מהפכת הפרודוקטיביות הניהולית: כך תחסכו 980 שעות בשנה לכל מנהל/ת באמצעות Agentforce

Key Takeaways

• האתגר: מנהלי דרג ביניים משקיעים 49% מזמנם במשימות שאינן ניהוליות (כ-980 שעות בשנה), מה שמפחית את יכולתם להתמקד באסטרטגיה ופיתוח כשרונות.
• הפתרון: Manager Agent – סוכן AI גנרטיבי המשולב בסלאק, שנועד לחסוך זמן ניהולי יקר. הסוכן פותר אתגרים של מידע מפוזר ועומס משימות ידניות (כמו תהליכי קידום וריכוז פידבקים) באמצעות איחוד דאטה ארגוני.

בעידן שבו ארגונים מצפים מעובדיהם לאמץ כלי AI כדי לייעל את עבודתם, עולה שאלה קריטית: האם החברות משקיעות את אותם משאבי בינה מלאכותית בייעול התהליכים הפנימיים שלהן עצמן? וחשוב מכך, האם שיפור פרודוקטיביות הדרג הניהולי מוביל לביצועים טובים יותר של החברה כולה?
שאלות אלו היו מרכזיות במחקר שערכנו בחצי השנה האחרונה בסיילספורס. הנתון המהדהד מסקר גלובלי של מקינזי משנת 2022 סיפק את ההצדקה: 49% מזמנם של מנהלי דרג ביניים מוקדש למשימות שאינן ניהוליות במובהק. זוהי הוכחה חותכת לכך שפחות ממחצית זמנם של מנהלים מושקעת בליבת תפקידם – הובלת אסטרטגיה, פיתוח כשרונות וניהול צוותים.
אם נתרגם זאת ישירות לנתונים שלנו בסיילספורס, אנו מדברים על בזבוז פוטנציאלי של כ-980 שעות בשנה עבור כל מנהל. אז כיצד ניתן ׳לשחרר׳ אלפי מנהלים מהעומס הזה? 

הפתרון: Manager Agent – האצלת סמכויות באמצעות AI

כדי לפתור את האתגר הזה יצרנו את 'Manager Agent' – סוכן AI גנרטיבי בסלאק שכל מטרתו היא לחסוך זמן ניהולי יקר, ובכך לאפשר להנהלה להתמקד במשימות אסטרטגיות בעלות ערך גבוה שרק המנהלים יכולים לבצע, ולמקסם את השפעתם העסקית.

איזה בעיות ניסיתם לפתור?

לאחר מחקר מעמיק, זיהינו שתי בעיות עיקריות שגזלו את זמן המנהלים:
1. מידע מפוזר: מנהלים בילו זמן רב באיתור מידע מפוזר עבור עובדיהם, במיוחד בחברה גלובלית שבה מדיניות ותהליכים משתנים לפי מדינה ואזור. מאגרי המידע המרובים יצרו צוואר בקבוק.
2. עומס משימות ידניות: פעולות תפעוליות חוזרות ונשנות, כמו הגשת מועמדים לקידום דרך יצירת מסמכים מפורטים, ריכוז פידבקים עונתיים, או וידוא השלמת הדרכות, שיצרו עומס קוגניטיבי וידני על ההנהלה.

איך ביצעתם את הטרנספורמציה?

צוות הפיתוח הגלובלי שלנו, Salesforce on Salesforce (המטפל בייעול תהליכים פנימיים), החל בשיתוף פעולה אסטרטגי עם מחלקת משאבי האנוש (Employee Success).

1. איחוד הדאטה: ראשית, ריכזנו במקום אחד את כל המידע הניהולי הרלוונטי ואת כל מאגרי הנתונים הפנימיים, באמצעות Data Cloud. זהו הבסיס שמאפשר לסוכן ׳לדעת הכל׳.
2. ממשק נוח: בחרנו לשלב את Manager Agent ישירות בתוך Slack, הממשק שבו מנהלים מבלים את מרבית יומם, כדי להבטיח אימוץ מהיר ונוחות שימוש מרבית.
3. אוטומציה של תהליכי ליבה: העברנו את כל תהליך הגשת המועמדות לקידום דרך הסוכן והמעבר ייעל זמן ניכר, מנהלים כבר לא נדרשים לנסח מסמכים מאפס, אלא מנסחים יחד עם הסוכן השואב נתונים היסטוריים ורלוונטיים על העובד. פתרון זה הבטיח לא רק יעילות, אלא גם יצר תהליך שוויוני ועקבי יותר לכל המועמדים.
4. העצמת תרבות המשוב: מכיוון שתרבות הפידבקים בסיילספורס חזקה מאוד, הסוכן מאפשר כעת למנהלים לבקש, לקבל, לסכם ולנתח פידבקים עבור הערכות רבעוניות או שנתיות, תוך חיסכון משמעותי בזמן הסיכום הידני.

עבור חברה כמו Salesforce, שיפור הפרודוקטיביות הניהולית ויצירת פרסונליזציה הם מסע אינסופי שמוביל לא רק לייעול תהליכי עבודה, אלא משפיע ישירות על שיפור הביצועים העסקיים הכוללים.

אקו-סיסטם פנימי של סוכנים: העתיד של AI בארגון

ה-Manager Agent הוא רק חלק מחזון רחב יותר של סוכני AI פנימיים בסיילספורס, שנועד לכסות את כלל הפונקציות הארגוניות. דוגמאות נוספות לסוכני AI ארגוניים פעילים כוללות את ה-'Employee Agent', שנועד לייעל את שגרת יומם של כלל העובדים באמצעות מענה לשאלות, קביעת פגישות ועזרה תפעולית שוטפת. בנוסף, פועל גם ה-'Sales Agent', המהווה כלי חיוני עבור צוותי המכירות, שכן הוא מכין אותם באופן פרסונלי לשיחות עם לקוחות ומספק תובנות עסקיות חדות על תעשיות רלוונטיות או פרופילי לקוחות ספציפיים. ולמה זה חשוב? מחקר של PwC ו-ADP מצא שפעולות כגון אדמיניסטרציה של כוח אדם, שכר ופעילויות HR אחרות, עולות לארגונים גדולים מעל 1,400 דולר לעובד בשנה (PEPY). לכן, הפיכת משימות פנימיות לאוטומטיות באמצעות סוכן AI פנימי מציגה חיסכון כלכלי משמעותי. 

מהם השיקולים המרכזיים המבדילים בהקמה ובערך המוסף של סוכני AI פנימיים לעומת חיצוניים?
ההבדל בין סוכני AI חיצוניים המשרתים לקוחות לסוכנים פנימיים המשרתים עובדים, אינו טכנולוגי בלבד, אלא מהותי וממוקד במטרת העל ובבסיס הידע. סוכנים חיצוניים מתוכננים לתמוך בצמיחה עסקית ולהפחית עלויות תפעול על ידי מתן מענה סקיילבילי לכלל הלקוחות על בסיס ידע ציבורי. לעומת זאת, סוכנים פנימיים ממוקדים בטרנספורמציה של הארגון עצמו: הם משתמשים במידע קנייני ורגיש כדי לייעל את הפרודוקטיביות הניהולית, להפחית משימות אדמיניסטרטיביות (כדוגמת ה-49% שאינן ניהוליות), ובכך לשחרר את העובדים והמנהלים להתמקד בעבודה אסטרטגית. בעוד שהסוכן החיצוני מגדיל מכירות ומפחית עלויות שירות, הסוכן הפנימי ממקסם את ביצועי הארגון ואת איכות העבודה.

איך להתחיל: מפת הדרכים להטמעת סוכן AI פנימי

כדי להבטיח השקה מוצלחת, יש לחלק את העבודה לשלושה שלבים אסטרטגיים:

1. שלב המיפוי והאסטרטגיה (Discovery)

* מיפוי כאבי הליבה של הארגון: בצעו ראיונות עומק וניתוח נתונים (Analytics) עם מנהלים ועובדים כדי לזהות במדויק את המשימות האדמיניסטרטיביות והתהליכים היומיומיים הגורמים לבזבוז זמן ולחיכוך הגבוה ביותר.
* הגדרת ה-MVP וה-KPIs: הגדירו מראש את התחומים שבהם הסוכן יטפל תחילה (Minimum Viable Product) וקבעו מדדי הצלחה (KPIs) ברורים, כגון: הפחתת שעות אדמיניסטרציה שבועיות.

2. שלב בניית התשתית הטכנולוגית

• איחוד דאטה ארגוני: צרו אסטרטגיית נתונים ברורה על ידי מיפוי כל מאגרי המידע והמערכות הפנימיות וחיבורם לפלטפורמת דאטה אחודה ומאובטחת (כמו Data Cloud). זהו הבסיס הקריטי להבטחת דיוק המענה של הסוכן.

3. שלב האופטימיזציה וחווית המשתמש 

1. אימוץ מתודולוגיית UX חדשה: הכירו בכך שזהו עולם גנרטיבי שבו אופן המענה אינו תמיד דטרמיניסטי. נדרשת גמישות גבוהה בתכנון חווית המשתמש.
2. בדיקות ואימון מתמשכים: בצעו סבבים מרובים של מחקר וצפייה בחווית משתמשים עם קבוצות שונות של עובדים ומנהלים. יש לאמן את הסוכן באופן רציף, כדי לשפר את הדיוק, העקביות והיכולת שלו להתמודד עם שאלות מורכבות, ולבנות אמון אצל המשתמשים.
   

מהפכת הפרודוקטיביות הניהולית דורשת מהארגון להשקיע בטרנספורמציה פנימית, אך מדובר במהלך משתלם עבור חברות. עם איחוד דאטה ואימון נכון של סוכני הבינה המלאכותית בסלאק, חברות בסופו של דבר יוכלו למקסם את איכות הביצועים העסקיים הכוללים.

דנה טל טואטי היא Product Manager בסיילספורס ישראל