日報の目的とは?日報を有効活用する方法について

一日の仕事の最後に書き上げる日報。多くのビジネスパーソンにとっては、あまりやりたくない仕事のひとつかもしれません。毎日の行動記録として、なんとなく惰性で書いている人も少なくないのではないでしょうか。
しかし、日報は情報の山です。ここでは、日報の必要性や書き方を解説します。各種ツールを使うなどして日報をうまく活用できれば、業務の質を高めることもできます。

なぜ日報が必要なのか?

一日が終わり、疲れ切った状態で書き上げる日報に、いい印象を持つ人は少ないでしょう。そのため、「体裁を整えて、とりあえず書き上げる」だけになってしまうこともしばしば。しかし、日報の目的は、「書くこと」ではありません。それを、さまざまな形で活用することが本来の目的です。 まずは、日報の役割とその目的について見ていきましょう。

進捗を把握してミッション達成につなげるため

日報は、その日の行動を整理して振り返るためのものです。そのため、業務の進捗状況を冷静に把握するいい機会となります。もしもトラブルが起こったり壁にぶつかったりしたとしても、日報を書くことでその出来事を冷静に見つめ直せば、解決策のヒントが見えてくるかもしれません。
これは、日報を書く本人だけでなく、確認をする上司も同様です。日報によって、業務の進捗状況をつかむだけでなく、何らかの障害に手を焼いている部下にはタイミング良くアドバイスを行い、ミッション達成へと導いていくことができるでしょう。

情報を共有して効果的に活用するため

日報は社員の行動の記録ですが、これをメンバー間で共有することで、とても大きな成果を得ることができます。
たとえば、営業部員の日報は、その多くが顧客とのやりとりの記録になります。ですから、顧客のニーズや現時点で抱えている問題、将来的な課題などを、日報から読み取ることもできます。また、メンバーが何らかのノウハウを得たならばそれも日報に書き込み、メンバー間で共有することでチーム全体のパフォーマンスを底上げすることもできます。
日報は、そこに蓄積された情報を共有することで、より大きな成果へとつなげることができるのです。これは、各部署のマネージャー、さらには経営者も、しっかり認識しておくべきことでしょう。

仕事を振り返り、自己の成長につなげるため

自分の成長は、目の前の仕事を片付けていくばかりの日々の中では、なかなか気付く機会がないかもしれません。しかし半年前、1年前の日報を読み返してみると、そのころの自分が何に悩み、困惑し、どんな風に仕事を回していたのかが手にとるようにわかります。同時に、これまでのあいだに自分がどの程度成長したのかが明確になり、今後はどこを目指せばいいかという目標地点も見えてくるでしょう。
長いスパンでとらえたとき、日報は自分自身を振り返ってその成長を確かめ、さらなる成長につなげることにも役立つのです。

日報の書式はどうすればいい?

書くことではなく活用することを目的とするなら、日報は活用しやすい書式・形式で書くべきです。 具体的な記載項目は部署によって異なりますが、一般的な日報で必要とされる要素について、代表的なものをご紹介しましょう。

5W1Hを意識する

いつ・どこで・誰が・なぜ・何を・どのように。これは、新聞記事などを書く際に必須とされる「5W1H」です。日報は最低限、これらの要素を含ませるべきで、さらにいうなら「How many(どれほど)」「How much(いくらで)」の要素も必要かもしれません。
この5W1Hあるいは5W3Hをベースに、数値で表せる要素はできるだけ定量的に記載していくと、日報の正確性と客観性が増し、情報共有や過去との比較がしやすくなります。
日報を活用するためには、とても重要なポイントですので、外さないようにしましょう。

課題や問題は、その解決案も書き込んでおく

日々の業務の中でぶつかった課題、見えてきた問題。さらに、それに対する解決策などは、そのあらましを日報に記録しておきましょう。さらに、問題の発生から解決までのプロセスを記録できればベストです。
ひとつの業務を長く続けていると、似たような状況に直面することは多いもの。また、同じ仕事に携わるチームメンバーも、あなたと同じ問題に悩まされているかもしれません。そんなとき、過去のあなたが日報に書き込んだ「課題の解決法」が、大いに役立ちます。
日報を情報資産と位置付け、広く共有・活用することで、こうした効果を得ることができるのです。

顧客からの情報はシンプルかつ具体的に

日報に何を記載するかは、ある程度のガイドラインを作っておいたほうがいいでしょう。たとえば営業部であれば、日時・顧客名・活動内容、提案なのか契約準備なのかなどの区別に加え、受注見込みや競合の有無、次回アプローチの予定とその内容などが記載項目として想定されます。
そして、それらの情報は、箇条書きにし、シンプルかつ具体的に記載するようにすると、客観性が増し、共有情報として二次活用しやすくなります。
日報を日記のように書きつづる人もいるようですが、それでは主観性が強くなってしまい、重要な情報がもれてしまったり、客観性が損なわれたりしがちです。ある程度のフォーマットを決めておき、それ以外の事項については文章情報として残すようにすれば、日報を効率良く作ることができ、活用することができます。

日報はツールの選択が大切

毎日の日報を、どのような媒体で記録・蓄積していくか。それは、企業ごとに異なります。「日報用紙に手書きしたものをファイルしている」という企業もあれば、「グループウェアやCRM、SFAなどのツールで管理している」という企業もあるでしょう。メールでの報告や、Excelに情報を蓄積していくスタイルをとっているところもあります。
どのようなツールを使うかによって、日報の持つ情報が活用される可能性は違ってきますから、ここは慎重に選択すべきといえます。

メールでの日報は活用しにくい

その日の行動をまとめ、日報として上司にメールする。こうしたやり方を採用している企業はまだまだ多いようです。メーラーならば使い慣れていますし、メッセージ欄に今日一日の行動内容を打ち込んで送信ボタンを押すだけですから、社員にとっても負荷が軽いかもしれません。
しかし、メールを受け取るマネージャーにしてみれば、メンバーからの日報メールが、ほかの多くのメールの中に埋没してしまう可能性は高くなります。しかも、メールの文面からはデータの抽出が難しく、集計や分析に大きな手間がかかります。
「情報を活用する」ことが日報の目的である以上、情報として二次利用しにくいメールでの日報は、あまり役に立たないと考えていいでしょう。

Excelは機能の限界がある

元々、数式と計算を本領とするはずのExcelですが、現実にはテキスト作成やレイアウトソフトのような使われ方も広がっています。これは、Excelが「大多数のパソコンに搭載されている」ことと、「ほとんどのビジネスパーソンが基礎的な使い方を知っている」という、2つの理由によるものです。そのため、誰でも使えるExcelを、日報のツールにしている企業もあるでしょう。
しかし、Excelはあくまでも表計算ソフトです。複雑なマクロや関数を駆使すれば、将来の売上予測などをはじき出すことはできますが、時系列に沿った過去の履歴を俯瞰するような機能は備えていません。 記録を残すところまではできるとしても、それを活用するフェーズになると、Excelでは力不足になります。

ITツールなら分析もラクラク

日報を効果的に活用するなら、SFAやCRMなどのITツールを使うのが最善の選択です。これらのツールは、書き込んだ情報がリアルタイムで更新・共有され、さまざまな切り口で抽出し、集計・分析することができます。多くがクラウドサービスとして提供されていますから、出先でも最新情報にアクセスでき、情報を書き込むこともできます。日報を情報として共有し活用するには、これ以上のツールはありません。
何より、書き込んだ情報がメンバー間で共有され、さまざまな形で二次利用することができます。現場のチームメンバーはもちろん、マネージャーや経営者にとっても、情報を最大限に活用できるベストな選択といえるでしょう。

日報の扱いひとつで作業生産性が高まる

日報に蓄積される情報は、何もしなければ埋もれていくばかりです。しかし、積極的に共有し活用すれば、それは大きな価値となります。冒頭でもふれたように、日報を書くことはあまり楽しくない作業かもしれません。しかし、ツールを選び、活用法を知り、実際に運用すれば、それは宝の山にも変貌します。このことを、経営トップからマネージャー、現場メンバーまですべてが認識すれば、業務の生産性はさらに向上するでしょう。
情報とスピードがビジネスの成否を分ける現代、日報ひとつにも気を配って有効活用することは、すべての企業にとって重要なことです。
 

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