Smart Working made easy: 10 consigli per gestire il lavoro agile tra casa e ufficio

Organizzare al meglio il lavoro da casa, mantenendo una produttività costante e un sano work-life balance, è più impegnativo di quanto possa sembrare. Chi lavora a distanza deve far fronte ad alcune criticità dello smart working: il senso di isolamento, il burnout per il troppo lavoro, la demotivazione e il calo di energie quando la giornata lavorativa manca di una struttura solida, le distrazioni di casa, l’assenza dei colleghi e della “peer pressure”, che contribuisce a creare senso di responsabilità nel portare a termine un compito.

In questo articolo vedremo 10 consigli e strumenti per aumentare la produttività nel lavoro da casa e raggiungere un sano equilibrio tra vita privata e lavorativa.

1. Organizza il tuo ambiente di lavoro

Lavorare dal divano o persino dal letto nei primi giorni di smart working può sembrare liberatorio, ma ben presto si rivela una pessima idea. Per favorire la concentrazione e la produttività, organizza il tuo spazio di lavoro in casa proprio come se andassi in ufficio. Adibisci una stanza di casa ad home office; se non hai a disposizione una stanza extra, trasforma in angolo di lavoro un’area del living o della camera da letto. Scegli un luogo luminoso, arredalo in modo funzionale con desk e sedia ergonomica, mantieni l’ambiente pulito, ordinato e silenzioso. Se è impossibile schermare i rumori esterni, investi in un buon paio di cuffie per le call e le attività che richiedono concentrazione.

2. Stabilisci regole chiare con le persone che vivono con te

Se vivi con la tua famiglia o se dividi casa con dei coinquilini, comunica chiaramente quando hai bisogno di lavorare indisturbato e organizzati con loro per rispettare a vicenda e di comune accordo gli spazi e i tempi di ognuno.

3. Programma in anticipo la settimana e la singola giornata lavorativa

Sedersi al computer senza le idee chiare significa perdere tempo a chiedersi da dove cominciare. Pianifica in anticipo la settimana lavorativa e le attività della singola giornata, con un semplice strumento come Google Calendar o simile, dove:

• allocare le ore di lavoro e quelle non lavorative
• programmare le mansioni di routine
• programmare i compiti più impegnativi, senza sottostimare il tempo e la concentrazione richiesti
• fissare call e riunioni, dando loro una durata definita

4. Individua le tue ore più produttive e usale per i lavori più impegnativi

Sei un gufo o un’allodola? Dai il massimo la mattina presto, nel pomeriggio oppure la sera? Una volta compreso il tuo periodo di massima produttività, evita di sprecarlo per fare cose non prioritarie e dedicalo ai i task che richiedono maggior impegno cognitivo e creativo.

5. Evita di procrastinare

Lavorare senza la pressione dei colleghi e dei superiori può favorire la procrastinazione, uno degli ostacoli più comuni per la produttività nel lavoro in remoto. Senza il confronto con altre persone e l’influenza del contesto, è più difficile trovare ispirazione. Se sei tentato di rimandare il lavoro a un momento “più ispirato”, segui un semplice consiglio: fai qualcosa. Mettiti in moto, inizia a lavorare anche se il risultato non è il migliore possibile. Restare inattivi può portare a un’impasse ancora più difficile da superare, mentre entrare in azione dà impulso alla motivazione.

6. Disabilita le notifiche delle chat e dei social

I tool che ci permettono comunicare con i colleghi durante il lavoro in remoto sono preziosi per sentirci connessi e parte di una squadra. Ma in alcuni momenti possono diventare una distrazione e un ostacolo alla produttività. Quando hai bisogno di massima concentrazione, silenzia le notifiche o disattiva i canali di Slack dedicati alle chat informali col team di lavoro. A maggior ragione, disattiva le notifiche delle app di messaggistica e dei social media.

7. Concediti pause attive

A casa, è facile farsi assorbire dal lavoro al punto da dimenticare di fare pausa: può sembrare sintomo di efficienza, ma in realtà le pause sono importanti per la produttività, poiché consentono alla mente e al corpo di ricaricarsi e tornare al lavoro più freschi e attenti. Concediti con regolarità delle pause, meglio se attive: anziché scrollare passivamente Instagram, TikTok o le ultime news, fai una passeggiata all’aria aperta, sbriga una commissione, interagisci con altre persone.

8. Capisci quando staccare la spina

Il burnout è uno dei maggiori rischi associati allo smart working. Può capitare di immergersi nel lavoro da remoto con la preoccupazione di essere meno produttivi che in ufficio e lavorare molte più ore del previsto. Per mantenere un buon equilibrio vita-lavoro, stabilisci chiaramente gli orari di lavoro e rispettali. Per aiutarti a staccare più facilmente e con meno sensi di colpa, prova a fissare impegni subito dopo il tuo orario di lavoro: per esempio una cena in famiglia o un corso in presenza. Se l’attività coinvolge altre persone, ti sentirai più responsabilizzato a finire il lavoro a un’ora consona per non arrivare in ritardo o rimandare il tuo impegno.

9. Fai regolarmente video chat con i colleghi e i supervisori

L’isolamento e la sensazione di disconnessione sono alcuni dei disagi più riscontrati dagli smart worker. Nel caso del lavoro ibrido, che alterna giornate di lavoro in sede a giornate di lavoro da casa, il problema si fa sentire meno. Ma se lavori da casa full time, gli ambienti digitali come Slack e le piattaforme di videoconferenza possono essere di grande aiuto per coltivare i rapporti di lavoro, ridurre il senso di isolamento e migliorare il lavoro in team.

10. Prenditi cura del tuo benessere

Il benessere fisico e mentale è un fattore chiave per la produttività. Purtroppo, lavorare da casa può far abbassare la guardia e favorire abitudini poco sane. Il frigorifero è a portata di mano per uno snack di troppo; restare a lungo in casa può far passare la voglia di andare a correre o in palestra, magari per fare binge watching di serie tv: si trascorre troppo tempo davanti a uno schermo e il sonno diventa irregolare. Dormi a sufficienza, fai attività fisica e segui un’alimentazione sana. Se temi che cucinare ogni giorno pasti equilibrati tolga tempo ed energie al lavoro, approfitta della domenica sera per preparare cibo e metterlo in frigo per tutta la settimana.