Öppenheten mellan avdelningar inom småföretag kan vara avgörande för huruvida ett företag lyckas eller misslyckas. Om de olika avdelningarnas data lagras i silor kan det leda till ineffektiva processer och arbetsflöden eftersom ingen i företaget kan få en 360 graders bild av kunden eller en tydlig översikt över hela verksamheten. Alla är upptagna med sin egen pusselbit och får inte grepp om hur just den biten passar in i helhetsbilden.

 
 

Upptäck framgångsverktygen med ett CRM för småföretag

Hitta, skaffa och behåll kunder med lösningar för försäljning, marknadsföring och kundservice – samtliga skräddarsydda för småföretag.
 

Det här var normen för inte så länge sedan. Men nu, när alltfler organisationer går igenom en digital transformation, öppnar de upp mellan sina småföretagsavdelningar och samlar alla data. Och när fler små och medelstora företag ställs inför de utmaningar som det nya normala innebär delegerar de fler och nya ansvarsområden till medarbetarna. Vissa traditionella tjänster och avdelningar, till exempel sälj, växer och utvecklas medan andra såsom marknadsföring automatiseras så att man ska slippa bördan av repetitiva uppgifter och kunna fokusera fullt ut på de nya standarderna för kundengagemang.

När småföretagen utvecklas sker samma sak med arbetsrollerna. Vi ska titta på de viktigaste avdelningarna för ditt småföretag, och hur en verksamhet kan struktureras för att skapa en framgångsplan i det nya normala, nästa normala och ännu längre fram.

 

Vilka är de 6 stora funktionella enheterna i en verksamhet?

 

Det finns några enheter som på ett eller annat sätt återfinns i de flesta välfungerande verksamheter. Det handlar bland annat om:

  • Produktion

  • Forskning och utveckling

  • Försäljning

  • Marknadsföring

  • HR

  • Redovisning och ekonomi

 

Vilka avdelningar behöver ett företag ha?

 

I dagens företagsklimat kan även småföretag behöva ha vissa avdelningar och funktioner, men med en budget som inte är i nivå med storbolagens kan du i stället ordna det med relevanta tekniska lösningar. Du som småföretagare behöver hitta rätt IT-lösning för just ditt företag, till exempel kan ditt IT-team ha nytta av Lightning Platform för att bygga och distribuera appar.

En annan del som är A och O idag är kundupplevelsen. Inget företag överlever länge utan att arbeta med kundupplevelsen och helst kunna anpassa den snabbt och smidigt efter kundernas förändrade efterfrågningar. Ett heltäckande och intuitivt CRM-system är nyckeln till en positiv kundupplevelse.

 

Hur är ett småföretag strukturerat?

 

Det finns några vanliga organisationstrukturer som fungerar bra för olika sorters företag, och de tre vanligaste beskrivs här.

Ett småföretag som är nystartat kanske helt saknar avdelningar och är därmed en platt organisation. Idag finns även större företag som lämnar den hierarkiska organisationen till förmån för en platt där ansvaret delas upp mellan medarbetarna i högre utsträckning.

En hierarkisk organisation är i sin tur en struktur som passar en verksamhet där det finns flera definierade chefsroller på olika nivåer. Du kan förenkla arbetet inom en sådan typ av organisation genom att använda ett tydligt system för datadelning och rolltilldelning.

I en matrisorganisation finns en gemensam ansvarsstruktur där olika delar ofta är inordnade under en gemensam ledning och där en och samma medarbetare kan ha olika chefer för olika syften. Fokus ligger oftare på projekt än på organisatoriska funktioner, och exempelvis en teknisk ingenjör kan vara del av ett tekniskt team samtidigt som hen jobbar med ett produktutvecklingsteam för att ta fram en viss produkt. 

 

Vilken är den bästa organisatoriska strukturen för ett småföretag?

 

När du ska skapa en organisationsstruktur som passar bäst för just ditt företag behöver du fundera på var du vill lägga focus. 

Det bästa kan till exempel vara att hålla funktioner och avdelningar separata utifrån deras specifika expertis. I ett annat företag kan det bästa i stället vara att bryta ner silor för att samla olika rollers och avdelningars data på en och samma plats. Den metoden passar för dig som vill ha bättre visibilitet och stöd mellan de olika avdelningarna. 

Du kanske vill lägga vikt vid att ge medarbetare inom olika tjänster, roller och avdelningar möjlighet till kurser och vidareutbildning för att bygga upp företagets expertis och flexibilitet. Då kan du ha stor nytta av tjänster såsom myTrailhead.

 

Vilka avdelningar är nödvändiga för att driva ett småföretag?

 

Ett företag består av flera olika delar som alla är nödvändiga för att lyckas. Som småföretagare med mindre budget kan du behöva hitta andra vägar än att ha just regelrätta avdelningar, men de element som alltid måste finnas är:

 

  1. Försäljning och marknadsföring. Ett företag kommer ingenstans utan att sälja och för det krävs marknadsföring.

  2. Verksamhetsdrift. Som företag kan det vara enkelt att lova kunderna guld och gröna skogar, men det gäller att också uppfylla dessa löften. I dagens företagsklimat med avancerade tekniska lösningar som är lätta att använda kan du till och med driva verksamheten framåt från din telefon.

  3. Ekonomi och administration. Utan ekonomi, administration och analys kommer företaget inte att fungera. Det är avgörande att ha koll på ekonomin och infrastrukturen, och tydliga analyser hjälper dig att ta företaget ett (eller flera) steg längre.

 

Skapa en organisationsstruktur för dina småföretagsavdelningar

 

Även om alla småföretag kanske inte behöver eller har resurser för alla funktioner och avdelningar som de större företagen har, är det fortfarande viktigt att skapa en organisationsstruktur och säkerställa att rollerna är tydligt definierade.

 

Småföretag kan börja genom att fokusera på några grundläggande element: försäljning och marknadsföring, verksamhetsdrift och administration. Titta på vilka roller som behöver tillsättas inom dessa tre småföretagsavdelningar. Exempelvis kan det behövas en PR-chef, en ansvarig för leadgenerering och en säljansvarig inom sälj- och marknadsföringsavdelningen medan verksamhetsdriften kanske sköts av ett produktutvecklingsteam, frakt- och distributionsansvariga och kundservicerepresentanter. För vissa roller, inom till exempel ekonomi, marknadsföring och produktutveckling, kanske det passar bäst med externa uppdragstagare och leverantörer.

När det gäller den exekutiva ledningen behöver bra företag både någon som tänker kreativt och innovativt och som kan se kommande möjligheter och en organisatorisk person som fokuserar på utförande och processer för att kunna ta tillvara dessa möjligheter. Det bästa är om flera personer kan fylla dessa roller, men det är möjligt att en ledare har förmåga att ha både ett mikro- och ett makroperspektiv och att en visionär också kan vara till exempel en tekniker med talang för verkställande.

 

Framtiden för småföretagsavdelningar

 

När ett företag växer, växer även dess behov. Nya roller kan behövas, eller med hjälp av teknik kanske gamla roller utvidgas till att omfatta nya ansvarsområden. En organisationsstruktur behöver vara flexibel och kunna anpassas efter behov. Med nya verktyg, utbildningsplattformer och innovativa strategier finns det inga gränser när det gäller framtiden för småföretagsavdelningar.