4 Sales-E-Mail-Vorlagen für bessere Öffnungsraten

Sie haben Ihre Hausaufgaben gemacht. Sie kennen Ihre Interessent:innen und deren Herausforderungen genau. Sie setzen sich hin, schreiben eine E-Mail, die zeigt, wie Sie ihnen beim Erreichen ihrer Ziele helfen können, und klicken auf „Senden“. Tage vergehen, und es kommt: nichts.

Wenn Interessent:innen einfach nicht antworten, kann das frustrierend sein. Aber das muss nicht so bleiben. In diesem Beitrag erhalten Sie bewährte Sales-E-Mail-Vorlagen, die Ihnen helfen, Antworten zu bekommen.

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Eine Sales-E-Mail-Vorlage ist eine vorgefertigte Nachricht, die per E-Mail versendet wird und sich schnell und unkompliziert für verschiedene Zielgruppen anpassen lässt. Eine Sammlung solcher Vorlagen, die jeweils für eine andere Art der Kontaktaufnahme konzipiert sind, bildet das Rückgrat Ihrer Vertriebskommunikation. Sie liefert Ihnen den Gesprächsrahmen, den Sie für jede potenzielle Kundin und jeden potenziellen Kunden individuell ausgestalten können.

Eine effektive Sales-E-Mail-Vorlage besteht aus vier wesentlichen Komponenten. Diese sorgen dafür, dass Ihre E-Mails ausgewogen, leicht lesbar und einprägsam sind. Schauen wir sie uns genauer an:

• Anrede. Beginnen Sie mit einer persönlichen Anrede und dem Vornamen des:der Interessent:in. Das macht Ihre Nachricht einladender und verleiht ihr eine persönliche Note.
• Eine einfache, unverbindliche Frage. Das Ziel Ihrer Kontaktaufnahme ist nicht, sofort einen Termin zu vereinbaren oder einen Abschluss zu erzielen. Dafür haben Sie in den ersten Kontaktmomenten noch nicht genug Vertrauen aufgebaut. Stellen Sie stattdessen eine einfache, unverbindliche Frage, die ein Gespräch auf Basis der Interessen und Bedürfnisse Ihres Gegenübers anstößt. Fragen wie „Nutzen Sie aktuell einen ähnlichen Service?“ oder „Arbeiten Sie mit externen Partnern zusammen?“ ermöglichen eine unkomplizierte Antwort wie „Nein, aber ich wäre interessiert“ oder „Ja, bitte schicken Sie mir mehr Informationen zu Ihrer Lösung.“
• Kontaktdaten. Fügen Sie in Ihre Sales-E-Mail-Vorlage, am besten in der Fußzeile oder Signatur, Ihren Namen, die Unternehmenswebsite, relevante Social-Media-Links sowie Ihre Kontaktdaten ein. Wenn jemand Interesse hat, wird er oder sie wahrscheinlich als Erstes Ihr LinkedIn-Profil oder die Unternehmensseite aufrufen, um sich weitere Informationen zu holen.
• Call to Action (CTA). Schließen Sie Ihre Sales-E-Mail-Vorlage immer mit einem klaren CTA ab, der zum Handeln auffordert. Ohne eine konkrete Handlungsaufforderung verschenken Sie potenzielles Geschäftschancen. Laden Sie dazu ein, einen Termin zu vereinbaren, auf die E-Mail zu antworten oder weitere Inhalte herunterzuladen, die mehr über Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung erklären. Geben Sie Ihrem Gegenüber einen klaren nächsten Schritt, um das Gespräch fortzuführen.

Sales-E-Mail-Vorlagen lassen sich in fast jeder Situation mit potenziellen Kund:innen einsetzen. Sie sind ein effektives Mittel zum Lead-Nurturing, unabhängig von Hintergrund oder Branche, denn E-Mail ist ein universeller Kanal, der alle auf dieselbe Ausgangslage stellt. Außerdem können sowohl die Vertriebsseite als auch die Interessent:innen ihre E-Mails vor dem Absenden noch überarbeiten und so sicherstellen, dass die richtigen Informationen enthalten sind, ohne dass dabei ein vergleichbarer Druck wie etwa bei Kaltakquise-Anrufen entsteht.

Auf eine Vorlage sollten Sie verzichten, wenn der vorformulierte Text nicht zum Kommunikationsziel passt und Sie die E-Mail von Grund auf neu verfassen müssen. Es gibt auch Situationen, in denen es einfach sinnvoller ist, zum Telefon zu greifen und direkt zu sprechen, anstatt in einer E-Mail mögliche Fragen im Voraus zu antizipieren.

Eine Sales-E-Mail-Vorlage als Referenz ist sowohl hilfreich, wenn Sie gerade erst anfangen, als auch, wenn Sie Ihre bestehende E-Mail-Sequenz optimieren möchten, die auf die Phasen des Vertriebsprozesses abgestimmt ist. Sie können die folgenden Beispiele mit Ihrem Namen und weiteren relevanten Informationen anpassen:

Betreff: Kurze Frage

[Vorname],

Ich bin Donald Kelly, Gründer von The Sales Evangelist. Viele Vertriebsleiter:innen, mit denen ich derzeit zusammenarbeite, sind frustriert, weil ihre Vertriebsmitarbeitenden keine ausreichend gefüllte Pipeline aufbauen (das Drei- bis Fünffache ihrer Quote). Diese Führungskräfte haben schlicht nicht genug Zeit, um jede:n Einzelne:n persönlich zu begleiten, zu coachen oder zu schulen.

Ich melde mich, weil wir ein Sales-Kohortenprogramm anbieten, das Vertriebsprofis dabei hilft, ihre Pipeline zu verfünffachen. Wir unterstützen bei der Outreach-Strategie, zum Beispiel durch bessere E-Mails, Telefon-Outreach und Rollenspiele. Wir vermitteln den effektiven Einsatz von LinkedIn und bieten individuelles Coaching.

Wir haben Unternehmen unterschiedlichster Größe dabei geholfen, ihre Performance zu verdoppeln, von kleinen und mittelständischen Unternehmen bis hin zu großen Organisationen wie T-Mobile, Opengear und Soci.

Möchten Sie mehr erfahren?

oder

[Vorname],

Mein Name ist Donald Kelly, und ich bin der Gründer von The Sales Evangelist. Ich biete ein Kohortenprogramm für den Vertrieb an, das vielbeschäftigte Führungskräfte unterstützt, indem es leistungsschwächeren Vertriebsmitarbeitenden hilft, durch Cold Outreach ihre Sales Pipeline um das 3- bis 5-Fache zu steigern.

Wäre das etwas, worüber Sie mehr erfahren möchten?

Betreff: Re: Kurze Frage

Ich wollte noch einmal auf unser Kohortenprogramm zurückkommen, das Ihren Vertriebsmitarbeitenden beim Aufbau ihrer Pipeline helfen kann.

Glauben Sie, dass Ihre Vertriebsmitarbeitenden davon profitieren könnten?

oder

Ich möchte mich kurz vorstellen. Dieses Video habe ich auf dem Weg in mein Büro aufgenommen … [angehängtes Einführungsvideo, das eine spezifische Herausforderung anspricht und einen Vertriebstipp gibt]. Ich möchte Ihnen einfach zeigen, warum ich überzeugt bin, dass das Ihren Vertriebsmitarbeitenden helfen kann, ihre Pipeline zu verfünffachen.

Die nächste E-Mail in Ihrer Sequenz sollte sich auf die Bedürfnisse Ihrer Interessent:innen konzentrieren oder auf eine Herausforderung eingehen, mit der sie konfrontiert sein könnten, zum Beispiel ein neuer Job oder der Versuch, eine bestimmte Aktivität im Unternehmen voranzutreiben.

Die zweite E-Mail bietet die Möglichkeit zu zeigen, wie Sie Ihren Interessent:innen helfen können, und liefert einen konkreten Tipp aus Ihrer eigenen Erfahrung. Um besonders aufzufallen, können Sie auch eine kurze Video-Nachricht mit einem persönlichen Gruß aufnehmen.

Betreff: RE: Kurze Frage

Hallo, hier ist nochmal Donald, Ihr Sales-Coach. Ich gebe Ihnen ein Beispiel dafür, was eine:r unserer Kund:innen über unser Programm gesagt hat.

„Donalds Programm ist das beste, an dem ich je teilgenommen habe, und ich bin außerordentlich dankbar dafür. Mein Team und ich hatten das Glück, wöchentliche Sessions mit Donald zu absolvieren, und die Ergebnisse waren beeindruckend. Nach dem Training verzeichneten wir eine Verbesserung unserer Abschlussquote um 12 %. Einen Monat nach dem Training haben wir 110 % unserer Quota erreicht! Das ist seit sehr langer Zeit nicht mehr vorgekommen. Vielen Dank, Donald!” – Aaron Brown

„Wir haben The Sales Evangelist damit beauftragt, uns bei unserer Outbound-Strategie zu unterstützen. Vorher hatten wir kein klares System. Nach drei Monaten Zusammenarbeit mit dem TSE-Team haben wir unseren Investitionseinsatz um 200 % gesteigert. Ich empfehle TSE uneingeschränkt weiter, wenn Sie Ihren Outbound-Umsatz steigern möchten.” – Jim Henderson

Ich weiß, dass Sie viel um die Ohren haben. Aber ich zeige Ihnen in nur zehn Minuten, wie ich Ihr Vertriebsteam unterstützen kann.

Was meinen Sie?

Die dritte E-Mail enthält Referenzen oder eine überzeugende Geschichte darüber, wie Sie Kund:innen mit ähnlichen Herausforderungen geholfen haben. Sie greift Ihre Tipps auf, ergänzt sie um ein konkretes Praxisbeispiel und verdeutlicht, wie Ihr Angebot Ihrer Kontaktperson weiterhilft.

Betreff: Gerade kein guter Zeitpunkt?

[Vorname],

Kein Problem. Vielleicht ist der Zeitpunkt gerade nicht ideal, oder Ihr Team ist bereits gut aufgestellt.

Falls ich Ihrem Vertriebsteam in Zukunft helfen kann, die Pipeline auf das 5-Fache auszubauen, melden Sie sich gerne.

Falls Sie Interesse haben: Auf LinkedIn teile ich regelmäßig Beiträge rund um den Aufbau von Sales-Pipelines: https://www.linkedin.com/in/donaldckelly/

oder

[Vorname],

Vielleicht ist es für Ihr Vertriebsteam gerade kein guter Zeitpunkt, an meinem Trainingsprogramm teilzunehmen. Wenn Sie in Zukunft Unterstützung benötigen, können Sie sich jederzeit gerne melden.

P.S. Bleiben Sie mit uns auf LinkedIn in Kontakt!

Die vierte und letzte E-Mail wird manchmal als „Abschluss-E-Mail“ bezeichnet. Dieser Teil der Sales-E-Mail-Vorlage bietet der Zielperson einen einfachen Ausstieg aus der Kommunikation und zeigt ihr, wo sie Sie finden kann, falls sie zu einem späteren Zeitpunkt Kontakt aufnehmen möchte. Auch wenn Ihre Zielperson aktuell kein Interesse an Ihrem Produkt oder Ihrer Dienstleistung hat, können Sie vielleicht auf LinkedIn in Verbindung bleiben.

Dieser Teil der Sequenz ist wichtig, weil er Ihren Interessent:innen signalisiert, dass Sie ihre Zeit respektieren und nicht aufdringlich sind. Sie haben ihnen alle relevanten Informationen zu Ihren Produkten und Dienstleistungen sowie deren Mehrwert gegeben. Wenn kein Interesse besteht, ist es Zeit, weiterzugehen.

Es gibt keinen perfekten Weg, per E-Mail eine Beziehung zu Interessent:innen aufzubauen, denn jede Interaktion ist einzigartig. Dennoch gibt es hilfreiche Richtlinien, mit denen Ihre Kommunikation natürlich und persönlich wirkt.

• Die richtigen Personen ansprechen. Wenn Sie im B2B-Bereich tätig sind, senden Sie Ihre E-Mails an Personen in der Zielorganisation, die Kaufentscheidungen treffen können. Analysieren Sie dazu Ihre eigenen Vertriebsdaten und identifizieren Sie Rollen wie die des CXO (Chief Experience Officer), der oder die in vielen Unternehmen die finale Kaufentscheidung trifft. Alternativ können Sie auf LinkedIn nach vergleichbaren Positionen suchen.
• Stellen Sie sicher, dass Ihre E-Mail für die Zielperson relevant ist. Ermitteln Sie, welche Herausforderungen eine ideale Kundin oder ein idealer Kunde haben könnte, und wie Ihr Produkt dabei helfen kann. Suchen Sie dann gezielt nach Personen, die mit genau diesen Hindernissen konfrontiert sind.
• Nehmen Sie vor dem Absenden der E-Mail auf anderen Wegen Kontakt auf. Melden Sie sich auf LinkedIn oder rufen Sie das Unternehmen kurz an, bevor Sie eine E-Mail schicken. So haben Sie bereits eine gemeinsame Basis, auf die Sie sich beziehen können, was Ihnen helfen kann, aus der Masse hervorzustechen.
• Schreiben Sie Ihre E-Mail in einem lockeren Ton, so wie Sie eine SMS schreiben würden. Sprechen Sie Ihre Kontaktperson mit dem Vornamen an und kommen Sie gleich auf den Punkt. Stellen Sie sich vor, nennen Sie Ihre Kontaktdaten und stellen Sie eine Frage, die leicht zu beantworten ist, zum Beispiel: „Haben Sie mit diesem Problem zu kämpfen?“ oder „Nutzen Sie bereits einen solchen Service?“ Der Hauptteil Ihrer E-Mail sollte kurz und ohne werbliche Aussagen sein. Hier gilt: weniger ist mehr.
• Erstellen Sie Ihre E-Mails mit KI schneller. Generative KI ist ein leistungsstarkes Werkzeug, das Sie beim Erstellen Ihrer Sales-E-Mail-Vorlagen unterstützt. Natürlich möchten Sie keine E-Mail versenden, der die persönliche Note fehlt. Aber Sie können KI nutzen, um Strukturen, Ideen und Konzepte zu entwickeln, und dabei jede E-Mail so individuell gestalten, dass Sie sich von der Konkurrenz abheben. Fragen Sie zum Beispiel generative KI-Tools (am besten direkt in Ihrem CRM), welche Themen Ihre Zielgruppe gerade beschäftigen. Nutzen Sie die KI dann, um automatisch eine personalisierte Sales-E-Mail zu generieren, die zeigt, wie Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung helfen kann.

Sales-E-Mail-Vorlagen sind eine wertvolle Abkürzung, die Ihnen das Leben leichter macht. Sie sorgen für Struktur und Konsistenz in Ihrer Kommunikation und können den Aufwand für das Verfassen von Nachrichten erheblich reduzieren. Achten Sie dabei jedoch stets auf Personalisierung: Letztendlich soll jede Person das Gefühl haben, eine maßgeschneiderte, relevante Nachricht zu erhalten.