Johtajien tehtävänä on tarjota työntekijöille parhaat mahdolliset puitteet oman työn tekemiseen. Näin Salesforce on vastannut yllättävän ja pitkäkestoisen etätyötilanteen haasteisiin. 

Työpaikka on tarkoittanut monille meistä toimistoa tai muuta fyysistä tilaa. Tänä keväänä kaikenlaiset yritykset, yhteisöt, koulut ja organisaatiot ovat kuitenkin joutuneet mukautua etätyöskentelyyn. 

Tämän äkillisen ja laajamittaisen muutoksen pohjalta nousee kysymys: kuinka voimme tehdä  kotona työskentelystä mahdollisimman mielekästä? Eli miten johto voi tukea työntekijöitä uudessa tilanteessa mahdollisimman hyvin?

Tähän kysymykseen ei ole yhtä oikeaa vastausta. Voin kuitenkin kertoa, mitä Salesforcella on tehty:

  • Huolehdimme työntekijöidemme turvallisuudesta ja tuemme heidän sitoutumistaan koko yritykseen. 

  • Automatisoimme prosesseja ja kehitämme uusia käytäntöjä.

  • Jatkamme uusien digitaalisten työtapojen innovointia ja käyttöönottoa.

Toivottavasti nämä näkemykset antavat myös muille organisaatioille ideoita uusien työtapojen kehittämiseen. 
 

1 – Luo avoimia, läpinäkyviä viestintäkanavia 🙋


Käytämme Salesforcella Chatteria. Se on sisäinen sosiaalisen verkostoitumisen työkalu, jossa voi jakaa uutisia ja tietoa. Tällaisina aikoina Chatter on entistä tärkeämpi, sillä sen kautta johto ja turvallisuustiimit jakavat tietojaan keskitetysti. Sitä kautta myös työntekijämme voivat esittää kysymyksiä julkisesti ja saada niihin vastauksia.

All Salesforce -ryhmän kautta jaamme tärkeimpiä tiedonantoja, jotka koskevat koko 50 000 hengen työyhteisöämme. Olemme lisäksi luoneet Coronavirus Updates -ryhmän, jossa työntekijät voivat esittää kysymyksiä. Jokaisella toimistolla on myös oma Chatter-ryhmä paikallista tiedonjakoa varten. Tietoa on saatavilla laajemmin, kun jaamme kysymyksiä Chatterissa.

Chatterin lisäksi meillä on muitakin viestintäkanavia. 

Jaamme kriittisiä tiedonantoja kirjautumissivullamme. Quip-dokumenttiin päivitetään joka päivä uusimmat ohjeet ja resurssit, ja se on keskeinen tiedonlähteemme. Lisäksi johtajistomme lähettää sähköpostin kautta päivittäisiä uutiskirjeitä, joissa jaetaan tärkeimpiä Chatterissa esitettyjä aiheita. Läpinäkyvä viestintä on erittäin tärkeää tilanteessa, jossa jokainen etsii ajantasaista tietoa.
 

2 – Vie prosessit digiaikaan 📱


Jos kaikki tietomme ja dokumenttimme olisivat paperilla, etätyö olisi huomattavasti vaikeampaa. Olemme kuitenkin teknologiayhtiö, joten paperityöllä on jo valmiiksi vähäinen rooli prosesseissamme. 

Olemme kuitenkin uudistaneet prosessejamme ja siirtäneet aiemmin laskentataulukoihin ja sähköposteihin perustuneita työvaiheita alustallamme käytettäviin sovelluksiin. 

Samalla olemme kehittäneet sovelluksia esimerkiksi matka-anomusten, markkinointisisällön ja organisaatiokaavioiden käsittelyn digitalisoimiseksi. 

Näin kaikilla on ajantasaiset tiedot käytössään sen sijaan, että esimerkiksi laskentataulukon uusin versio jaettaisiin sähköpostilla. Koska nämä digitaaliset prosessit ovat jo olleet käytössä Salesforcen alustalla, siirtymä etätyöskentelyyn on ollut helpompi.
 

3 – Käytä yhteistyötä sujuvoittavia työkaluja 💁‍♂️


Myönnän, että etätyöskentely hankaloittaa yhteistyötä. Pidämme itsestäänselvyytenä vapaita keskusteluja, jotka voivat auttavat tuomaan esille hyviä huomioita ja tehostavat työn tekemistä. Siksi kannustamme käyttämään videopuheluita sekä muodollisiin tapaamisiin että rennompiin virtuaalisiin kahvitaukoihin. 

Työskentely tehostuu, kun käytössä on yhteistyötä tukevia, sosiaalisia työkaluja. Quipin avulla voimme työskennellä tehokkaasti yhdessä hyödyntämällä dokumenttien käsittelyssä sosiaalisia merkintöjä ja chattia. Näin kaikki voivat toimia yhdessä paikasta riippumatta.

Eräs työntekijämme havahtui esimerkiksi siihen, että jos hän ei voi matkustaa asiakkaan luo, hänen pitäisi jotenkin pitää valkotauluesitys – ilman valkotaulua. Hän pyysi kollegoja lisäämään vaihtoehtoisia ideoita Quip-dokumenttiin. Muutamassa tunnissa tässä dokumentissa kävi aikamoinen kuhina, kun työntekijät jakoivat ideoitaan. 

Nyt jokainen Salesforcen työntekijä voi hyödyntää hyväksi koettuja työkaluja ja käyttää niitä tehokkaasti virtuaalisissa tapaamisissa. Tällä hetkellä kuka tahansa voi hankkia Quipin maksutta ja tehostaa sen avulla yhteistyötä.

Käytämme myös Trailheadia etäyhteistyötä koskevien vinkkien jakamiseen ja henkisen kuormituksen keventämiseen stressaavina aikoina. Tutustu vaikkapa tähän Trailmixiin, jossa on vinkkejä mindfulnessia tukevaan elämäntapaan ja tiimejämme auttaneita viestintäratkaisuja.
 

LUE MYÖS ► Mikä (ihmeen kumma) on Trailhead? 🎓
 

4 – Helpota tietojen löytämistä 🕵️


Muutaman viime viikon aikana olemme vähentäneet työmatkoja, ottaneet käyttöön uusia etätyökäytäntöjä ja kannustaneet työntekijöitä miettimään uudelleen henkilökohtaisia matkasuunnitelmiaan. Tämän seurauksena IT-, HR- ja tilapalvelutiimeillemme esitettiin paljon kysymyksiä. 

On tärkeää auttaa työntekijöitä löytämään tärkeitä tietoja ja luomaan tukipyyntöjä. Concierge on itsepalveluna toimiva tukityökalumme, jonka hakutoiminnolla voi etsiä artikkeleita ja joka ohjaa työntekijöitä heidän roolinsa ja sijaintinsa kannalta olennaisten tietojen pariin. Työntekijöillä on täysi näkyvyys tukipyyntöjen tilaan sekä mahdollisuus olla yhteydessä tekniseen tukeen livechatin kautta. 

Kun kysymyksiin saa vastauksia entistä vaivattomammin, työntekijöiden ei tarvitse käyttää niin paljon aikaa avun etsimiseen. Tämä tehostaa heidän työtään ja lieventää stressiä. 
 

5 – Huolehdi työntekijöistä, jotka eivät voi tehdä etätöitä ❤️


Monissa yrityksissä on tehtäviä, joita ei voi hoitaa etänä. Tästä syystä maksamme palkkaa osa-aikaisille sopimustyöntekijöillemmekin samalla, kun suljemme toimistoja. 

Ymmärrämme myös, että monien koulujen ollessa suljettuja, myös kotona työskentelevät tarvitsevat tukea. Siksi teemme yhteistyötä alueellisten kumppanien kanssa ja kannustamme johtajia tukemaan joustavia työoloja. Näin voidaan helpottaa lasten kotihoidon synnyttämiä haasteita. 

Kaikille yrityksille tämä ei välttämättä ole mahdollista. Olen ylpeä siitä, että yrityksemme johto on ryhtynyt näihin toimenpiteisiin ja tukenut myös laajempaa hyvinvointia monilla muillakin tavoilla.

Johtajilla kautta maailman on nyt entistäkin suurempi vastuu poistaa työn tekemisen esteitä, jotta työntekijät voivat keskittyä olennaiseen. Toivottavasti näistä ideoista oli apua sinulle ja organisaatiollesi, ja löydätte uusia tapoja selvitä haastavista tilanteista.

Leading Through Change  -julkaisusarjassamme tarjoamme vinkkejä ja resursseja, joiden avulla yritysjohtajat voivat luotsata yrityksensä kriisin läpi. 
 

LUE LISÄÄ: