Uw KPI-dashboard zou een venster moeten bieden op de verkoopprestaties en praktisch inzetbare informatie aanreiken over wat er wel en niet werkt en hoe ver u bent gevorderd met het realiseren van uw doelstellingen. Een minder geslaagd KPI-dashboard zal resulteren in een wirwar van moeilijk interpreteerbare data die op conflicterende rapportageprioriteiten is gebaseerd. Als u de onderstaande drie basisprincipes volgt, kunt u een optimale informatievoorziening waarborgen, zodat u de dag een stuk productiever kunt doorbrengen.

Benjamin Franklin zei het al: “If you fail to plan, you are planning to fail!”. Dat geldt zeker voor het inrichten van een KPI-dashboard binnen uw rapportagesoftware. Dashboards worden maar al te vaak haastig in elkaar geflanst, zonder noemenswaardige aandacht te besteden aan de informatie die absoluut aanwezig moet zijn. Voordat u van start gaat, moet u beschikken over duidelijke antwoorden op de volgende vragen:

Voor wie is mijn KPI-rapportage precies bestemd? Elke betrokkenen zal weer een andere mening hebben over de informatie die een dashboard moet presenteren. Effectieve dashboards richten zich echter op de prioriteiten van een specifieke doelgroep. Uiteraard weerhoudt niets u ervan om verschillende dashboards voor uiteenlopende betrokkenen te creëren, zolang er maar sprake is van consistente informatievoorziening in het geval van koppelingen of overlap. Identificeer de primaire gebruikersgroep en beperk u tot de essentie.

Welke informatie heeft mijn doelgroep nodig? Als de medewerkers van het salesteam uw primaire doelgroep vormen, willen zij natuurlijk in één oogopslag informatie zien over leads, de orderpijplijn en de verkoopprestaties. Maar wat ze ook nodig hebben, is KPI-informatie die wordt gepresenteerd op een manier die hen motiveert en alle neuzen dezelfde kant opkrijgt.

Denk goed na over welke elementen u kunt combineren tot een coherent, thematisch verhaal voor uw doelgroep. Een paar voorbeelden:

De prestaties van het salesteam: Hier zou de doelgroep verwachten om individuele verkoopprestaties en de totale omzetcijfers te zien, samen met uitstaande en geconvergeerde leads, de omzet over de afgelopen zeven dagen, de kosten per acquisitie, afteltimers voor deadlines enzovoort.

De verkoopprestaties per product: Hier zou u de presterende productreeksen kunnen tonen, samen met de omzet per productcategorie, omzet per regio/rayon, kosten per acquisitie enzovoort.

Wat kan ik weglaten? Hoe meer elementen u toevoegt, des te moeilijker het voor gebruikers wordt om alle informatie tot zich te nemen. Hier geldt zeker dat minder meer is. Stel daarom een verlanglijst op voor uw doelgroep, verdeel alle wensen onder in nice-to-haves en need-to-haves en schrap vervolgens alle items die tot de eerste categorie behoren.

Het is geen punt als er wat lege ruimte in het dashboard overblijft. Sterker nog: als er geen ruimte zichtbaar is, doet u iets verkeerd! Ook in dit geval kunt u werken met verschillende dashboards die gebruikers de mogelijkheid bieden om informatie in nader detail te analyseren. Uw primaire KPI-dashboard moet echter uitblinken door eenvoud.

2. Hanteer een visuele aanpak

Het doel van uw KPI-dashboard is om een snel overzicht te bieden van de verkoopprestaties. Deze performance indicator moet er dan ook visueel uitspringen.

Het is belangrijk om elementen die logisch met elkaar verband houden te groeperen op een manier die hout snijdt voor uw doelgroep.

U zou bijvoorbeeld met de volgende elementen kunnen beginnen:

  • leads
  • individuele prestaties
  • bedrijfscijfers

Hoe meer manieren u vindt om data te visualiseren, des te sneller u informatie kunt overbrengen. Overweeg daarom de mogelijkheid om grafische elementen op te nemen, zoals staafdiagrammen, stoplichtindicators en dashboardmeters (stuk voor stuk mogelijkheden voor datavisualisatie die u in Sales Cloud aantreft). Op deze manier kunt u dingen in één oogopslag duidelijk maken.

3. Gamify!

Een andere belangrijke functie van uw salesdashboard is om voor vriendschappelijke rivaliteit tussen uw teamleden te zorgen.

Het toevoegen van een leaderboard – net als bij uw favoriete computerspel of een golftoernooi – is een uitstekende manier om een spelelement toe te voegen aan de strijd om het halen van sales targets. Succesvolle verkopers zullen er plezier in scheppen om hun successen terug te zien in een visuele weergave die voor iedereen zichtbaar is. Minder presterende medewerkers worden door de sociale druk die hiervan uitgaat mogelijk aangezet om een tandje bij te schakelen.

U kunt een leaderboard gebruiken om data in alle soorten en maten te tonen, zoals de topscorer van het huidige kwartaal, de best presterende medewerker van het jaar, het percentage succesvolle deals, de gemiddelde beltijd enzovoort. Met real-time updates kunt u uw salesteam op de hoogte houden van recente successen. En met afteltimers naar deadlines kunt u weer voor een gevoel van urgentie, van creatieve spanning, zorgen.

Om nog een voorbeeld uit de sportwereld te ontlenen: een leaderboard kan ook wijzen op actuele divisiewijzigingen. Voor salesmedewerkers kan het bijzonder motiverend zijn om te zien hoe de deal die zij zojuist hebben binnengesleept hun team een paar plaatsen hogerop in de rangorde katapulteert.

Het kan ook nuttig zijn om een momentopname van de totale bedrijfsprestaties op te nemen. Als u bijvoorbeeld het omzetverloop voor de afgelopen week toont, compleet met procentuele veranderingen, kunnen verkopers zien hoe belangrijk hun bijdragen zijn voor het succes van de onderneming. Dit komt hun positie binnen de organisatie ook ten goede.

Dit waren slechts een paar tips om u op weg te helpen. We hebben daarnaast zes Britse en Ierse topverkopers gevraagd om hun technieken voor KPI- en verkooprapportage met ons te delen. Lees hoe zij KPI’s definiëren in onze gratis e-book The Sales Metrics That Matter: Six Experts, Six Themes, One Invaluable Guide.