At gå på arbejde har for mange af os altid været ensbetydende med at være et fysisk sted – kontoret. Men virksomheder, det offentlige, skoler og mange former for organisationer har de seneste uger skulle vænne sig til at arbejde hjemmefra.
Omstillingen rejser et interessant spørgsmål: hvordan sikrer vi en glidende overgang for vores ansatte, når de skal vænne sig til at arbejde fra hvor som helst? Alle de chefer jeg har talt med, uanset stilling, stiller sig selv spørgsmålet - hvad gør jeg nu?
Der er ikke en let løsning eller ét simpelt svar. Men jeg vil gerne dele, hvordan vi i Salesforce:
- Sikrer at vores ansatte fortsat er trygge og engagerede
- Automatiserer nye processer og udvikler nye politikker
- Fortsætter med at innovere og omfavner digitale arbejdsformer
Jeg håber, at det vil inspirere andre virksomheder til at både at finde nye måder at arbejde på, men også at få værktøjer og praksisser på plads, der sikrer at alle fortsat arbejder sammen, lige meget hvor de befinder sig.
Lav åbne og transparente kommunikationskanaler
Hos Salesforce bruger vi Chatter, som er vores interne sociale netværksværktøj, hvor vi deler nyheder og information med hinanden. I tider som disse er Chatter vigtigere end nogensinde før, da det er én samlet enhed, hvor vores ledere og sikkerhedsansvarlige kan dele opdateringer. Det gør det samtidig også muligt for medarbejderne at stille spørgsmål og se andres spørgsmål og svar.
Vi har i forvejen en Salesforce-gruppe med alle medarbejdere, hvor vi deler de vigtigste informationer, som er relevante for alle vores mere end 50.000 medarbejdere. Nu har vi også lavet en coronavirus-gruppe med opdateringer, hvor vores medarbejdere kan stille spørgsmål.
Hvert kontor har sin egen Chatter-gruppe, hvor de lokalt kan dele information med hinanden. Vi undgår nemlig, at informationen bliver siloopdelt, når vi deler spørgsmål på Chatter.
Chatter er dog ikke vores eneste kommunikationskanal. Vi bruger digitale bannere på vores login-side til at dele vigtige udmeldinger. Vi opdaterer samtidig dagligt et Quip-dokument med de nyeste retningslinjer, som er det, vores medarbejdere skal arbejde efter. Vores lederteam sender også en daglig mail med en update på den seneste udvikling, hvor vi deler de mest presserende spørgsmål fra Chatter. Denne transparente form for kommunikation er afgørende, når alle søger efter de nyeste, opdaterede informationer.
Digitalisér processerne, så det bliver lettere at arbejde hvor som helst
Hvis vores arkiver og dokumenter var i papirform lige nu, ville det gøre det meget sværere at arbejde hjemmefra. Vi er dog en tech-virksomhed, så vi har selvfølgelig ikke mange papirbaserede processer. Men vi har alligevel ændret de fleste af vores processer, som før krævede registrering af information i regneark eller mails, til nu at være i apps, som er indbygget i vores platform.
Vi har bl.a. lavet apps, der digitaliserer godkendelse af rejser, marketingindhold og organisationsdiagrammer. I stedet for at maile den nyeste version af et regneark kan alle nemt tilgå den information, de søger, uden at skulle lede længe. Da vi i Salesforce allerede har digitaliseret disse processer, har overgangen til hjemmearbejde været gnidningsfri.
Brug værktøjer, der gør samarbejde nemt
Jeg er den første til at indrømme, at hjemmearbejde gør det sværere at arbejde sammen. Vi tager ofte samtaler ved kaffemaskinen for givet - de kan nemlig ofte blive til værdifuld indsigt og hjælpe til at få tingene gjort. Udover at opfordre til at bruge video til både formelle møder, og uformelle virtuelle kaffepauser, er det også hjælpsomt at have værktøjer, der gør det nemt at samarbejde og være sociale, når man skal redigere og arbejde på de samme dokumenter. Med en chatfunktion og muligheden for at kunne ”tagge” hinanden giver Quip os de nødvendige værktøjer til at arbejde sammen i et højt tempo uanset, hvor folk befinder sig.
For eksempel indså en af vores medarbejdere, at hun ikke kunne fysisk tage hen til en kunde. Derfor blev hun nødt til at finde ud af, hvordan hun kunne give en præsentation med en tavle - uden at have adgang til en. Så hun spurgte sine kollegaer til råds, og bad dem komme med forslag i et Quip-dokument. I løbet af et par timer sværmede folk om dokumentet for at give deres input. Nu kan enhver i Salesforce finde værktøjer blåstemplet af andre og se, hvordan man kan bruge dem effektivt under virtuelle møder. Lige nu kan alle få adgang til Quip gratis, som gør det virtuelle samarbejde meget nemmere.
Vi bruger også Trailhead til at dele tips til at samarbejde, når man sidder hver for sig, og til at holde koncentrationen selv i stressende perioder. Tjek dette Trailmix for tips om, hvordan mindfullness og hjemmearbejde har hjulpet vores team.
Gør det let at finde information hurtigt
Over de seneste par uger har vi reduceret vores rejseaktivitet, implementeret nye politikker, når det kommer til at arbejde hjemme, og opfordret vores medarbejdere til at genoverveje deres personlige rejseplaner. Det resulterer i mange spørgsmål til vores IT-afdeling, HR-afdeling og facilities team. Derfor er det vigtigt at gøre det let for vores medarbejdere at finde den information, de har brug for, og at de kan række ud, hvis de har brug for yderligere assistance.
Concierge er vores service help desk-værktøj, som bruger en søge-interface til at få adgang til artikler med viden og til at lede medarbejdere hen til relevant information baseret på deres stilling og lokation. Vores medarbejdere får fuld transparens i forhold til statussen på deres henvendelse, samt mulighed for at interagere med vores tech-support gennem Live Chat. Når vi fjerner det besværet med at få svar på deres spørgsmål, kan vores ansatte bruge mindre tid på at lede efter hjælp.
Pas på de medarbejdere, der ikke kan arbejde hjemmefra
Ligesom i mange af jeres forretninger, har ikke alle vores medarbejdere jobs, hvor de kan arbejde fra forskellige steder. Derfor er det vigtigt, at vi bliver ved med at betale vores ansatte i den periode, hvor vores kontorer er lukkede. Vi er også opmærksomme på, at nu hvor mange skoler er lukkede, kan dem, der arbejder hjemmefra også have brug for assistance. Derfor arbejder vi også tæt med vores regionale partnere, og vi tilskynder til, at der er plads til fleksibilitet for at gøre udfordringerne i forbindelse med børnepasning lidt nemmere. Disse tiltag er måske ikke mulige for alle virksomheder at gennemføre. Men jeg er stolt af vores lederskab, over at vi laver disse tiltag, og over at vi tager os af vores Ohana og verden på de måder, vi kan.
Det har altid været vigtigt for os, at vi tilbyder vores medarbejdere værktøjer og ressourcer, som holder dem produktive og engagerede. Men nu er det vigtigere end nogensinde før, at vi som ledere også fjerner de besværlige dele af arbejdet, så vores medarbejdere kan fokusere på det, der betyder noget. Jeg håber, at disse idéer vil hjælpe dig og din virksomhed til at finde nye veje, som kan gøre denne tid lidt nemmere.
Join os online for at lære mere om, hvad vi gør for at værne om vores medarbejdere, kunder og communities.
Det har altid været vigtigt for os, at vi tilbyder vores medarbejdere værktøjer og ressourcer, som holder dem produktive og engagerede. Men nu er det vigtigere end nogensinde før, at vi som ledere også fjerner de besværlige dele af arbejdet, så vores medarbejdere kan fokusere på det, der betyder noget. Jeg håber, at disse idéer vil hjælpe dig og din virksomhed til at finde nye veje, som kan gøre denne tid lidt nemmere.
Join os online for at lære mere om, hvad vi gør for at værne om vores medarbejdere, kunder og communities.
