Sales Prospecting: So finden Sie die Kundschaft, die wirklich zu Ihnen passt

Von: Lindsey Boggs
Aktualisiert am 30. Mai 2025 | Lesedauer: 12 Minuten

Prospects, also potenzielle Kundschaft, die Sie ansprechen möchten, sind der Treibstoff für die Sales-Pipeline. Jeder Prospect steht für einen möglichen Abschluss. Wer seine Basis an Sales Prospects ausbaut und diese gezielt entwickelt, steigert seinen Umsatz.

Sales Prospecting ist unverzichtbar, und dennoch kann es sich manchmal anfühlen, als würde man einfach darauf warten, dass die richtigen Personen von selbst auftauchen. Machen wir Prospecting zur Wissenschaft: weniger Glückssache, mehr klare Strategie.

• Was ist Sales Prospecting?
• Warum ist Sales Prospecting wichtig?
• Wie funktioniert Sales Prospecting?
• Die Phasen des Sales-Prospecting-Prozesses
• So finden Sie Sales Prospects
• Inbound- und Outbound-Prospecting
• So bringen Sie Ihre Prospects zur nächsten Phase im Sales Cycle
• Wie qualifizieren Sie einen Prospect?
• Fragen zum Sales Prospecting
• Beispiele für Prospecting-E-Mails
• So nutzen Sie Sales-Prospecting-Tools

Prospects sind potenzielle Kundschaft, und Prospecting bezeichnet den Prozess, diese zu finden. Sales Agents und Vertriebsmitarbeitende nutzen Prospecting, um ihren potenziellen Kundenstamm zu erweitern. Sie nehmen Kontakt zu Leads (potenziellen Vertriebskontakten) auf und pflegen diese zu Opportunitys (Leads, die über einen längeren Zeitraum aufgebaut wurden). Es gibt verschiedene Sales-Prospecting-Techniken, von Telefonaten über Direktmailings und Networking-Events bis hin zur Kontaktaufnahme auf Social-Media-Plattformen wie LinkedIn.

Sales Prospecting ist das Fundament unserer Arbeit, denn es legt den Grundstein für alles, was im weiteren Verlauf unseres Sales Funnels folgt. Es geht darum, die Personen zu identifizieren und anzusprechen, die am meisten von unseren Produkten oder Dienstleistungen profitieren können.

Aus meiner Erfahrung als Account Director weiß ich: Effektives Prospecting lenkt unsere Ressourcen auf die vielversprechendsten Opportunitys und sorgt für einen kontinuierlichen Strom an Leads zur Konvertierung. Indem wir uns auf die richtigen Leads konzentrieren, steigern wir unsere Konvertierungschancen und stimmen unsere Vertriebsstrategien auf die Erwartungen und Bedürfnisse unserer Prospects ab. Das treibt unser Geschäft voran.

Vertriebsmitarbeitende sollten wissen, dass ein Lead, der eine Website besucht, vorab häufig schon gründlich recherchiert hat. Laut dem aktuellen „State of Sales“-Bericht informieren sich 81 % der Prospects, bevor sie sich zu einem Produkt oder einer Dienstleistung melden. Sie haben sich bereits eine Meinung über das Angebot gebildet, bevor sie überhaupt mit Inhalten wie Artikeln, Whitepapers oder Webinaren in Berührung gekommen sind.

Die Herausforderung dabei? Die Aufmerksamkeit dieser gut informierten Prospects zu gewinnen und ihr Interesse in echtes Engagement umzuwandeln. Mitarbeitende im Vertrieb treffen häufig auf Prospects, die aufgrund generischer Botschaften bereits vorgefasste Meinungen haben. Die Kontaktaufnahme muss daher personalisiert sein. Sie muss ankommen. Vertriebsmitarbeitende müssen selbst recherchieren: Was braucht der Prospect? Welche Vertriebstechnologien setzt er ein? Und wie trifft er Kaufentscheidungen? Das hilft dabei, Prospects durch den Sales Funnel zu führen, vom ersten Interesse bis zum tatsächlichen Abschluss.

Der Vertriebsprozess führt von kalten Leads über vielversprechende Prospects bis hin zu heißbegehrten Abschlüssen. Prospecting ist das, was dazwischen passiert:

Vertrieb und Marketing generieren Leads.

Sales Leads sind noch nicht qualifizierte Prospects. Leads können aus dem Marketing stammen (zum Beispiel aus einem Webinar mit Anmeldeformular) oder aus dem Vertrieb (zum Beispiel durch Cold Outreach ).

Der Vertrieb qualifiziert Leads zu Prospects.
Der Vertrieb lernt die Leads kennen und beurteilt, ob sie zum Produkt passen. Wenn ja, wird der Lead als Prospect „qualifiziert“.

Der Vertrieb entwickelt Prospects zu Opportunitys.
Je mehr Interesse ein Prospect am Kauf zeigt, desto eher wird er zur „Opportunity“, also zu einem konkreten Abschlusspotenzial.

Der Vertrieb schließt Opportunitys zu Deals ab.
Am Ende, nach vielen Gesprächen, gibt es zwei Arten von Opportunitys: „Closed-Lost“ (schade) oder „Closed-Won“ (super!).

Wir könnten viele andere Plattformen aufzählen. Aber wir überlassen das Wort lieber Stephanie Svanfeldt, Strategic Sales Vice President, Auto Vertical bei Salesforce: „Was die Online-Suche nach potenzieller Kundschaft betrifft, führt kein Weg an LinkedIn vorbei.“

Ganz genau. Hier sind einige Tipps, wie Sie das Beste daraus machen:

Gehen Sie bei der Auswahl potenzieller Kundschaft strategisch vor und fokussieren Sie Ihre Liste. Wenn Sie 100 Accounts betreuen, konzentrieren Sie sich auf die zehn wichtigsten. Planen Sie sorgfältig, damit jede Kontaktaufnahme gezielt und relevant ist.

Social Selling und Sales-Management-Tools helfen dem Vertrieb, die internen Strukturen von Zielunternehmen besser zu verstehen. So lässt sich beispielsweise herausarbeiten, wer die Entscheidungsbefugten in einem Unternehmen sind, welche Rollen sie innehaben und wie groß ihr Einfluss ist. Das ermöglicht es, Botschaften gezielt auf die Personen zuzuschneiden, die Kaufentscheidungen treffen oder maßgeblich beeinflussen.

Lassen Sie Ihr Customer-Relationship-Management-System (CRM) die Arbeit übernehmen und automatisieren Sie die Recherche zu Prospects und Accounts. Das spart Zeit und verschafft Ihnen sofortigen Zugriff auf die Insights, die Sie brauchen, um Ihre Prospects effektiver anzusprechen.

Sprechen Sie potenzielle Kundschaft mit individuellen Nachrichten an, die zeigen, dass Sie ihre geschäftlichen Anforderungen und Herausforderungen wirklich verstehen. Sie könnten einem potenziellen Lead zum Beispiel eine Videonachricht schicken, um sich vorzustellen und kurz zu erläutern, wie Ihre Lösung eine konkrete Herausforderung adressiert, die diese Person in einem aktuellen LinkedIn-Artikel oder -Beitrag erwähnt hat. Ziel ist es, jede Kommunikation individuell und relevant wirken zu lassen – und zu zeigen, dass Sie Ihre Hausaufgaben gemacht haben.

Halten Sie das Gespräch am Laufen, indem Sie bei jeder Interaktion einen Mehrwert bieten. Teilen Sie zum Beispiel Brancheneinblicke und relevante Artikel, oder laden Sie Ihre Prospects zu Events ein, die ihren Interessen entsprechen. Es geht darum, ihr positives Bild von Ihnen kontinuierlich zu stärken und sich subtil als unverzichtbare Ressource in ihrem beruflichen Netzwerk zu positionieren.

Beobachten und analysieren Sie die Wirksamkeit Ihrer Outreach-Strategien. Passen Sie Ihren Ansatz an, basierend darauf, was funktioniert und was nicht. Achten Sie auf die Technologien, die Ihre Prospects einsetzen, und suchen Sie nach Integrationsmöglichkeiten, die ihre Prozesse vereinfachen oder ihre bestehenden Systeme verbessern können. Durch diese iterative Anpassung bleiben Ihre Maßnahmen frisch und wirksam.

Inbound- und Outbound-Prospecting sind zentrale Taktiken jeder Vertriebsstrategie. Beide verfolgen unterschiedliche Ziele und bieten jeweils eigene Vorteile. Inbound-Prospecting gewinnt Prospects durch Content, SEO, Online-Chats und Interaktionen in sozialen Medien. Der entscheidende Vorteil: Es zieht hochwertigere Leads an, die von sich aus Kontakt aufnehmen, was weniger aufdringlich wirkt. Allerdings erfordert diese Strategie erhebliche Investitionen in Zeit und Ressourcen, um wirksame Inhalte zu entwickeln und digitale Kanäle zu optimieren.

Outbound-Prospecting hingegen bedeutet, potenzielle Kundschaft aktiv per E-Mail, Telefon oder Direktnachricht auf Plattformen wie LinkedIn anzusprechen. Es ermöglicht eine schnellere Leadgenerierung, da Sie Gespräche mit potenzieller Käuferschaft direkt initiieren. Allerdings kann es als aufdringlicher wahrgenommen werden, und die Lead-Qualität kann schwanken, wenn die Kontakte noch kein Interesse an Ihrem Angebot gezeigt haben.

Die Kombination beider Strategien vergrößert die Reichweite: Sie erreichen sowohl Menschen, die aktiv nach Lösungen suchen, als auch solche, die noch gar nicht wissen, wie ein Produkt oder eine Lösung ihnen helfen könnte.

Recherche ist wichtig, aber sie allein reicht nicht aus, um das Gespräch auf die nächste Ebene zu heben. Schließlich können Prospects Sie genauso leicht recherchieren, wie Sie es bei ihnen tun. Mit allgemeinen Informationen, die ohnehin auf Ihrer Unternehmenswebsite stehen, kommen Sie bei ihnen nicht weiter.

Wie können Sie tief eintauchen und Erkenntnisse liefern, die sonst niemand hat? Sie müssen nicht nur die Sprache Ihrer Kundschaft sprechen, sondern auch ihre Denkweise verstehen und wirklich wissen, was sie bei der Arbeit bewegt. Das bedeutet: Informieren Sie sich über spezifische Trends in ihren Branchen, ihren Unternehmen und sogar in ihrem beruflichen Alltag.

Denken Sie nicht nur daran, den Deal abzuschließen. Denken Sie daran, jeden einzelnen Schritt zum Abschluss zu bringen. Es ist leicht, sich in der Begeisterung zu verlieren und das Gespräch voranzutreiben. Aber vergessen Sie nicht, alle wichtigen Punkte abzudecken:

Den nächsten Schritt im Blick behalten: Beenden Sie jedes Gespräch mit einer Frage. „Können wir uns kurz zusammenschalten, nachdem Sie einen Blick darauf geworfen haben?“ „Gibt es jemanden in Ihrem Team, mit dem ich das besprechen könnte?“ „Falls Sie nicht die richtige Ansprechperson sind, können Sie mir sagen, wer das ist?“

Vorwärtskommen und dabei qualifizieren: Beim Prospecting geht es darum, konsequent voranzuschreiten. Aber verlieren Sie sich nicht in einem Deal, der den Aufwand am Ende nicht wert ist. Während Sie das Gespräch vorantreiben, sollten Sie gleichzeitig weiter qualifizieren. Fragen Sie sich in jeder Phase, ob der Prospect noch zu Ihnen passt. Qualifizieren bedeutet auch sicherzustellen, dass er oder sie bereit ist, den nächsten Schritt zu gehen.

Sie müssen nicht alle Antworten kennen – andere schon: Vertrieb ist ein Teamsport. Nutzen Sie alle verfügbaren Ressourcen, um die Informationen zu bekommen, die Sie brauchen. Bitten Sie Fachleute in Ihrem Unternehmen, Ihnen neue Bereiche zu erklären. Holen Sie sich Unterstützung aus dem technischen Beratungsteam, um gemeinsam eine Lösung zu erarbeiten. Fragen Sie das Marketing-Team nach Hilfe bei einem neuen Pitch. Sie müssen das nicht alleine stemmen.

Einen Prospect zu qualifizieren ist ein wichtiger Teil des Prozesses. Verwechseln Sie „qualifizieren“ aber nicht mit „entscheiden, ob jemand wichtig ist.“ Jede Person, mit der Sie sprechen, ist wichtig – denn wer nicht die richtige Ansprechperson ist, kann Sie zu derjenigen führen, die es ist.

Einen Prospect zu qualifizieren ist ein wesentlicher Bestandteil des Vertriebsprozesses. Ein gut qualifizierter Prospect erfüllt die meisten dieser Kriterien und kann in die nächste Phase des Sales Cycle übergehen. Denken Sie jedoch daran: „Qualifizieren“ bedeutet nicht „entscheiden, ob jemand wichtig ist.“ Jede Person, mit der Sie in Kontakt treten, ist bedeutsam. Wer nicht die richtige Ansprechperson ist, könnte Sie zu jemandem führen, der es ist.

Um zu beurteilen, ob ein Prospect wirklich zu Ihnen passt, stellen Sie sich folgende Fragen:

• Entspricht der Prospect Ihrem Ideal Customer Profile?
• Besteht bereits Interesse an Ihrem Produkt?
• Hat die Person genug Einfluss, um den Deal voranzutreiben, oder die Befugnis, Kaufentscheidungen zu treffen?

• Liegt das Unternehmen in Ihrem zugewiesenen Vertriebsgebiet?
• Passt die Branche zu Ihrem Geschäftsmodell?
• Wie groß ist das Unternehmen? Denken Sie dabei nicht nur an die Mitarbeiterzahl. Wenn Sie beispielsweise ein abonnement- oder nutzungsbasiertes Produkt verkaufen, ist das potenzielle Nutzungsvolumen ein wichtiger Faktor.

• Verfügt die Abteilung über das Budget, um Ihren Preis zu zahlen?
• Wird das Projekt in diesem Jahr eine Priorität für das Unternehmen sein?
• Wird das Team das Produkt für den richtigen Anwendungsfall nutzen, also so, dass es einen echten Mehrwert schafft?

Gute Fragen zum Sales Prospecting starten einen Dialog, der den Prospect qualifiziert und eine Beziehung aufbaut, indem echtes Interesse an seinen Bedürfnissen und Herausforderungen gezeigt wird. Hier sind einige Fragen für den Einstieg:

1. Welche Herausforderungen haben Sie derzeit im Bereich [relevantes Thema oder relevante Leistung einfügen]? Diese Frage hilft dabei, die Pain Points zu identifizieren, sodass Sie das Gespräch darauf ausrichten können, wie Ihr Produkt diese Probleme löst.
2. Welche Erfahrungen haben Sie mit ähnlichen Produkten oder Lösungen gemacht? So erfahren Sie, was bei Ihrem Gegenüber bereits funktioniert hat (oder nicht), und können Ihre Lösung gezielter positionieren.
3. Können Sie mir Ihren Entscheidungsprozess beschreiben? Wen sollte ich zum nächsten Gespräch einladen? Das zu wissen ist entscheidend, um zu verstehen, wie Entscheidungen getroffen werden, und um sicherzustellen, dass alle Entscheidungsbefugten frühzeitig eingebunden sind.
4. Welchen Zeitrahmen haben Sie für die Implementierung einer Lösung vorgesehen? So erkennen Sie, wie dringend der Bedarf ist und welche Erwartungen bestehen, was Ihre Engagement-Strategie entsprechend lenkt.
5. Ist für dieses Projekt bereits ein Budget eingeplant? Eine direkte Frage zum Budget hilft Ihnen, den Prospect hinsichtlich seiner finanziellen Möglichkeiten zu qualifizieren. Außerdem lenkt sie das Gespräch in Richtung realistischer Sales-Software-Lösungen, die zum verfügbaren Budget passen.

Aus meiner Erfahrung heraus kann ich sagen: Aussagekräftige E-Mails und eine clevere LinkedIn-Strategie machen oft den entscheidenden Unterschied. Hier sind einige bewährte Beispiele aus meiner eigenen Praxis:

Beim Sales Prospecting kommt es darauf an, dass jeder Kontakt wirklich zählt. Hier ist eine E-Mail, die ich während der Feiertage verschickt habe. Es war kein reines Verkaufsgespräch, sondern begann mit einem aufrichtigen „Dankeschön“ für den Militärdienst der adressierten Person. Das schafft einen Moment persönlicher Wertschätzung und Dankbarkeit. Es geht darum, eine gemeinsame Basis zu finden. Hier ein Beispiel, das gut funktioniert hat:

[Name],

Wir hatten vor den Feiertagen kurz auf LinkedIn Kontakt. Ich möchte mich bei Ihnen für Ihren Dienst bedanken. Mein Schwager, ein Oberstleutnant, hat in Irak und Afghanistan gedient, und ich habe die damit verbundenen Herausforderungen aus nächster Nähe miterlebt.

Ich habe Ihre Arbeit bei der Förderung von Transformation und Prozessoptimierung in großen Finanzinstituten wahrgenommen – entscheidend, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Die digitale Beschleunigung macht es zunehmend schwieriger, Customer Journeys zu verstehen und Reibungsverluste zu reduzieren. Führungskräfte wie Sie berichten, dass Personalisierung und Effizienz zu den größten Herausforderungen zählen.

Genau hier setzt Glassbox an: mit Session Replay und Analytics für mehr Transparenz im Bereich Customer Experience, damit Banken Journeys optimieren, die Qualität steigern und Kosten senken können. Falls Sie sich dazu austauschen möchten, melden Sie sich gerne. Und unabhängig davon: vielen Dank für Ihren Dienst.

Viele Grüße,

Lindsey

Eine meiner Vertriebspersonen hat diese Video-Strategie genutzt und direkt nach der Kontaktaufnahme mit einem Prospect auf LinkedIn ein personalisiertes Video gesendet. Das ist echtes Engagement. Es zeigt, dass es um mehr als nur Worte geht, sondern um echte Verbindungen. Das Ergebnis? Eine sofortige, engagierte Antwort, die die Tür zu weiteren Gesprächen geöffnet hat.

Hallo [Name],

Schön, dass wir vernetzt sind! Ich sehe, dass Sie [Tool] für die Digital-Experience-Analyse nutzen. Gerne zeige ich Ihnen, wie [Unternehmen] noch mehr Mehrwert schaffen kann. Haben Sie Lust auf ein kurzes Gespräch?

Und die Kraft einer LinkedIn-Benachrichtigung sollte man nicht unterschätzen. Wenn Sie einen Prospect in einem Beitrag markieren, der auf seine Interessen zugeschnitten ist, erregen Sie seine Aufmerksamkeit. Das ist wie ein freundliches Antippen auf der Schulter, verbunden mit dem Hinweis: „Hey, das könnte Sie interessieren.“ Das funktioniert, weil Sie den Prospect direkt mit für ihn relevanten Inhalten ansprechen, Ihr Vorgehen persönlich wirkt und Sie zeigen, dass Sie seine beruflichen Bedürfnisse verstehen.

CRM-Systeme verwalten nicht nur Daten, sie machen diese zu einem echten Werkzeug. Sie halten den gesamten Verlauf der Prospect-Interaktionen griffbereit, damit jeder Kontaktpunkt relevant und personalisiert ist. In meiner Erfahrung ist es jedoch entscheidend, sich nicht ausschließlich auf Sales-Tools zu verlassen, sondern sie gezielt einzusetzen, um die menschliche Seite des Vertriebs zu stärken.

• Definieren Sie Ihr Ideal Customer Profile (ICP): Machen Sie sich ein klares Bild von Ihrer idealen Kundschaft. Was sind ihre Pain Points ? Welche Lösungen suchen sie? Ihr Zielpublikum zu verstehen ist der erste Schritt zu effektivem Prospecting.
• Erstellen Sie eine Kontaktliste: Werfen Sie das Netz weit aus. Durchsuchen Sie verschiedene Kanäle, von LinkedIn bis hin zu Branchen-Foren, um potenzielle Leads zu finden, die Ihren Kriterien entsprechen. Es geht darum, die Nadel im Heuhaufen zu finden.
• Setzen Sie auf einen Omnichannel-Ansatz: Um Prospects effektiv anzusprechen, müssen Sie dort präsent sein, wo sie sich aufhalten. Beschränken Sie sich nicht auf einen einzigen Kommunikationskanal. Sprechen Sie Prospects dort an, wo sie am liebsten kommunizieren, ob per E-Mail, über soziale Medien, persönlich oder per Telefon.
• Die richtigen Tools zur richtigen Zeit einsetzen: Nutzen Sie Sales-Prospecting-Tools nicht um ihrer selbst willen. Gehen Sie strategisch vor. Tools wie eine Sales Engagement Platform oder LinkedIn Sales Navigator helfen Ihnen, das Marktumfeld zu verstehen: Wer sind die Entscheidungsbefugten, und welche Botschaften kommen bei ihnen an? Es geht darum, personabezogene Botschaften zu entwickeln, die wirklich ins Schwarze treffen.
• Echte Beziehungen aufbauen: Denken Sie über die reine Leadgenerierung hinaus, und setzen Sie Soft Skills als Prospecting-Instrument ein. Ob eine E-Mail zu beruflichen Meilensteinen oder gezielt ausgewählte Inhalte: Wer aktiv zuhört und Empathie zeigt, sorgt dafür, dass sich Prospects wertgeschätzt fühlen – und nicht wie ein reines Verkaufsziel.

Sales Prospecting ist keine Frage von Wünschen und Hoffnungen – es ist eine Wissenschaft. Mit einer Kombination aus Inbound- und Outbound-Strategien, personalisierter Ansprache und den richtigen Sales-Tools können Vertriebsprofis ihr Sales Prospecting auf Hochtouren bringen und aus mehr potenziellen Leads tatsächliche Abschlüsse machen.