Artikel skriven av: 

Amy Lin, Senior Product Marketing Manager, Salesforce

 

Ju mer jag använder Slack, desto större nytta har jag av enkla tips som hjälper mig att optimera appen för just mina behov. Slack är ditt nya digitala högkvarter. Det sammanför alla du samarbetar med –kollegor, samarbetspartner och kunder – och bidrar till ett naturligt samarbete, oavsett om det sker i realtid eller inte, fysiskt eller på distans, strukturerat eller informellt.

Men i min roll som produktmarknadsförare med ett stort utspritt team är det inte bara ökad produktivitet som jag är ute efter med Slack. Det finns en del bra tips för att främja välbefinnande genom Slack – mitt eget, mitt teams och mina kollegors. De kan hjälpa ditt växande småföretag att främja medarbetarnas psykiska och fysiska välmående, och samtidigt spara tid. Och som forskning visar är medarbetarnas välbefinnande bra för produktiviteten.

Slack hjälper dig att samla rätt personer på en och samma plats kring ett gemensamt mål, projekt eller initiativ för ökad inblick och samordning. Med tanke på hur mycket information du har tillgång till kan du behöva några strategier för att fokusera på det allra viktigaste. Här beskriver jag fyra enkla Slack-tips som kan spara tid och få medarbetarna att må bättre. Hur? De filtrerar bort det du inte behöver, så att du kan fokusera på det viktigaste.

 

1. Töm kalendern på onödiga möten med hjälp av Slack-kanaler

 

En av Slacks mest kraftfulla funktioner är kanske dess enklaste: allt du lägger upp på Slack finns alltid till hands. Med kanaler kan du sammanföra rätt personer och information för att dela idéer, fatta beslut och hålla teamen samordnade under arbetets gång.

“Genom att lägga ut tillkännagivanden, statusuppdateringar, påminnelser om evenemang/deadlines med mera i teamkanaler kan arbetet gå framåt snabbare och alla hålls uppdaterade utan onödiga möten.”

Slipp onödiga möten – och sätt stopp för mötesinflationen – med hjälp av en teamkanal. Skapa en kanal för ditt team (t.ex. #säljteam eller #finansteam), bjud in alla teammedlemmar och lägg upp viktiga tillkännagivanden, filer och uppdateringar i kanalen. Kanalinlägg ersätter så klart inte fysiska möten helt, för ibland måste man ju prata igenom saker och ting. Men genom att lägga ut tillkännagivanden, statusuppdateringar, påminnelser om evenemang/deadlines med mera i teamkanaler kan arbetet gå framåt snabbare och alla hålls uppdaterade utan onödiga möten.

I stället för ett veckomöte kan du skapa ett automatiskt arbetsflöde där teammedlemmarna får ge en snabb statusuppdatering en viss tid varje vecka. Det är superenkelt att komma igång: Här finns en praktisk snabbguide .

Med den nya funktionen Slack Clips kan du dessutom spela in och lägga upp ljud-, video- och skärminspelningar för att enkelt kommunicera med ditt team, oavsett var alla befinner sig. Med klippen kan du dela idéer och uppdateringar, eller bara säga hej.

 

2. Schemalägg meddelanden

 

Genom att schemalägga meddelanden kan du se till att de läggs upp en viss tid och dag. Då kan du vara säker på att ditt tillkännagivande, din mötesagenda eller andra viktiga meddelanden levereras till teamet i tid, även om du är upptagen med annat eller inte sitter vid skärmen just då.

Och det bästa av allt: det är jättelätt!

  1. Skriv ditt meddelande precis som vanligt. 
  2. I stället för att klicka på Skicka klickar du på nedåtpilen precis till höger om Skicka-knappen.
  3. Välj en av de föreslagna tiderna eller en valfri tid då du vill att meddelandet läggs upp.
Med Slacks inbyggda funktion för schemaläggning av meddelanden kan du skicka meddelanden vid valfri tidpunkt.
 

Det var allt! Meddelandet läggs upp den tid och dag som du har valt.

 

3. Håll kontakten med kollegor via Donut

 

Alla behöver vi känna samhörighet och gemenskap på jobbet. Autentiska relationer med våra kollegor gör oss gladare, mer engagerade och mer produktiva. Om spontana samtal inte uppstår naturligt när man jobbar i utspridda team kan Slack-appen Donut göra det lättare att hålla kontakten.

Donut presenterar personer i team av alla storlekar för varandra via direktmeddelanden och uppmuntrar dem att träffas fysiskt eller virtuellt. Några förslag på hur Donut kan användas:

  • Presentera nyanställda för deras nya kollegor. 
  • Uppmana till dagliga konversationer i en kanal.
  • Schemalägg virtuella fikaträffar på tu man hand för dina teammedlemmar.
  • Anordna diskussionsgrupper eller mentorskap/skuggning.

Läs mer om hur Donut används för att öka kontakten inom teamen och främja välbefinnande på Donut-bloggen.

 

4. Påminn ditt team om att ta regelbundna pauser

 

När det gäller att odla goda vanor kan alla behöva en vänlig påminnelse ibland. Att dricka vatten, stretcha eller ta en kort promenad regelbundet räcker långt för att må bättre.

Här är ett enkelt Slack-arbetsflöde för att lägga upp ett meddelande i en teamkanal en viss tid varje dag med en påminnelse om att ta en paus. Genom att omnämna teamets användargrupp får alla en avisering:

  1. Ladda ner exemplet.
  2. Gå till Workflow Builder och välj Importera. Importera sedan filen du precis har laddat ner.
  3. När importen är klar redigerar du arbetsflödet så att det passar ditt team. Du kan skapa ett eget meddelande och justera publiceringstid och -frekvens.
  4. Publicera och låt alla veta att du bryr dig om deras välbefinnande!

På angiven tidpunkt och dag publiceras meddelandet automatiskt, så här:

Med Slacks Workflow Builder kan påminnelser om sunda vanor automatiseras.
 
Slack är ditt företags digitala högkvarter. Det kopplar samman alla på företaget och främjar ett naturligt samarbete. Det här är bara några tips på hur du kan främja välbefinnande – och stärka produktiviteten – med Slack.

 

Vill du veta mer?

 

Få märket för grunderna i Slack på Trailhead.

FÖLJ GUIDEN

Bildupphovsrätt [iana_kolesnikova/Adobe Stock]