Wat zijn sales operations? Een volledige gids
Ontdek hoe sales operations leiden tot snellere en slimmere verkoopactiviteiten voor je hele team.
Toen J. Patrick Kelly in de jaren '70 bij Xerox sales operations uitvond beschreef hij deze als "alle vervelende dingen die je niet wilt doen maar moet doen om een geweldige salesafdeling te krijgen".
Als we er nu opnieuw naar kijken, gaan sales operations niet meer over een paar dingen die je moet doen maar over alle dingen. Volgens ons 'State of Sales' onderzoeksrapport verklaart 85% van de salesprofessionals dat sales operations steeds strategischer zijn. Sales operations werden lang miskend maar worden nu geprezen omdat ze data en technologie naar elk aspect van het salesproces hebben gebracht, zodat sales meer kan doen met minder.
Het is veel. Maar we zullen het uitleggen. Hieronder vertellen we hoe sales operations kunnen floreren – in plaats van alleen maar te overleven – wanneer de verantwoordelijkheden toenemen. Je ontdekt wat het geheim is van een geweldig team voor sales operations en hoe je er zelf een samenstelt.
Het volgende komt aan bod:
Wat zijn sales operations?
Waarom zijn sales operations belangrijk?
Het sleutelwoord is efficiëntie – het vergroten van de bedrijfsimpact zonder meer tijd en geld te besteden. Sales operations maken dit mogelijk door salesmanagers en salesmedewerkers te ondersteunen met geoptimaliseerde technologie waarmee het werk strategischer en productiever wordt. Salesmanagers krijgen tools – zoals prestatiedashboards en automatische prognoses – ter ondersteuning van de planning en belangrijke beslissingen. Salesmedewerkers krijgen tools – zoals enablement en aanbevelingen op basis van AI – om eenvoudiger en sneller te verkopen.
Dit leidt allemaal tot een hogere omzet. Volgens McKinsey neemt de salesproductiviteit met 20% tot 30% toe bij bedrijven met de beste teams voor sales operations.
Het gaat er allemaal om dat 'wildwestactiviteiten' van de salesafdeling in toom wordt gehouden. Stel je voor dat salesmedewerkers ruziën over accounts, omkomen in papierwerk, en verkoopgesprekken voortvarend aanpakken maar dan de volgende stappen improviseren. Tegelijkertijd hebben salesmanagers geen toegang tot data om betrouwbare doelen te bepalen – als ze deze doelen al konden realiseren omdat de pipeline is geblokkeerd.
Met sales operations wordt improvisatie vervangen door handelingen op basis van data, zodat de tijd en inspanningen van het hele salesteam meer opleveren. In het volgende gedeelte leggen we uit hoe dat gebeurt.
"Dankzij sales operations kun je het salesproces beter voorspellen om concurrerend te blijven. Je gebruikt een wetenschappelijke aanpak in plaats van spaghetti naar de muur te gooien en te kijken of het blijft plakken."
"Dankzij sales operations kun je het salesproces beter voorspellen om concurrerend te blijven. Je gebruikt een wetenschappelijke aanpak in plaats van spaghetti naar de muur te gooien en te kijken of het blijft plakken."
Wat doet een team voor sales operations?
Op een hoog niveau leiden sales operations tot een voorspelbare omzet door het salesproces te stroomlijnen met best practices en automatisering. Daarna analyseren managers van sales operations data van salesteams om inzichten te verkrijgen en rapporten te genereren voor het bepalen van de salesstrategie.
Hier worden de belangrijkste taken van teams voor sales operations uitgebreider beschreven:
Het salesproces efficiënter maken.
Best practices bepalen en opschalen.
Teams voor sales operations besteden veel tijd aan het bepalen van wat wel en niet werkt in het salesproces. Wanneer ze trends of gedrag waarnemen waardoor de verkoopefficiëntie toeneemt, kunnen ze best practices voor het hele salesteam formuleren, zodat de salescyclus korter wordt.
Misschien is er bijvoorbeeld een medewerker die de quota steeds makkelijk haalt vanwege een specifieke volgorde en timing om prospects te verwerken in de salespipeline. Sales operations zorgen er vervolgens voor dat deze aanpak in het hele salesproces wordt gevolgd, opdat de teamprestaties verbeteren en nieuwe medewerkers sneller hun quota halen.
Salesprestaties rapporteren.
Je kunt niet laten groeien wat je niet weet. Sales operations destilleren inzichten uit data en creëren een informatiecentrum waarmee salesteams cruciale beslissingen kunnen nemen. Ze maken evaluaties van waarschijnlijke salesprestaties, zoals prognoses. Ze rapporteren ook meetgegevens – alles van de algemene stand van zaken van het bedrijf (zoals de omzet) tot specifieke meetdata van salesactiviteiten (zoals het aantal genegeerde bezwaren van klanten).
Met sales operations worden daarna probleemgebieden gemarkeerd en vervolgstappen aanbevolen, zodat salesmanagers aanpassingen kunnen doorvoeren om de doelen te halen.
Maak ambitieuze verkoopprognoses – en realiseer deze.
Salesplanning sturen.
Bij sales operations bepalen salesmanagers de visie en strategie voor de volgende jaren. Daarna verwezenlijken ze deze visie jaar op jaar. Dit gebeurt op basis van strategische planning, die bestaat uit vier onderdelen:
- Territoriumplanning zorgt ervoor dat de juiste medewerkers worden toegewezen aan de juiste territoria om de doelen te halen.
- Capaciteitsplanning bepaalt of er meer medewerkers moeten worden aangesteld om de verkoopdoelen te halen, en zo ja hoeveel.
- Quotaplanning bepaalt de verwachte prestaties van salesmedewerker, op basis van voorspelde doelen.
- Beloningsplanning stimuleert het juiste gedrag van salesmedewerkers om hun doelen te halen.
Welke rollen en verantwoordelijkheden moet een team voor sales operations hebben?
Teams voor sales operations kunnen uit slechts één persoon bestaan of uit tientallen experts. Voor een succesvol team stel je eerst een generalist aan die de cruciale taken voor sales operations kan uitvoeren, met name verbeteringen van salesprocessen en technologiebeheer. Voeg daarna nieuwe rollen toe naarmate je bedrijf groeit, van managers die het team kunnen opschalen tot specialisten zoals data-analisten.
Laten we eens kijken wat de belangrijkste rollen zijn voor een succesvol team voor sales operations:
- Vicepresident of Directeur Sales Operations: Deze leidt de afdeling en werkt samen met andere managers zoals de Chief Revenue Officer en Vicepresident Sales. Ze ontwikkelen overkoepelende strategieën om de efficiëntie, productiviteit en groei in het hele bedrijf te bevorderen.
- Sales-operationsmanager: Deze verwezenlijkt de visie van de managers met dagelijkse processen en tools. Deze manager haalt ook het beste uit zijn of haar medewerkers naar voren door best practices te definiëren en te implementeren.
- Sales-operationsvertegenwoordiger: Dit is een lagere functie om dagelijkse taken af te handelen zoals het bijhouden van de voortgang ten opzichte van doelstellingen, het invoeren van data, het bijwerken van rapporten en het bieden van administratieve ondersteuning aan salesmedewerkers.
- Sales-operationsanalist: Deze benut CRM-software en andere databronnen om verbeteringen aan te bevelen en prestatierapporten te genereren.
Klaar om talent te werven? Er is veel beschikbaar. Een snelle zoekactie op LinkedIn geeft aan dat er meer dan 3,3 miljoen mensen zijn met 'sales operations' in hun functietitel. Maar het beste talent is misschien dichtbij te vinden. Kijk eerst of er interne salesmedewerkers of analisten op andere gebieden (zoals datascientists of hr-medewerkers) zijn die de overstap willen maken.
Wat zijn de belangrijkste tools voor een team voor sales operations?
CRM-software
Een CRM-systeem biedt medewerkers en managers één plaats om deals in de salespipeline bij te houden en rapporten over de salesprestaties te bekijken. Het verschaft ook functies zoals workflowautomatisering en inzichten in deals op basis van AI om efficiënter te verkopen en meer deals te sluiten.
Hieronder vind je meer informatie over belangrijke functies van een CRM-systeem:
- Omzetintelligence suggereert op basis van AI vervolgstappen aan verkopers (bijvoorbeeld als een klant een kandidaat is voor upselling) en spoort problemen in het salesproces op, zoals een bezwaar van een klant dat is genegeerd.
- Procesautomatisering vermindert de handmatige taken en stroomlijnt lastige bedrijfsprocessen. Sales kan bijvoorbeeld sneller deals sluiten als het financiële team goedkeuringen zoals kortingen op deals automatiseert.
- Dashboards en rapporten maken het voor sales operations eenvoudiger om rapporten te genereren zonder hulp van de IT-afdeling. Hiertoe behoren salesprognoserapporten en salesdashboards met teamprestaties en cruciale meetgegevens.
"Onze handmatige processen functioneerden niet meer door onze groei. We waren de hele dag bezig met analyses. Daarom hebben we onze investering in technologie aangescherpt. Zo kunnen we meer doen met wat we al hebben."
"Onze handmatige processen functioneerden niet meer door onze groei. We waren de hele dag bezig met analyses. Daarom hebben we onze investering in technologie aangescherpt. Zo kunnen we meer doen met wat we al hebben."
Tools voor verkoopstimulering
Tools voor territoriumplanning
Hoe meet je het succes van sales operations?
Voor het meten van het succes van sales operations gebruik je salesrapportagetools die een overzicht van de belangrijkste informatie bieden – bijvoorbeeld de behaalde omzet per medewerker en de snelheid van de salescyclus. Als deze zijn ingebouwd in het CRM-systeem, kun je direct actie ondernemen.
Hier zijn de belangrijkste meetgegevens waarop je moet letten:
- Gemiddelde kwartaalomzet per medewerker: Dit meetgegeven geeft aan hoe efficiënt een salesteam is. Je kunt de gemiddelde omzet per salesmedewerker berekenen door de totale kwartaalomzet te delen door het aantal salesmedewerkers.
- Gemiddelde verkooptijd van een salesmedewerker: Dit meetgegeven is een indicatie voor de productiviteit. Het geeft aan hoeveel tijd een salesmedewerker besteedt aan verkooptaken en andere taken, zoals gespreksnotities vastleggen. Met een CRM-systeem kun je dit meetgegeven berekenen door klantgerichte taken te classificeren en te meten in de agenda van een salesmedewerker.
- Nauwkeurigheid van prognoses: Dit is een cruciaal meetgegeven dat aangeeft in welke mate de prognose is verwezenlijkt. Je berekent de nauwkeurigheid van prognoses door het procentuele verschil te bepalen tussen de voorspelde omzet en werkelijke omzet.
- Gemiddelde duur van salescyclus: Dit is de tijdsduur tussen het moment waarop een salesmedewerker een communicatielijn met een prospect opent en het moment waarop de deal wordt gesloten. Een CRM-systeem kan dit bijhouden.
- Succespercentage: Dit geeft aan hoeveel deals met klanten je hebt gesloten. Het is een indicatie voor effectiviteit van je verkoopstimulering: met effectieve onboarding en training kunnen medewerkers sneller deals sluiten. Bereken het succespercentage door het aantal gesloten/gewonnen deals te delen door het totale aantal opportunities in je pipeline.
Sales operations treden op de voorgrond.
Het accent van sales verschuift. Het ging altijd om het verbeteren van de individuele prestaties. Nu staat het verbeteren van het salesproces zelf centraal. Dat is een taak voor medewerkers voor sales operations en geeft aan waarom hun rol steeds groter wordt. Drie van de vier professionals voor sales operations verklaren nieuwe verantwoordelijkheden te hebben gekregen op het werk ('State of Sales').
Uiteindelijk zal de menselijke band altijd een grote rol spelen bij sales: één medewerker die met één klant praat. Sales operations zijn bedoeld om dit menselijke element op de juiste manier te benutten met data, structuren en technologie – bijvoorbeeld door salesmedewerkers met AI te begeleiden tijdens verkoopgesprekken en andersoortige taken te automatiseren.
Er wordt gezegd dat met sales alles draaiende wordt gehouden – en dat is waar. Maar sales operations spelen daarbij een onmisbare rol.
Meer resources
Zes onmisbare salesdashboards voor verkoopleiders
De basisprincipes van sales operations
