SFAとExcel、営業管理にはどちらを使えばいい?

投稿日:2021.9.6

営業が扱うさまざまな情報を、Excelで管理しているという企業はまだまだ多いようです。また、SFA(営業支援システム)の導入を考えつつも、「果たしてどちらが営業管理に適しているツールなのだろう」と判断がつかないというケースもあるかと思います。
営業管理には、SFAとExcel、どちらを選ぶべきなのでしょうか。ここでは、SFAとExcelによる営業管理、それぞれのメリット・デメリットをご紹介します。

営業管理の目的は可視化と効率化

営業管理を行うツールを決める前に、まず「何のために営業管理をするのか」、その目的を明確にしなくてはなりません。
たとえば、業務報告を日報で行っている場合、それを何のために、どのように活用するのかが明らかでないと、ただ習慣的に作成しているだけということになってしまいます。ですから、営業管理の目的をはっきり定義し、その目的を果たすためにはどんな形で、どのようなツールを使えばいいのかを考えることが重要になります。

それでは、なぜ営業管理を行うのか。おもな目的としては業務の可視化、そして効率化が挙げられます。
営業手法を改善したいというときには、「現在のやり方のどこに問題があるのか」を明確にしなくてはなりません。それにはまず、業務のプロセスを可視化することが第一です。その上で、営業プロセスの各段階に潜む問題点を見つけ出し、改善していくというステップを踏むことになります。
また、営業の業務プロセスを正確に記録・管理しておけば、成約・失注それぞれのケースを分析し、より効率の良い営業手法を編み出して、効率的に売上の増加を目指すこともできます。

営業管理に必要な情報

前述した営業管理の目的を達成するためには、どのような情報を管理すればいいのでしょうか。ここからは、営業管理に必要な、「顧客情報」「案件情報」「活動情報」の3つの情報について解説していきます。

顧客情報

顧客情報とは、取引先に関するあらゆる情報です。企業情報や担当者の情報に始まり、これまでの商談や購入の履歴、成約件数とその金額など、顧客に関するあらゆる情報が含まれます。後述する案件情報や活動情報の基礎になるデータですので、できるだけ細かな情報が欲しいところです。

案件情報

案件情報は、顧客とのあいだで進行中の案件に関する情報のことを指します。提案の内容や見積もり、顧客からの要望、商談の進捗状況・確度など、案件に関するあらゆる情報がここに含まれます。

活動情報

活動情報は、顧客に対してどのようなアクションを起こしたかを記録したものです。電話やメールの内容、訪問の日時やその目的、訪問した際の顧客の反応など、顧客とのあいだで行われたコミュニケーション全般の情報を指します。
この情報を精査することで、営業活動における無理や無駄を洗い出し、業務そのものを効率化することが可能です。

営業管理にExcelを使うメリット・デメリット

多くの情報を管理しなくてはならない営業管理において、どのようなツールを使えばいいのでしょうか。
まずは、Excelでの営業管理について見ていきましょう。ビジネスパーソンなら誰でも使えるExcelを、営業管理に活用する場合のメリットとデメリットについて解説していきます。

Excelのメリット

Excelを使った営業管理のメリットは、次のとおりです。

  • 導入のハードルが低い
    Excelを使った営業管理の最大のメリットは、導入ハードルの低さです。ほとんどの企業では、標準的なビジネスツールとしてExcelを採用しているため、多くの人が使うことができます。元々は表計算のソフトですから、売上額の集計や割引率など、数字を扱うにも最適です。
    担当者ごとにファイルを作り、顧客ごとにシートを分けて共有フォルダに保管しておけば、誰でもアクセスすることができます。
  • カスタマイズしやすい
    Excelの特徴のひとつとして、テンプレートが豊富という点が挙げられます。
    さらに、担当者ごとに、自分が管理しやすいようにカスタマイズできるという点も、Excelを使う大きなメリットでしょう。Excelは数値をグラフ化して視覚的に表現することもできますから、パッと見てわかりやすい形に作り上げておけば、毎日の業務の中でも有効に活用することができます。

Excelのデメリット

続いては、Excelを使った営業管理のデメリットを見ていきましょう。

  • 共有がしにくい
    誰にでも使いやすいExcelではありますが、情報共有は少々苦手なところです。
    複数のメンバーが同じファイルを開き、それぞれに更新作業を行う。これは、Excelの「共同編集」の機能を使えばできなくはありません。しかし、Excelのバージョンによっては利用できず、ファイルの保管場所が限られるなど、利用環境にいくつかの制限があります。この制限をクリアできなければ、複数のファイルを用意し、情報を書き込んでいくことになりますが、その場合はデータの重複が起こったり、最新ファイルの判別ができなくなったりと、管理上の問題が生まれてしまいます。
  • データの抽出・分析がしにくい
    たとえば、「直近3年間に成約した顧客の、契約内容と金額」といった、少々複雑なデータの抽出が難しいというデメリットがExcelにはあります。
    営業管理の目的は、業務の可視化と効率化です。しかし、データを抽出・分析する段階で大きな手間がかかるようでは、本末転倒になってしまうでしょう。
  • 管理の仕方によっては、個人情報流出へとつながる可能性がある
    オフィス内のあらゆる部署で使われているExcel。それだけに管理を徹底しないと、不用意に外部に情報を流出させてしまうことになりかねません。
    Excelは、多くの業務で使われているツールであるため、個々のPCにはExcelファイルが数多く保存されている場合があります。顧客に送るべきファイルを間違えてしまい、営業管理ファイルをメール添付して送信してしまう…ということも、起こりえないことではありません。
    情報の流出は、些細なミスや間違いで発生してしまいます。ファイルの管理は厳重にし、決して社外に漏れることのないようにしましょう。

営業管理にSFAを使うメリット・デメリット

続いては、営業管理にSFAを使った場合の、メリットとデメリットについて解説していきましょう。
営業管理のための専用ツールともいえるSFAですから、機能的な面では多くのメリットを持ちます。しかし、企業の状況や環境によっては、デメリットが多くなってしまう場合もありますから注意が必要です。

SFAのメリット

SFAを使った営業管理のメリットは次のとおりです。

  • リアルタイムで情報共有できる
    SFAのメリットのひとつは、入力した情報がリアルタイムで共有できるという点です。
    SFAは、情報を入力すると即時にデータが更新され、常に最新のデータが表示されるように設計されています。そのため、Excelでの管理のように「最新のファイルはどれか?」と迷うことがありません。また、入力した情報は、メンバー間でリアルタイムに共有されますから、営業部門のメンバー全員が最新情報をチェックすることができます。
  • データの抽出・分析が自在
    SFAは、蓄積された情報を相互に紐づけることができます。そのため、さまざまな切り口でデータを抽出し、表示することが可能です。これは、営業業務の成果を分析し、より効率的な営業手法を構築するために、とても有用な機能です。
    たとえば、商談に持ち込めたものの失注するケースが多いのであれば、失注した商談の情報を抽出し、そのプロセスでどのようなやりとりが行われたのか、詳細に分析することができます。
    提案がフィットしなかったのであれば、どこをどう改善すれば受注率を高めることができるのか。このような分析を行うために必要なデータを簡単に得られるという点は、SFAの大きなメリットといえるでしょう。
  • 時系列での情報管理が可能
    SFAは、時系列で情報管理することが得意です。そのため、ひとつの顧客、ひとつの案件に関して、これまでにどのようなやりとりが行われてきたか、時間軸に沿って検証することができます。この機能を使えば、過去の履歴を踏まえた上で、どのようなアプローチをとればいいのか、営業戦略を練ることが可能です。
    また、目覚まし時計のように、行動を起こすべきタイミングでアラートを出すこともできます。「訪問から◯日後に提案書を提出」「◯週間訪問していない顧客をピックアップして通知」などと設定しておけば、「提案書を作っていなかった」「忙しすぎてあの顧客とコンタクトすることを忘れていた」といったこともなくなるでしょう。
  • 業務の標準化ができる
    営業という業務は、属人性が強いものです。アプローチの仕方やセールストークの内容、資料の作り方など、人それぞれにバラバラということも少なくありません。そうした違いが成果にも表れ、できる営業とそうでない営業の差が生まれてしまいます。
    しかし、SFAに蓄積されたデータを分析すれば、成約に結びつきやすい営業の仕方を抽出し、標準化することができます。「できる営業」のエッセンスをメンバー全員で共有し実践すれば、営業部門全体の底上げを図ることが可能となるでしょう。
  • 有効なBCPになる
    BCPとは「事業継続計画」と訳されます。大規模災害やパンデミックが発生した際、それによる損害をできるだけ低く抑え、事業の存続と復旧を図るための計画を指す言葉です。SFAは、BCPとしても有効に働きます。
    営業活動に関するさまざまな資料や情報を紙ベースで社内に保管しておいた場合、地震による火災や水害などで、焼失・水没してしまう可能性があります。資料が無事でも、オフィスが利用不能になるということもあるでしょう。
    SFAの多くは、クラウドサービスとして提供されていますから、通信ができる環境さえあれば、外部から情報にアクセスすることが可能です。コロナ禍によって普及したテレワークにも容易に対応できますから、どのような状況でも業務を止めず、たとえ一時的に停止したとしても、早期に復旧することができます。

SFAのデメリット

続いては、SFAを使った営業管理のデメリットをご紹介します。

  • コストが発生する
    Excelに比べて多くのメリットを持つSFAですが、デメリットがないわけではありません。そのひとつがコストです。
    SFAにはさまざまな製品がありますが、その多くがクラウドサービスで、サブスクリプション型の料金設定となっています。そのため、ID数に応じたコストが、月額いくらという形で発生します。
    とはいえ、導入してみて「これは違う」となれば、解約すればそれ以降の費用はかかりません。ですので、まずは少人数でスモールスタートを切れば、小さなコストで導入することができます。
  • 導入・定着に工夫が必要
    SFAの導入は、それまでのワークフローを大きく変えることになります。また、現場の営業にとって、自分の行動や成績がすべてメンバーに見られてしまうのは、心理的な抵抗を感じやすいもの。そのため、導入に反対する声が上がるかもしれません。
    ですから、SFAの導入と定着をスムーズに行うためには、何のために導入するのか、それによってどのような効果があるのかを明確にし、関係者の理解を得ることです。マネージャーが推進役となって現場を説得したり、SFAの利用度が高いメンバーにインセンティブを与えたりするなど、何らかの工夫は必要でしょう。
 
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SFAとExcel、どちらを選ぶべき?

この記事の冒頭で、営業管理の目的は可視化と効率化だと述べました。なぜ営業管理が必要かといえば、事業を成長させ、売上を拡大するためです。であれば、「手軽だから」「安いから」という理由だけで、Excelを選ぶことはありません。事業成長と売上拡大のためには生産性の向上は不可欠ですし、それを可能にするツールを活用すべきです。
そのような点を踏まえて、営業管理には専用ツールであるSFAの導入を第一に考えてみてください。

SFAで効果のある営業管理を行おう

Excelでの営業管理に、特に不便はないと感じる人もいるかもしれませんが、それは「SFA導入による、さらなる便利さと効果」に気づいていないだけかもしれません。営業管理を真剣に考え、収益につなげようとするなら、自社の規模に合ったSFAを導入し、使いこなすことが大きな力となります。
SFAのほとんどは、一定期間無料で使えるデモ版が用意されています。まずは試用してみて、SFAで何ができるのかを確かめてみるといいでしょう。
 

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