SFAが持つ多種多様な機能

投稿日:2020.4.2
SFAは、多くの機能を備えています。それらは営業の現場を支え、毎日の業務をより円滑に、スピーディに変えてくれるものです。ここでは、SFAの代表的な機能と効果的な使い方についてご紹介しましょう。

SFAの4つの管理機能

営業活動をサポートするSFAの中軸を担うのは、案件管理、活動管理、顧客管理、商談管理の4つの管理機能です。
それぞれの管理機能について解説します。

案件に関する情報を俯瞰できる「案件管理機能」

案件管理機能は、見込み顧客へのアプローチの段階から、受注・成約までの流れの中で、個々の案件を管理する機能です。ひとつひとつの案件について、顧客情報、提案内容、見積もり、営業フェーズ、成約確度、受注予定日など、紐づけられた関連情報を俯瞰することができます。
マネージャーは、この画面を見れば案件がどんな状態にあるのかがわかりますし、必要に応じて担当者に適切なアドバイスを出すこともできます。営業会議でチーム全体の案件をチェックするときも、各案件をすばやく見渡せるので便利です。

日々の営業活動を管理する「活動管理機能」

活動管理機能は、顧客へのアポイント件数や訪問件数、行動予定など、セールス担当者の活動全般を管理する機能です。この機能を使って、日々の活動を記録・検証すれば、無駄な活動を減らして時間を有効活用することができます。また、成績の良いメンバーの活動を検証し、効率的な行動パターンに落とし込んで、他のメンバーにフィードバックすれば、チーム全体のパフォーマンスの底上げにもつながります。
セールス担当者のコア業務は、顧客とのコミュニケーションです。そこにできるだけ多くの時間とエネルギーを集中できるようにするには、活動管理機能を有効活用することがポイントになります。

顧客の情報を集約してひと目でわかる「顧客管理機能」

顧客管理機能は、顧客に関するすべての情報を統合管理する機能です。顧客の基本情報や、過去のコミュニケーション履歴、購入履歴などを集約して表示できます。
顧客からトラブルの通知やクレームが入ったときに担当者が不在でも、顧客管理画面を呼び出せば相手先の情報がひと目でわかり、担当者以外の人の的確かつ素早い対応が可能です。また、担当者の異動による引き継ぎもスムーズにできますから、無用なアクシデントを未然に防ぐことができます。 営業という業務は属人化しやすく、ことにセールス担当者は顧客に対して「自分のお客様」という意識を持ちやすいものです。しかし、SFAで管理することで、個々の顧客を「自社のお客様」として部門全体でケアすることが可能です。

商談のプロセスを管理する「商談管理機能」

商談管理機能は、案件化した商談の進捗を管理するための機能です。これまでの履歴や商談の進捗のほか、見積書・決裁書などの各種書類を管理します。商談内容には、顧客が抱えている課題とそれに対する提案など、詳細な情報を含めることもできます。
扱う情報には、案件管理と重複する部分もありますが、こちらは商談の経緯や進捗といった、コミュニケーション情報がメインとなります。ですから、成約に至った商談と失注してしまった商談を比較して、商談の進め方を改善することで成約率を高め、全体的な売上の増大を図ることもできます。

SFAの便利な機能

ここまでに挙げたものは、すべてのSFAに備えられている基本的機能です。しかし、SFAにはこのほかにも、業務効率を高めて作業負荷を軽くすることができる、数多くのサポート機能があります。 これらの機能は製品によって幅がありますが、うまく活用すれば業務の改善に役立てたり、無駄な手間や時間を削減したりすることができます。

データを集計・分析し、売上予測を立てる

顧客や案件の管理だけでなく、蓄積された情報の集計・分析も、SFAの重要な機能です。中でもよく使われるのが、売上予測でしょう。
SFAの売上予測は、各案件の確度と受注予定額を組み合わせることで、正確な数値を導き出すことができます。また、個々のメンバーごとや、部署全体といった切り分けのほか、時間軸や顧客ごとの計上など、さまざまな切り口で算出できます。

セールス部門は、常に数字との競争であり、期末が近づくと「気合と根性」といった精神論に傾きやすくなりがちです。しかし、正確な売上予測があれば、受注確度の高い案件を優先し、確度が微妙な案件には実力のあるメンバーをあてて一気に成約まで持ち込むなど、戦略的な営業活動で目標達成に近づけることが可能です。

重要な数値はダッシュボードにまとめておく

複数の情報をひと目で見渡せるのがダッシュボードです。まさに、車の運転席にいるように、必要な情報を可視化してまとめておける上、変化があればリアルタイムで反映されます。個々のメンバーはもちろん、マネージャー、さらには経営陣にとっても便利な機能です。
ダッシュボードに表示する情報や配置は、ユーザーの好みでカスタマイズできますが、大事なことは「関係者が同じ数字の見方をしていること」です。フォーマット化しておいたほうが、日常業務を回していく上でもスムーズですし、会議などでも便利です。

メンバー全員で共有できるスケジュール・タスク管理機能

各メンバーのスケジュールもSFA上で管理し、共有しておきましょう。タスク管理も組み合わせれば、誰がいつどんな業務にあたっているかを知ることができます。営業業務を、個人プレイからチームプレイに移行させる上でも重要なことです。
また、スケジュールをSFAで管理しておけば、各メンバーの状況に合わせて、フレキシブルな行動をすることができますし、ミーティングの予定を決める際にも手間が少なくなります。

書類作成機能で書類づくりも簡単に

SFAの書類作成機能を使えば、最小限の入力で各種書類を手早く作ることができます。 たとえば見積書の場合、案件を呼び出して見積内容を記入すれば、すぐに体裁の整った見積書を作ることができます。承認フローを設定しておけば、作成後すぐに上司の確認・承認を受け、SFA上から顧客宛に送信。書類作成とその後の作業をスピーディに済ませることができます。
また、日報をはじめとする活動報告も同様です。SFA上で必要事項を書き込んで更新すれば、その内容はチーム内でリアルタイムに共有され、即座にマネージャーが確認できますから、手間と時間の大幅な削減が可能です。

他のツールとの連携機能

SFAは、他のビジネスツールと連携する機能も備えています。
その内容は製品によってまちまちですから、連携を前提にSFAを導入するなら、どのようなツールを使うことができるのか、事前に十分な確認が必要です。

MAやCRMと組み合わせ、営業業務全体を管理

マーケティング領域を受け持つMAや、顧客との関係性を管理するCRMは、SFAととても相性の良いツールです。これらのツールと連携すれば、営業プロセス全体を一元管理することができます。 ただし、CRMはSFAと機能が重複していることが多く、製品によっては両方の機能をカバーしているものもあります。そうした製品を導入予定でいるなら、代わりにMAとの連携を検討するといいでしょう。

メーラーとの連携で、顧客とのやりとりを共有

顧客との連絡業務は、メールが主流です。よく使われるOutlookやGmailなどとの連携機能があれば、使い慣れたメーラーやメールサービスで、顧客とのコミュニケーションを記録しておくことができます。
顧客とのメールを同期してSFA上で管理しておけば、チーム全員で最新の状況を把握することができます。

SFAの機能を活用してコア業務に集中しよう

SFAが持つ多くの機能を、最初からすべて使いこなすのはまず無理でしょう。しかし、機能のひとつひとつが、営業業務をよりスムーズに、効率的に変えてくれます。まずはSFAを使ってみて、その便利さを確かめてみましょう。
そして、ツールでできる作業はツールに任せ、空いた時間とエネルギーで、あなたにしかできないコア業務に集中してください。
 

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