Come gestire il fenomeno della shadow IT nella tua PMI

Oggi, la shadow IT è una preoccupazione crescente per le PMI, che devono non solo essere in grado di sfruttare i dati per aumentare la produttività e prendere decisioni critiche per l’azienda, ma anche proteggerli e far sì che siano conformi ai protocolli di sicurezza e alle normative sempre più stringenti imposte da enti internazionali e governi nazionali. Quando i dati di un’azienda sono decentralizzati e vulnerabili, situazione che può verificarsi a causa della shadow IT, non solo risultano poco utili, ma possono anche essere dannosi.

Esiste però un modo in cui le PMI possono utilizzare la shadow IT per promuovere l’innovazione e potenziare la forza lavoro, senza tuttavia compromettere la sicurezza? Vediamo in che modo le aziende possono massimizzarne i benefici e minimizzare i rischi correlati ai processi di shadow IT.

Che cos’è la shadow IT?

Partiamo dalle basi. Per shadow IT si intende l’utilizzo di dispositivi e software non autorizzati dal reparto IT di un’azienda: stiamo parlando, ad esempio, di laptop o strumenti VOIP non di proprietà dell’azienda. Con il lavoro a distanza, il fenomeno dello shadow IT è incrementato, dal momento che molti dipendenti hanno preso l’abitudine di utilizzare dispositivi personali, strumenti di collaborazione e app di produttività da casa. Con il ritorno in ufficio, queste abitudini non sembrano essere scomparse.

Alcuni esempi di shadow IT? Strumenti P2P per la condivisione dei file (ad esempio, Dropbox), app di produttività e comunicazione come Slack, Trello e Skype, caselle di posta elettronica personali, smartphone non di proprietà dell’azienda e così via.

Le aziende devono capire come mitigare gli aspetti dannosi della shadow IT, pur offrendo al contempo la libertà di scelta che i dipendenti vogliono e richiedono: la nuova PMI è agile e flessibile, e la forza lavoro moderna vuole servirsi di una tecnologia che rispetti accuratamente le proprie esigenze.

Perché i dipendenti usano processi di shadow IT?

Molti dipendenti utilizzano dispositivi o app non autorizzati con le migliori intenzioni: in genere, cercano metodi di lavoro più efficienti ed efficaci, senza dover aspettare l’approvazione dell’IT. Appare quindi evidente che la shadow IT possa essere un potente motore per favorire la produttività, perché il personale può utilizzare gli strumenti più adatti per un determinato compito o una determinata esigenze. L’utilizzo di strumenti non autorizzati, però, può avere anche dei seri svantaggi e comportare rischi importanti.

Quali sono i rischi della shadow IT?

Per prima cosa, l’utilizzo di sistemi e strumenti non autorizzati crea un universo di dati alternativo e non controllato, quindi potenzialmente più vulnerabile agli attacchi informatici. Secondo uno studio condotto da Forbes per IBM, infatti, 1 azienda su 5 ha subito un attacco a causa dell’uso di risorse IT non approvate, e la metà degli intervistati concorda sul fatto che la shadow IT non permette di proteggere sempre – e completamente – dati e sistemi aziendali.

I rischi della shadow IT non si limitano alla sicurezza: la mancata centralizzazione dei dati causata dall’uso di risorse alternative crea problemi in termini di controllo delle versioni e conformità normative, ad esempio. È utile ricordare che la compromissione dei dati può mettere a dura prova la reputazione di ogni azienda.

Alla luce di tutto questo, non sorprende il fatto che molte aziende abbiano vietato ai dipendenti di usare app di terze parti senza che vi sia una specifica autorizzazione e un controllo da parte dell’IT.

Cinque consigli per sfruttare la shadow IT, riducendone i rischi

1) Offri formazione ai dipendenti. Per far capire ai dipendenti l’importanza della sicurezza informatica, e far sì che siano consapevoli dei rischi derivanti dall’utilizzo di app e strumenti non approvati, puoi servirti di piattaforme di formazione on-demand come Trailhead.

2) Collega i processi. Collegando i processi aziendali, riuscirai a gestire più facilmente i dati, perché saranno archiviati in una posizione centrale. Queste informazioni, inoltre, saranno utili per potenziare la business intelligence: produttività e centralizzazione dei dati vanno a braccetto.

3) Comunica. Bastano delle sessioni di brainstorming e dei colloqui individuali o di team per capire cosa i dipendenti cercano, e perché si servono della shadow IT. In questo modo, potrai colmare molte di queste lacune.

4) Adotta la trasformazione digitale. Se i sistemi aziendali funzionano ancora a “compartimenti stagni”, forse è il momento giusto per promuovere i vantaggi della trasformazione digitale nella tua azienda. Ti aiuterà a ridurre la complessità dell’IT, a migliorare la collaborazione e a rendere il business a prova di futuro.

5) Tieni sempre d’occhio i processi. Molto spesso, anche quando i dipendenti usano processi di shadow IT, per ridurre il rischio di compromissione dei dati può bastare qualche piccolo accorgimento. Ad esempio, potresti notare che molti lavoratori usano una specifica app di terze parti, e insieme al reparto IT trovare una soluzione più sicura e adatta a tutti.

La tua PMI è pronta a sfruttare correttamente la shadow IT?

Eliminare il fenomeno della shadow IT è praticamente impossibile, e anche se si riuscisse a raggiungere questo obiettivo, la produttività dei dipendenti ne risentirebbe.

Come abbiamo visto, la shadow IT offre vantaggi in termini di agilità, flessibilità e produttività: la tua PMI, quindi, deve mirare a gestirla in modo efficace e a ridurne i rischi, così da ottenere soltanto i vantaggi che può offrire.

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