Kommer du ihåg varför du svarade på det senaste mejlet du fick? Det kanske berodde på ämnesraden, personen som skickade det eller den första meningen. Det kanske låter enkelt, men att skriva ett mejl som någon svarar på är något av en konst.

Jag jobbar med lokala partners och marknadsföring för influencers, och då kommunicerar jag med folk i olika städer och branscher och med olika jobb varje dag. Genom åren, och särskilt sedan jag började jobba inom PR för 15 år sedan, har jag lärt mig hur viktigt ett enda mejl kan vara. Det kan vara början på en lång och givande relation, oavsett om man arbetar inom försäljningmarknadsföring eller customer success.

Vill du bygga upp meningsfulla nya relationer för ditt småföretag med ett enda mejl? Här är fem sätt att få till det perfekta mejlet, oavsett om du försöker få en ny kund, hitta en gästtalare eller bli omskriven i media.

 

1. Gör ordentlig research

Innan du börjar skriva behöver du gå på djupet. Vilka försöker du nå? Vad är de intresserade av? Vad har de för hobbyer? Hur kan det de jobbar med eller deras vardag hjälpa dig att nå ditt mål?

Om du inte vet exakt vilka du vill nå är det omöjligt att veta hur du får dem intresserade. Du kan heller inte veta hur du ska prata med dem. Så öppna Google och ta reda på mer om personen på andra sidan skärmen.

Proffstips: På sociala medier kan du hitta mer information om personen du ska mejla och vad hen har gjort på sistone. Har hen vunnit något pris? Ska hen kanske tala på en konferens? Kolla in hans eller hennes sida på LinkedIn eller Twitter och ta reda på det. I steg 3 får du veta hur du kan använda informationen.

 

2. Välj ett ämne som väcker intresse

Ämnesraden ska vara ett smakprov på innehållet och få läsaren att läsa vidare. Ämnet bör vara kort, engagerande och rakt på sak, men tillräckligt specifikt för att man ska förstå syftet.

Målet är att väcka mottagarnas intresse och se till att de öppnar mejlet. Därför är det viktigt att det inte ser ut som skräppost. Du kanske tycker att ditt meddelande är jättespännande, men undvik utropstecken och ord helt i versaler. Gå i stället rakt på sak, till exempel genom att ställa en fråga i ämnesraden: ”Tala på Dreamforce?”

Är det något du kanske kan berömma eller gratulera personen för? Det är också något du kan ta upp i ämnesraden. Se till att du får personen på andra sidan att känna sig uppskattad och sedd. Om hen till exempel finns med i företagets lista över de mest nytänkande kunderna kan du skriva: ”Grattis! Du är med på vår topplista med nytänkare.”

 

3. Hitta något ni har gemensamt

När du kontaktar en potentiell kund på mejl är det viktigt att ta upp något ni har gemensamt redan i första meningen. Du har inte tid för småprat, särskilt eftersom de flesta personer har allt sämre koncentrationsförmåga nu för tiden.

Här kommer din research in i bilden. Nämn redan i första meningen att du har sett honom eller henne tala på ett evenemang om du har det eller att ni har en gemensam kontakt på LinkedIn om ni har det. Forskning visar att 32,7 procent fler svarar på mejl med personligt innehåll.

 

4. Framhäv fördelarna

I regel väljer de flesta att inte svara på, eller ens läsa, mejl om de inte har något att vinna på det. Mejlet måste därför vara relevant för mottagarna, så att de inte upplever att du slösar bort deras tid.

Om du bjuder in personen till ett evenemang ska du framhäva fördelarna. Du kan också nämna några andra deltagare som personen kanske skulle vilja träffa. Om du säljer in en produkt ska du berätta exakt hur verksamheten skulle ha nytta av den. Du kan också berätta hur den har hjälpt andra. Detta fungerar särskilt bra om du nämner någon med inflytande eller någon de känner personligen.

 

5. Ställ en tydlig fråga

Det sista man vill är att läsaren inte förstår varför man har skickat mejlet. Var tydlig med varför du har skickat det redan från början, men utan att vara alltför detaljerad. (De flesta ögnar trots allt bara igenom sina mejl.) Tänk på det här när du lägger fram ett köpförslag så är chansen större att du får svar: 

  1. Förslaget ska vara kort.

  2. Lägg det i slutet av mejlet, men ovanför din signatur.

  3. Formulera det som en fråga.

  4. Skriv det på en enda rad.

  5. Skriv mer information under din signatur.

Syftet med meddelandet är att få ett svar, så se till att avsluta med en fråga som man vill svara på. Om du vill lägga in mer information om förslaget ska det bara vara så lite som möjligt om bakgrund eller något praktiskt. Du kan alltid berätta mer i ett annat mejl.