Scrum: o que é e como aplicar?

Empresas que precisam de produtividade e de fluidez processual precisam olhar para o Scrum, que é uma estrutura de gerenciamento ágil de projetos. Nesse sentido, o Scrum tem o que é preciso para fazer com que as diversas equipes de uma organização trabalhem em convergência, em direção ao sucesso do cliente ou do objetivo em questão. 

Gestores que se preocupam em intensificar – e, às vezes, criar do zero – uma comunicação centralizada e harmônica entre as equipes podem se beneficiar especialmente do Scrum, principalmente quando trazemos essa questão para a realidade do Atendimento, Marketing e Vendas.

Dada a natureza circular dessas três áreas, em que uma retroalimenta a outra, a comunicação assíncrona, imediata e descomplicada é de alto valor. Afinal, tudo começa com os leads que o Marketing passa para o time de pré-vendas, que passa para o time de vendas e que, se tudo der certo, vira um cliente e começa a ser atendido pela equipe de Customer Success. 

Para saber mais sobre a metodologia Scrum, continue lendo este artigo que escrevemos para você.

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O que é Scrum?  

Voltando no tempo, percebemos que a história do Scrum como metodologia ágil começa com Jeff Sutherland, desenvolvedor de softwares e escritor americano, que também teve vivência na pilotagem de aeronaves. 

Inspirado pelo dia a dia da pilotagem, Sutherland comparou o processo de gestão e de finalização de um projeto com a delicada missão de pousar um avião. De acordo com ele, o grande desafio do pouso consiste no fato de que não existe uma fórmula fixa para fazer isso. 

Em outras palavras: cada voo é único – e o piloto que pousou tranquilamente em um sábado, pode enfrentar um desafio inacreditável para fazer a mesma coisa no domingo. O que, então, difere um voo do outro? Sobretudo, condições externas, o próprio modelo do avião, a quantidade de passageiros, o clima e tudo o que faz aquele voo ser exatamente aquele voo. 

Essa mesma lógica de unicidade e exclusividade pode ser usada no cotidiano empresarial, tanto em contextos B2B quanto B2C. Isso porque cada novo projeto, cada nova entrega operacional ou campanha exige um planejamento específico, considerando todos os fatores, como: times envolvidos, entrega final, pequenas tarefas que levam à entrega final, tempo de produção etc.  

Portanto, dá para dizer que o Scrum traz uma abordagem do mundo aéreo para o universo da gestão de projetos. Além disso, o método tem o apelo de “fazer mais com a metade do tempo disponível”. Então, é correto dizer que ele dá um foco especial para a produtividade. 

Partindo desse princípio, a metodologia Scrum Agile propõe que um projeto seja dividido em diversos (pequenos) ciclos de atividades, com reuniões frequentes para que a equipe possa alinhar o que vem fazendo e pensar formas de melhorar o processo com agilidade. 

Portanto, essa metodologia propõe que o projeto seja acompanhado sempre de perto e passe por mudanças de planejamento o tempo todo, de forma livre e pouco engessada. Dessa maneira, o único objetivo é atingir a meta final da melhor maneira possível. 

Abaixo, você pode conferir a palestra que Jeff Sutherland deu ao TEDx Talks explicando sobre a sua inspiração para criar o Scrum.

Metodologia Ágil X Scrum: quais as diferenças?

Muitos profissionais se referem ao Scrum como uma metodologia ágil – isso não está errado. No entanto, a metodologia ágil (ou Agile, em inglês) consiste em uma série de métodos e práticas baseadas nos valores e princípios expressos no Manifesto Ágil (Agile Manifest). Assim, o Agile pode ser considerado como uma teoria empírica e ampla. 

Enquanto isso, o Scrum é um framework (ou uma ferramenta) que é usada para implementar o desenvolvimento ágil. Em outras palavras, o Scrum é uma estrutura para realizar o trabalho, enquanto o Ágil é uma filosofia.

Além disso, a definição de Scrum é baseada no empirismo e no pensamento enxuto. O empirismo diz que o conhecimento vem da experiência e que as decisões são tomadas com base no que é observado. Portanto, Agile é o todo do qual o Scrum é parte.

Soma-se a isso o pensamento enxuto, que quer reduzir qualquer desperdício e se concentrar no essencial. Assim, podemos afirmar que a estrutura do Scrum é heurística: baseada no aprendizado contínuo e na adaptação aos fatores variáveis. 

Por fim, vale lembrar que embora o Scrum seja estruturado, ele não é rígido por completo – e isso é parte nuclear da lógica do Scrum. Dessa forma, ele pode ser adaptado às necessidades de qualquer organização. 

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Scrum e sua estrutura de trabalho

Como um instrumento, o Scrum tem uma estrutura que descreve um conjunto de valores, princípios e práticas. Essa estrutura detalha os membros de uma equipe do Scrum e suas responsabilidades, ou “artefatos” que definem o produto e o trabalho para criar o produto, assim como cerimônias de Scrum que orientam a equipe. 

Assim, temos uma estrutura em que há:

• Membros, time ou equipe pré-definida;
• Artefatos, ou atividades operacionais que pavimentam o caminho até o objetivo final;
• Cerimônias, também conhecidas como reuniões de time.

Para o Scrum, as equipes são o coração de qualquer estrutura ágil de gerenciamento de projetos. Em vez de fornecer descrições completas e detalhadas de como tudo deve ser feito em um projeto, muito disso é deixado para a equipe. 

Se você é um gestor apegado ao microgerenciamento, talvez essa última sentença tenha soado como um alerta vermelho para afastar o Scrum da sua equipe. Mas acredite, a metodologia é testada diariamente por empresas de diversos tamanhos, que vêm colhendo resultados positivos. 

O gatilho para dar certo é confiar no time escolhido. Afinal, são eles que estão no dia a dia da entrega e, portanto, parte-se do princípio que são quem saberá melhor como resolver os problemas que se apresentam. 

Além disso, as atividades de um sprint são descritas em termos do resultado desejado, em vez de um conjunto de critérios de entrada, definições de tarefas, critérios de validação, critérios de saída e assim por diante, como seria fornecido na maioria das metodologias. 

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Conhecendo as cerimônias, artefatos e membros do Scrum

Quais são as cerimônias do Scrum? 

Basicamente, as cerimônias do Scrum são as reuniões e encontros que precisam ocorrer entre os times operacionais, POs e demais membros. Na filosofia do Scrum, as cerimônias devem ser regulares – algumas podem até mesmo ocorrer diariamente, enquanto outras são semanais e mensais. 

No entanto, alguns consideram essa necessidade de repetição de cerimônias como o ponto fraco do Scrum – que acaba ocupando a agenda do time operacional demasiadamente. Resultado? As cerimônias acabam caindo na mesmice e sendo ignoradas pelos times. 

Por isso, é necessário que o PO (Product Owner, falaremos sobre ele a seguir) e os gestores avaliem a necessidade de frequência dos encontros e ajustem a regularidade mais conveniente. 

Utilizando a mesma lógica de que “cada pouso de avião é um pouso”, nem todos os projetos precisarão da mesma quantidade de encontros. Lembre-se que o Scrum é ajustável e, para dar certo, você deve ouvir e observar o comportamento das equipes. 

Veja abaixo uma lista de todas as principais cerimônias de que uma equipe de Scrum pode participar:

• Organização do backlog: chamado também de revisão de tarefas. É de responsabilidade do proprietário do produto (ou Product Owner, PO). Foco na priorização de atividades.

• Planejamento de sprint: ocorre para planejar o trabalho a ser executado. É onde a equipe decide a meta do sprint: ou o que deve ser alcançado naquele determinado período de tempo.

• Sprint: período real em que a equipe de Scrum trabalha em conjunto para concluir um incremento. 

• Scrum diário ou reunião rápida diária: esta é uma reunião diária bem curta que acontece sempre no mesmo horário. 

O objetivo do Scrum diário é que todos na equipe estejam na mesma página, alinhados com a meta do sprint, e elaborem um plano para as próximas 24 horas.

• Revisão de sprint: a equipe de desenvolvimento mostra os itens do backlog que agora estão concluídos. 

• Retrospectiva do sprint: na retrospectiva, a equipe se reúne para documentar e discutir o que funcionou ou não em um sprint. 

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Artefatos do Scrum

Os artefatos são informações importantes usadas pela equipe de Scrum que ajudam a definir o produto e o trabalho a ser feito para criar o produto. Assim, os três artefatos são o backlog do produto, o backlog do sprint e o incremento com a definição de “concluído”. Eles são três constantes sobre os quais a equipe de Scrum deve refletir durante os sprints e ao longo do tempo.

• Backlog do produto: lista principal de trabalho que precisa ser feita e administrada pelo proprietário ou gerente do produto (Product Owner). É dinâmica em termos de recursos, requisitos, melhorias e correções que serve como fonte para o backlog do sprint. É a lista de tarefas da equipe, por assim dizer. 

• Backlog do sprint: é a lista de itens, histórias de usuários ou correções de bugs, selecionada pela equipe de desenvolvimento para implementação no ciclo de sprint atual.
  
  O backlog do sprint pode ser flexível e evoluir durante um sprint. No entanto, o objetivo fundamental do sprint, ou seja, aquilo que a equipe quer conseguir com o sprint atual, não pode ser prejudicado.

• Incremento (ou objetivo do sprint): é o produto final útil de um sprint – ou seja: o que deve ser entregue, o que motiva todo o trabalho envolvido. Pode ser umacampanha de marketing, a resolução de tickets de atendimento etc. 

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Componentes do Scrum

Uma equipe de Scrum é pequena, ágil e dedicada a oferecer incrementos de produtos comprometidos. É comum que seja, no máximo, dez pessoas a compor uma equipe de Scrum. Além disso, os membros têm três tipos de funções específicas: proprietário do produto (Product Owner), Scrum Master e equipe de desenvolvimento. 

Como as equipes de Scrum são multifuncionais, a equipe de desenvolvimento inclui testadores, designers, especialistas em experiência do usuário e engenheiros de operações, além de desenvolvedores etc.

• Proprietário de produto: são os principais defensores de seus respectivos produtos. Eles têm como foco compreender os requisitos da empresa, dos clientes e do mercado, para então priorizar e adequar o trabalho a ser feito pela equipe de engenharia.

• Scrum Master: são defensores do Scrum dentro de suas respectivas equipes. Eles orientam as equipes, os proprietários do produto e a empresa sobre o processo de Scrum, além de buscar maneiras de melhorar a prática. Um Scrum Master eficiente entende a fundo todo o trabalho que está sendo feito pela equipe e a ajuda a otimizar a transparência e o fluxo de entrega. 

Equipe de desenvolvimento: são as defensoras das práticas de desenvolvimento sustentáveis. As equipes de Scrum mais eficientes são unidas, compartilham o mesmo local e costumam ser compostas por cinco a sete membros.

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Quais são os valores do Scrum?

Há alguns anos atrás, em 2016, novos cinco valores foram incluídos no Guia do Scrum. Esses valores orientam o trabalho, as ações e o comportamento da equipe de Scrum e são considerados essenciais para fazer com que todos adotem de vez a filosofia por trás do método.

Entre esses novos valores estão: 

Compromisso

Como as equipes de Scrum são pequenas, todos os membros precisam se comprometer em executar as tarefas que eles conseguem concluir, sem se sobrecarregar. Deve haver uma comunicação frequente sobre o progresso do trabalho, quase sempre em reuniões rápidas.

Coragem

Os membros da equipe de Scrum devem ser corajosos e seguros o suficiente para experimentar coisas novas. A equipe de Scrum precisa ter coragem e segurança para ser transparente com relação aos obstáculos, progresso do projeto, atrasos e assim por diante.

Foco

No coração do fluxo de trabalho das equipes de Scrum está o sprint, um período específico e direcionado em que a equipe conclui uma determinada quantidade de trabalho. O sprint proporciona uma estrutura e o foco para concluir o trabalho planejado.

Abertura

A reunião rápida diária permite que as equipes falem com transparência sobre trabalhos em andamento e bloqueadores. 

Respeito

A força da equipe ágil está na colaboração e no reconhecimento de que cada membro contribui para trabalhar em um sprint. Eles celebram suas conquistas e respeitam uns aos outros, o proprietário do produto, as partes interessadas e o Scrum Master.

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Como começar a usar o Scrum?

Agora que você já está por dentro do que é o Scrum e de grande parte do seu universo, é hora de entender como colocá-lo em prática. Acredite, fazer isso é mais fácil do que parece – porém, exige uma mudança cultural, principalmente se a sua organização nunca lidou com processos ágeis. 

Confira, agora, quais são os primeiros passos que você deve dar para transformar o Scrum no framework do seu negócio. 

1 – Selecione quem será o Product Owner

Como já falamos aqui, o PO é uma das principais figuras do Scrum. É o profissional que pensa nos objetivos gerais do projeto. Em outras palavras, ele faz a ligação entre os stakeholders e a equipe, focando sempre na entrega de valor.

2 – Defina o Scrum Master e os membros da equipe participante

O próximo passo, é definir quem será o Scrum Master. Você também já o conhece. Podemos dizer que ele é o tipo de o profissional que mais se aproxima do gestor de projetos, e seu trabalho é eliminar os obstáculos que surgem no dia a dia da equipe.

3 – Inicie o trabalho no Product Backlog

O backlog do produto é um resumo de todas as entregas que devem ser feitas. O nível de detalhamento aqui não precisa ser tão alto, sendo apenas algo um pouco mais introdutório.

Geralmente, esta é uma função do PO, pois ele que conversa com os stakeholders e sabe o que deve ser feito. Portanto, também é seu trabalho definir as prioridades das entregas e fazer as aprovações.

4 – Estabeleça a duração da sprint

A sprint é o horizonte de planejamento do projeto dentro do Scrum. Assim como as demais metodologias ágeis, o Scrum também prega por ciclos curtos de execução/planejamento, o que torna as sprints curtas, de 1 a 6 semanas.

O objetivo é fazer entregas contínuas. Além disso, é claro que é essencial considerar a complexidade das tarefas para dimensionar as sprints.

5 – Planeje as tarefas da sprint

Em seguida, é hora de começar a definir a primeira sprint. Primeiramente, foque nas maiores prioridades do backlog e divida as tarefas entre todos os membros da equipe. Como a capacidade produtiva da equipe é crucial para a sprint, ela deve fazer parte do processo de decisão.

6 – Faça as daily meetings – se fizer sentido para a sua equipe

Tão importante quanto a execução, são os momentos de alinhamento e inspeção. Esses ritos garantem a agilidade na execução e a retirada de impedimentos, permitindo que a equipe trabalhe com mais produtividade.

7 – Revisão ao final de cada sprint

Por último, ao final de cada sprint a equipe faz uma revisão de tudo que foi feito e como foi o processo. O PO valida as entregas e as leva ao cliente, e a equipe faz uma retrospectiva para aprender como organizar a próxima sprint ainda melhor.
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FAQ: saiba mais sobre Scrum

O que é o método Scrum?

O Scrum não é uma metodologia, mas um framework ágil que prioriza a colaboração e a flexibilidade ante mudanças de cenário para alcançar os melhores resultados em um projeto ou entrega. 

Quais são os 5 pilares do scrum?

Como pilares da estrutura ágil, os cinco valores do Scrum — comprometimento, coragem, foco, abertura e respeito. 

Quais são as 3 principais funções do Scrum?

O Scrum tem três funções: proprietário do produto ou product owner, mestre de Scrum e membros da equipe de desenvolvimento. 

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