SFAを導入する目的とは？メリット・デメリットと事例からわかる効果を解説
営業活動の効率化や効果アップを期待して、SFA（営業支援システム）を導入する企業が増えています。SFAは、営業部門だけでなく社内全体で使用でき、顧客情報の蓄積・分析を効率化や部門を超えた情報共有に役立つわけです。
ただし、SFAのメリット・デメリットを事前に理解していないと、導入後に思ったような使い方ができず、社内に浸透しない可能性があります。
本記事では、SFAを導入した際、効果的に活用できるよう、導入目的とメリット・デメリット、失敗しないツール選びのポイントを解説します。自社の目的にマッチしたSFAを選び、営業活動の効率化・効果アップを実現し、売上目標の達成につなげましょう。
SFAの導入目的
SFAを導入する前に、導入目的を整理することで、自社にとって必要な機能を洗い出すことが可能です。
一般的に、SFAの導入目的には以下の3つがあります。
- 営業活動の生産性向上による売上アップを狙うため
- 営業活動を一元管理するため
- 営業のナレッジとノウハウを蓄積するため
導入目的を整理し、自社に合ったツールを選ぶ際にお役立てください。
なお、目的によっては、SFAよりもCRMやMAの方が適している場合があります。以下の記事では、各ツールの違いと活用方法を解説しているので、あわせてご覧ください。
営業活動の生産性を向上させ売上アップを狙うため
SFAを導入する最終的な目的は、売上目標の達成や売上アップです。
SFAを活用することで、営業プロセスの可視化・効率化が可能となり、営業活動の生産性向上を狙えます。これにより、営業活動における無駄が削減され、営業メンバーのリソースが最適化されます。リソースが増えることによって、より多くの見込み客に適切なアプローチできるようになるため、顧客獲得あるいは売上アップの機会が増えるわけです。
SFAに蓄積された顧客データをもとに営業活動を構築することで、顧客ニーズにマッチした効果的な営業戦略の策定・展開も可能でしょう。
このように、SFAの導入によって営業活動の生産性を向上させることで、売上アップを狙えます。
営業活動を一元管理するため
SFAの導入目的のひとつに、営業活動の管理を一元化することが挙げられます。
営業部門は、顧客ごとに担当者がつき、個別に商談や案件管理が進んでいきます。日報や月報を活用した文書ベースでの進捗管理では、作成から上司の確認・フィードバックまでに時間がかかるるため、リアルタイム性が損なわれ、スピーディーかつ臨機応変な対応が難しいでしょう。
SFAを導入すると、営業活動の記録だけでなく、顧客情報の蓄積や商談プロセスの可視化も可能で、担当者以外も、部門でどのような商談を抱え、どの程度進んでいるのかをひと目で確認できます。リアルタムに進捗状況が更新されていくため、営業活動の報告から次回の顧客対応までのスピード感を向上させられるのです。
SFAによって営業活動の管理を一元化することで、部門内でリアルタイムな情報共有が可能となり、場合によっては営業活動の変更や改善をスピーディーに実行できるようになります。
営業のナレッジとノウハウを蓄積するため
SFAは、営業部門の課題のひとつである「ノウハウやナレッジの属人化」を解消する目的でも活用可能です。
SFAに営業活動の記録を蓄積していくことで、成功した営業戦略やハイパフォーマーのノウハウを営業メンバーに共有できます。蓄積されたデータを分析すると、結果を営業活動の改善に活かせるでしょう。
新入社員は、SFAによって体系化されたノウハウやナレッジをもとに営業活動を行っていけばよいため、すばやく営業スキルを身につけ、現場で活躍できる人材になるはずです。
このように、SFAは営業メンバーの人材育成においても、大きな効果を発揮します。
SFAが営業部門にもたらすメリット
SFAが営業部門全体にもたらすメリットは、以下の6つです。
- 日々の営業活動を可視化できる
- 蓄積されたナレッジやノウハウによって営業スキルを標準化できる
- 営業活動の効率がアップする
- トラブルをリカバリーしやすくなる
- 営業活動を管理しやすくなる
- 営業活動を「個人プレー」から「チームプレー」に変革できる
営業部門全体を組織改革したいと考えたとき、SFAは大きな効果を発揮する可能性があります。
日々の営業活動を可視化できる
SFAで営業部門にもたらされるメリットのひとつに、日々の営業活動を可視化できることが挙げられます。
営業活動の内容を、1日1回の日報だけで報告している場合、即時性に欠ける点や内容が充実しない点が課題です。たとえば、トラブルが発生した場合、1日1回の報告では、チームメンバーからのサポートやマネージャーからのアドバイスをタイムリーに受けることが難しくラグが生じます。その間に売上機会を逃したり、トラブルにつながったりすることもあるでしょう。
顧客との間でどのようなやりとりが行われたのか、詳細な情報を共有することも難しいため、営業活動の改善までのプロセスで遅延が生じます。
SFAを活用すると、営業活動の内容をリアルタイムに共有できるようになります。営業部門の誰が・いつ・どこで・どのような活動を行ったのか、プロセスの可視化が可能です。
このように、営業活動全体を可視化することで、課題や問題点に気づきやすくなります。その結果、営業活動の効率改善や生産性の向上につなげられます。
蓄積されたナレッジやノウハウによって営業スキルを標準化できる
SFAを利用すると、営業ナレッジや各メンバーのノウハウを蓄積し、営業スキルを標準化できます。営業活動は、顧客の状況・状態の影響も受けるため、必ずしも成約に至るものではありません。さまざまな理由から、失注することもあるでしょう。
大切なことは、成約・失注の原因を見つけ、対策を打つことです。成功したケースを分析することで、成約の可能性を高める方法が見つかるはずです。反対に、失注したケースを分析すると「どうすれば失注を回避できるか」という対策を考えられるでしょう。
営業活動の実績に対する分析・改善を繰り返すなかで、SFAには成約につながるナレッジとノウハウが蓄積されていきます。営業部門全体で共有し、人材育成に役立てると、実態に即した成功率の高い営業スキルを標準化できるわけです。
営業活動の効率がアップする
SFAの導入は、営業活動の効率アップにもつながります。
たとえば、外回りが多い営業の場合、外でもSFAにアクセスできるようにすると、時間を有効に使えるようになります。訪問先での商談後、移動しながら商談内容をSFA上に記録・共有する、あるいは次の訪問先の最新情報をチェックするといった具合に活用可能です。状況報告や日報を書くためだけに、会社に戻る必要はなくなるため、働き方改革にもつながるでしょう。
SFAで業務効率が高まれば、顧客への提案を練ったり、緊密にコミュニケーションをとったりという営業のコア業務に、時間と労力を割けるようになるため、各メンバーならびに部門全体の成績向上に繋がるはずです。
トラブルをリカバリーしやすくなる
SFAの導入によって、トラブルが起きた際のリカバリーが容易になることもメリットのひとつです。
SFAは、入力された情報がリアルタイムに共有されるクラウド型のシステムが一般的です。万が一、顧客側のトラブルに対し早急なサポートが必要な場合、自社の担当者が不在でも、担当者以外の営業メンバーが顧客情報を確認したうえで適切にリカバリーできます。
このように、SFAによって担当者以外も適切な選択ができるようになるため、担当者の負担が軽減され、部門全体のリカバリー力と速度が向上します。
営業活動を管理しやすくなる
SFAを導入すると、営業活動の管理がしやすくなります。
営業活動では、顧客の状況を常に注意深く把握し、適切なタイミングで提案や見積もりなどのアクションを起こすことが大切です。適切なタイミングを見極めるためには、顧客情報と営業活動の内容を正確に記録し、管理する必要があります。ところが、担当する顧客が増えると、業務が煩雑となり、記録や管理だけで手一杯となってしまうこともあるでしょう。
SFAに顧客情報と営業活動の記録をまとめることで、一元管理が可能です。また、ツールによっては、標準化された業務プロセスに沿って、どのような作業をいつ行うかを決めておくと、「来週中に◯◯社に見積もりを送付する」といったタスクに関するアラートを表示することも可能です。
SFAを導入すると、顧客にとって適切なタイミングで漏れなくアプローチをかけられるような仕組みづくりが可能です。
営業活動を「個人プレイ」から「チームプレイ」に変革できる
SFAを導入すると、業務が属人化し「個人プレイ」となりがちな営業活動を「チームプレイ」に変革できる点もメリットです。
SFAを活用すると、チーム内でお互いの営業活動をチェックできます。マネージャーやチームメンバーに助言を求める際も、チームメンバーやマネージャーがデータにもとづく的確なアドバイスを行えます。
さらに、常にトップクラスの成績を上げている優秀なメンバーの活動内容を分析し、営業部門全員にフィードバックすれば、チーム全体のポテンシャルを底上げする効果も見込めます。SFAの導入によって、それまで「個人プレイ」になりがちだった営業活動が、「チームプレイ」へと変革されていくのです。
SFAを決める前に知っておくべき10の基礎知識
SFAの導入が経営にもたらすメリット
SFAの導入は、営業部門だけでなく、会社の経営にも3つのメリットをもたらします。
- スピーディな経営判断が可能になる
- 教育コストを削減できる
- 営業部門のメンバーを適正に評価できる
スピーディな経営判断が可能になる
SFAは、スピーディーな経営判断を可能にします。
あらゆる面でスピードアップしている現代のビジネスシーンでは、現場の状況を踏まえたすばやい経営判断が求められます。スピード感のある経営判断を下すためには、常に最新の情報を把握し、今後の動向を分析・検討できる環境が必要です。
SFAを導入すると、適切な経営判断のための環境を整えられます。SFAに蓄積された顧客情報や営業活動の記録は、リアルタイムに更新されるため、常に最新のデータを把握できます。このデータにもとづくことで、経営者自身の勘や過去の経験則に頼らなず合理的に判断可能です。
教育コストを削減できる
SFAの導入は、教育コストの削減にもつながります。
SFAを使うと、営業メンバーそれぞれの活動履歴をナレッジとして蓄積・共有できます。蓄積されたナレッジ・ノウハウは、新人教育の有用な教材としても活用できます。
一般的に、新人教育には多くの時間を要しますが、SFAに蓄積されたノウハウから業務プロセスを標準化し、マニュアル化しておくことで、教育にかける時間を短縮できるでしょう。営業メンバーとして一人前になるまでの時間が短縮される分、教育に必要な人的コストも抑えることがが可能です。
営業部門のメンバーを適正に評価できる
SFAの導入によって営業部門のメンバーを適正に評価できる点も、経営にもたらされるメリットのひとつです。
営業は、成果を数値化しやすい業務のため、成約率や成約件数、成約額などが評価指標となることが多いでしょう。しかし、実際の現場では、ほかのメンバーのフォローや穴埋め、行き詰まっている案件を打開するアクションの構築、休眠顧客の掘り起こしおよび復活の促進など、数値には表れにくい業務もあります。
SFAがあれば、数値化しにくい業務も漏れなく確認・評価することが可能です。数値化されない行動を正しく評価できるようになると、営業メンバーのモチベーションアップにつながるでしょう。また、各人の特性を活かしたキャリアアップの道筋を示すことも可能です。
SFAの導入時のデメリット
SFAの導入時は、以下の2つのデメリットが発生します。
- コストがかかる
- 入力作業が必要となる
どのようなツールでも、導入にはコストがかかり、使い慣れるまでに多少の時間を要します。それでもメリットが大きいため、多くの企業が導入しているわけです。メリットとデメリットを天秤にかけ、SFAの導入を検討してみてください。
コストがかかる
SFAは買い切り型のソフトではなく、サブスクリプション型が多くなっており、月額利用料が発生します。1ユーザーあたり〇円という料金体系が一般的であるため、利用人数が多いほど運用コストがかかる点には留意が必要です。
SFAを導入する際は、利用人数に合わせて予算を組み、確保しておくことが大切です。
入力作業が必要となる
SFAを導入後は、営業に関わるすべての情報をSFAに入力する必要があります。
これまでエクセルやほかのシステム上に蓄積してきた顧客情報は、CSVデータとして出力しSFAに取り込みます。それがうまくいかない場合は、あらためてデータを入力する必要が出てくるかもしれません。
導入直後は、初期設定や入力作業が必要ですが、土台が整うとその後はスムーズに運用できるはずです。日報や月報といったレポートの作成業務も簡略化できるため、慣れると従来の方法よりも早く業務を終えられます。
顧客情報の入力で手間がかかる場合は、営業担当者以外もできるので、手が空いている人たちに振ると効率的に作業を進められるでしょう。
SFAの導入で失敗しないためのツール選びのポイント
SFAを導入しても「使いにくく、社内に浸透しない」となってしまっては、営業活動の効率化を見込めません。
社内に浸透させることも踏まえて適切なツールを選ぶためには、以下のポイントを押さえることが大切です。
- クラウドは必須条件
- 機能だけでなく、使い勝手も重要
- ベンダーのサポートは十分か
- 参考事例は豊富にあるか
- ユーザーコミュニティの活動状況はどうか
- 製品は進化し続けているか
- 導入後のカスタマイズはどうか
- 他のツールとの連携はどこまで可能か
- セキュリティは万全か
いくつかツールを選定したら、各ポイントごとに評価し、比較してみましょう。無料デモ体験もうまく利用して、実際にツールに触ってみるのもおすすめです。
以下の記事では、先述した9つのポイントについて詳しく解説しているので、ツール選びの際に参考にしてみてください。
SFAの導入を成功させるためのポイント
SFAの導入後、社内に浸透させたうえで営業活動の効率化につなげためには、以下の3つのポイントを押さえることが大切です。
- SFA導入の目的を明確にする
- 自社の状況に合ったツールを選定する
- 誰が主導的な役割を果たすか決める
SFAの導入前にチェックし、社内で必要な項目について話し合いましょう。
SFA導入の目的を明確にする
SFAを導入する際には、SFAで何をしたいのか、目的を明確にしておくことが重要です。ここを固めておかないと、せっかくSFAを導入してもうまく活用できません。
SFA導入の目的には以下のようなものがあり、複数をピックアップしても構いません。
- 業務のロスを削減したい
- リアルタイムに情報を共有したい
- 社内の基幹システムとして活用したい
- 営業のノウハウとナレッジを共有して営業スキルを標準化したい
目的のなかでも最優先項目を決め、それに合ったKPIを設定します。SFA導入後は、KPIの達成状況を確認できる体制を作り、SFAの効果検証を行いましょう。
自社の状況に合ったツールを選定する
自社に合ったツールを選定することも大切です。
ITツールに慣れていない営業メンバーがいれば、SFAの操作を覚えるのにも一苦労です。そのため、入力項目を増やし過ぎると、入力作業が本来の業務を圧迫してしまったり、営業担当者のモチベーションを下げてしまう恐れがります。SFAを活用する負担が大きいと、社内への浸透は見込めません。
こうした状況が想定されるケースで、社内にSFAを浸透させるためには、自社の営業メンバーがスムーズにSFAの活用方法を習得できるサポートやオンボーディングサービスが充実しているかどうかも、ツール選びのポイントになります。
このように、企業によってツール選びのポイントで重視すべき点は変わるため、事前に整理したうえで、不明点は問い合わせ、明らかにしましょう。
誰が主導的な役割を果たすか決める
SFAの導入において、誰が主導的な役割を果たすのか決めておくことも大切です。
SFAを活用するには、ツールの操作方法や入力のタイミング、顧客情報の入力規則など、細かいルールを点を定める必要があります。ルールにもとづいて運用できるよう、社内で導入をサポートする部門や担当者を決めておくといいでしょう。
SFAは営業部門のメンバーだけでなく、業務を管理するマネージャーや経営層にとっても有用です。そのため、SFAの導入にあたっては、部門を超えて社内全体で取り組むことが大切です。
SFAの導入率が高いツール
SFAを選ぶ際は、導入率も参考にしてみてください。
2022年に株式会社TSUIDEが発表した「SFA、CRM導入実態に関する調査」によると、以下の3つが導入率が高いツールであることがわかっています。
事例からわかるSFAの導入効果
実際にSFAを導入した3つの事例から、導入効果を紹介します。
- 事例1.営業活動の見える化で1人あたりの売上高が業界平均の 1.6 倍を達成
- 事例2.営業管理の一元化を実現し商談成功率が2倍にアップ
- 事例3.営業ノウハウとナレッジの共有によって生産性が2倍にアップ
3つの事例を参考に、自社へのSFA導入を検討してみてください。
事例1.営業活動の見える化で1人あたりの売上高が業界平均の 1.6 倍を達成
東京都八王子市・日野市の新築・中古不動産の売買仲介を手がける株式会社住宅工営販売は、最大手不動産仲介業ネットワーク「センチュリー21」の加盟店のうち上位2%のみに与えられる「ゴールドセンチュリオン」の称号を獲得している不動産仲介会社です。
同社は、2008年に起きたリーマン・ショックの影響を受け、深刻な危機に見舞われました。経営を再建するためには営業改革が必要と考え、2012年末にSalesforceを導入したのです。
Salesforceに蓄積したデータから、見込み客の重要度を分析、営業メンバーの経験や感覚に頼らない営業を実現しました。その結果、データにもとづく営業における1人あたりの売上は2015年時点で、当時の業界平均である1,500万円の1.6倍相当である2,450万円に到達したわけです。
事例2.営業管理の一元化を実現し商談成功率が2倍にアップ
即戦力人材と企業をつなぐ転職サイト「ビズリーチ」や勤怠管理システム「HRMOS勤怠」をはじめとするITツールを提供するビズリーチ株式会社は、2009年に創業して以来、急速な変化を続ける時代に合った「働き方」を創造し続ける企業です。
同社は、2011年にSFAとしてSalesforceを導入していましたが、十分に使いこなせていない課題がありました。商談情報は営業メンバーが個別にスプレッドシートを使って管理していたため一元化できておらず、ホワイトボードを活用した情報共有によってタイムラグが生じていました。その結果、SFAの当月受注予測と実績に10～15％のズレが生じることもあったそうです。
この課題を解消すべく、2017年に商談管理をSalesforceに一元化する一大改革を行いました。現場にSalesforceを定着させたことで、8月ごろには月あたりの商談成約率が従来の約2倍に跳ね上がった部門も出てきたのです。予測と実績のズレも解消され、SFAの予測値が信頼できる正確性をもつこともわかりました。
導入したSFAを再度社内に浸透させたことで、SFAが大きな効果を発揮できるようになった事例です。
事例3.営業ノウハウとナレッジの共有によって生産性が2倍にアップ
株式会社マーケティングデザインは、スポーツクラブ向けの販促活動を得意とする広告代理店です。SNSを活用したクチコミ・紹介から集客を促すアプリ「クチコプレミアム」を提供し、顧客に「広告以上の集客効果」をもたらすことを目指しています。
2006年、同社は営業のナレッジやノウハウを形式知として保存・共有するために、Sales Cloudを導入しました。その結果、従来バラバラに管理されていた顧客情報や行動履歴、営業活動に関するデータをすべてSales Cloudに入力することで、データにもとづく営業活動が可能となったのです。社員1人あたりの生産性は2倍に向上したうえ、共有されたナレッジとノウハウのおかげで、新人の研修期間が従来の6分の1にまで短縮されました。
まとめ：SFAを導入して営業活動を効率化し売上アップを狙おう
SFAを導入する際は、自社の目的と課題に合ったツールを選ぶことが大切です。そのため、まずは自社がSFAを導入する目的を明らかにし、複数のツールを比較する必要があります。自社にとって最優先となる目的や課題を達成あるいは解消できるツールを選ぶことで、大きな効果を期待できるでしょう。
ただし、SFAは導入して終わりではなく、その後の運用が重要です。社内に浸透しなければ、せっかくの機能や効果を大いに発揮できないため、サポートの手厚いツールを選ぶ必要があります。また、社内でもツールを浸透させるための担当者や部門を決め、一丸となってツール導入を促進するとよいでしょう。
Salesforceでは、営業活動の効率化するSFAをはじめ、CRMやMAなどさまざまなツールを提供しています。ツール導入後のサポートも充実しており、ITツールに不慣れな場合でも社内に浸透させるお手伝いができます。抱えているお悩みや目的に合わせて、最適なツールをご紹介できますので、お気軽にお問い合わせください。
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