重要となります。また、策定者による現場監督も効果的です。
「Check」を十分に行えているか？
Checkが不十分だと、改善効果も半減してします。事業推進を急ぎたい場合でも、PDCAの一番の目的はあくまで改善にあるだけに、正しい評価をしてこそ効果が発揮されます。Checkにかけるリソースが不足している場合は、スムーズなチェック体制の構築や部分的なアウトソーシングなどを検討しましょう。
「Action」で迷いすぎていないか？
Actionで改善するときに、判断を迷いすぎるとサイクルがストップします。Actionで出した改善策が必ずしも最善の結果を生むわけではありませんが、実行しなければ変化も生まれません。PDCAサイクルは、複数回繰り返すことを前提としています。思った効果が出なくても、次のサイクルで活かせると考え、積極的な改善を行っていきましょう。
さらにPDCAの効果を高めるポイントは？
PDCAサイクルの効果をさらに高めるためには、いくつか注意しておきたいポイントがあります。 前項でご説明した各ステップの再検証とともに、これらの項目にも気をつけてPDCAを回していきましょう。
1）目的・目標を明確に設定しておく
もっとも重要なのが目標の明確化です。PDCAは、設定した目標へ到達するためのサイクルであり、ゴールが明確なほど計画や評価手法も具体的になります。また、計画や評価手法が具体化されると、それぞれに必要なリソース配分の精度向上にも役立ちます。
2）状況を定期的にチェックし、レポートする
PDCAサイクルは継続的に運用していくものであり、定期的なモニタリングが必要です。当初の目標に向けた進捗具合や現場の状況を確認し、問題点がないかチェックしておきましょう。とくに計画とのズレを放置すると、誤った結果をもとにサイクルを回すことになるため注意が必要です。
3）継続的に回し続ける
PDCAサイクルは、継続的な繰り返しが前提です。サイクルを1度回しただけで大きな成果を得られるものではなく、繰り返しの中から発見を得ていくものだと覚えておきましょう。とはいえ、単に繰り返すだけでは不十分です。サイクルを重ねるごとに良いものにしていくという、改善のマインドを持って業務にあたりましょう。
4）Checkに適したツールを活用する
Checkは、PDCAの目的である「改善」の基礎となる重要な段階です。それだけに正確なチェックが求められますが、実情としてはリソースが足りなかったり、スキルが足りなかったりといった問題もあるでしょう。
たとえば、営業部隊の業績改善が目的ならば、SFA（Sales Force Automation）のような業務支援ツールを利用することで、営業活動の一元管理や顧客情報の管理などCheckに必要な作業を効率よく行えます。PDCAの評価に欠かせないKPIの管理も得意分野で、チェック精度の向上とリソース節約を同時に実現できます。
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PDCAサイクルの成功事例
効果的かつ継続的にPDCAを回すことで、常に改善を繰り返す業務フローが確立します。ここでは、それによって大きな成果につなげた企業の例をご紹介します。
事例1：リアルタイムPDCAで生まれた、いくつものメリット
180以上の国に拠点を持ち、2,000を超えるブランドを展開するグローバル企業であるネスレ。その日本法人であるネスレ日本株式会社は、高い認知度を誇りつつも、新製品を発売する際には、常にブランド想起に注力してきました。 しかし、月次・週次データの分析に膨大な時間がかかったり、媒体統括部が作成した資料をマーケティング部が読み解けなかったりと、多くの無駄な時間が発生していたため、PDCAの高速化が必須でした。
そこで、マーケティングインテリジェンスツールである「Datorama」を導入。広告代理店とも画面を共有するとともに、これまでスプレッドシートやプレゼンテーションソフトで作成してきた書類を全廃。マーケティング施策の進捗や変更、予算の配分などを、リアルタイムで確認・設定できる体制をとりました。
これにより、それまで広告施策のレポート作成に必要だった、2日間のタイムラグがゼロになり、目標達成の確度も大幅に上昇。施策の検証・改善を毎日行えるため、月次のミーティングも不要になりました。 PDCAをほぼリアルタイムで行うことで、施策を厳密に組み立てる必要もなくなり、大まかなプランを打って日々調整していくというスタイルを可能にしています。
事例2：高速PDCAによって、頭打ちだった施策がさらに伸びる
さまざまな形の「働きたい」をサポートする、株式会社リクルートジョブズ（現：株式会社リクルート）。同社が手掛ける「リクナビ派遣」は、継続的な関係性を求めて会員登録制をとり、メールによるコミュニケーションで成果を追求してきました。しかし、その効果が頭打ちとなったことから、リピーター獲得のための新たな施策が必要になりました。
そこで同社は、「Marketing Cloud」を導入し、ユーザー分析を開始。ターゲット層のペルソナ設定やカスタマージャーニーの構築を通じて、確度が高いとみられる層を設定。仮説構築とテスト、検証・改善を繰り返す、高速PDCAでアプローチするようにしました。
加えて、メールテンプレート別の開封の有無や、メール内リンクのクリックといった行動履歴をユーザーごとにログとして蓄積し、ひとりひとりに異なる情報を使い分けることも行いました。その結果をフィードバックし、改善を繰り返すことで、CVRは130%の向上を実現したのです。
同社がそれまでに行っていたメール施策は、何度も改善を繰り返したものであっただけに、効果の向上が見込めない状態に陥っていました。しかし、必要なツールを活用し、PDCAを高速化すれば、データを基盤とした確度の高い施策を実施でき、さらなる成果を期待できるのです。
PDCAを上手に回し、その成果を確かめてみよう
近年では、PDCAに対して否定的な意見もありますが、その中にはPDCAの扱い方を誤っているケースもあるようです。業務を継続的に改善し進化させていく手段としては、PDCAサイクルは堅実な方法です。また、扱い方次第で、十分に成果を発揮できる手法でもあります。
まずは、それぞれのステップを意識しながら、PDCAサイクルを回していきましょう。そして、それが業務改善にどれほど役立つものなのか、確かめてください。
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